Тайм-менеджмент. Полный курс - Татьяна Телегина

9. Как используется принцип Парето при планировании времени на задачи?

10. Почему важно отсеивать навязанные дела и задачи?

11. Какие стратегии отказа вы знаете? Какие из них вы считаете наиболее эффективными, почему?

Практические задания

Задание 1. Распределите дела из списка с помощью матрицы Эйзенхауэра по типам задач в зависимости от их важности и срочности.

1. Разобраться на рабочем столе.

2. Подготовиться к завтрашнему зачету по тайм-менеджменту.

3. Поиграть с другом в Call of Duty 2.

4. Написать реферат по экономике, который нужно сдать до конца следующего месяца.

5. Встретиться с друзьями, сходить в интернет-кафе.

6. Позаниматься с репетитором по математике, надо готовиться к вступительным экзаменам, которые будут через четыре месяца.

7. Навести порядок в комнате.

8. Позвонить сегодня ключевому клиенту.

9. Закончить работу над квартальным отчетом (сдавать через четыре дня).

10. Завтра поздравить маму с днем рождения.

11. Начать заниматься на курсах иностранного языка (для подготовки к поступлению в вуз в следующем году).

Запишите дела в соответствующие графы:

А ___________________________

В ___________________________

С ___________________________

D ___________________________

Задание 2. Вы – менеджер по рекламе в компании по продаже строительных материалов. Вам поручили срочно подготовить рекламную продукцию к выставке, которая откроется через три недели. Нужно выбрать полиграфическую фирму, которая сможет быстро и качественно изготовить рекламный буклет компании (тираж – примерно 300–500 экземпляров). Вы обзвонили три фирмы и собрали следующую информацию.

Фирма А. Может изготовить буклет за две недели, если вы предоставите все материалы: текст, фотографии, рисунки. Макет, который разрабатывает художник фирмы А, обязательно согласовывается с заказчиком. Минимальный тираж заказа – от 100 экземпляров. Фирма находится на другом конце города, добираться до нее около полутора часов, своих курьеров нет. Цена средняя, приемлемая для вашей компании. Качество полиграфии хорошее.

Фирма В. Может изготовить буклет в сжатые сроки – за четыре дня. Макет они не разрабатывают, вы должны предоставить свой. Этапа его согласования с заказчиком нет. Фирма находится недалеко от вашего офиса, в 20 минутах ходьбы. Своих курьеров нет, нужно ехать самому. Минимальный тираж, который можно заказать, – от 300 экземпляров. Цена изготовления очень низкая. Качество полиграфии среднее.

Фирма С. Срок изготовления – 2,5 недели (очень много заказов). Минимальный тираж, который можно заказать, – от 500 штук. Есть свой художник, который может помочь разработать макет, подскажет, какие фотографии, рисунки подойдут, и согласует макет с заказчиком. Если есть необходимость, фотограф компании выезжает к клиенту и делает необходимые снимки нужного качества. Фирма находится далеко, в полутора часах езды, но есть своя курьерская служба, и готовые буклеты доставляют по любому адресу. Цена очень высокая. Качество полиграфии отличное.

Запишите в таблицу критерии, по которым вы будете выбирать фирму, где разместите свой заказ. Расставьте веса критериев. Оцените по каждому критерию каждый из вариантов. Выберите наиболее оптимальный вариант.

Задание 3. Используя многокритериальную оценку, расставьте приоритеты для своих долгосрочных целей. Для выбора целей и ценностей можете воспользоваться стратегической картонкой и мемуарником.

Задание 4. Проведите полный хронометраж своих четырех дней. Используя полученные данные, расставьте приоритеты в своих делах с помощью матрицы Эйзенхауэра: какие из дел к какому типу задач вы можете отнести. Запишите, какие шаги вы можете сделать, чтобы уменьшить количество дел категории D и С.

А ___________________________

В ___________________________

С ___________________________

D ___________________________

Шаги, которые я предприму для сокращения потерь времени:

___________________________________________________________________________

Глава 6

Технологии достижения результатов

Труд без отдыха – не достоинство, а наказание за неудачное планирование своего времени.

6.1. Грамотное распределение рабочей нагрузки как основа успеха и эффективной работы

Современный мир развивается непрерывно и динамично, постоянно диктуя нам все новые и новые условия, и мы, стремясь быть успешными, пытаемся вписаться в постоянно изменяющийся и ускоряющийся темп жизни. Если раньше считалось, что прогресс и развитие технологий высвободят больше свободного времени, облегчат человеку его труд, то практика показала совершенно иной результат. Рабочие нагрузки растут, количество задач увеличивается с каждым днем, частые переработки и ненормированный рабочий график становятся привычным делом. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают самые передовые, технологически развитые страны. Например, в конце XX в. в японском языке даже появился термин «кароси» – смерть от переутомления на рабочем месте.

В начале 1980-х гг. в японском городе Кароси произошел трагический случай. Служащие одной из компаний, придя на работу рано утром, обнаружили своего коллегу лежащим лицом вниз на клавиатуре компьютера. Он был мертв. Как выяснилось впоследствии, смерть наступила от длительной – более 12 часов – сверхурочной работы без перерывов на отдых и сон. Так появился термин «синдром Кароси», который расшифровывается как «работа на износ, ведущая к преждевременной смерти». На сегодняшний день юридически подтвержденными жертвами этого коварного синдрома стали около 30 000 рабочих и служащих во всем мире.

Во всех случаях «кароси» люди с энтузиазмом относились к своей работе и получали от нее удовлетворение. Трудясь без перерывов, выходных и отпусков, игнорируя собственную потребность в регулярном отдыхе, они настолько погружались в работу, что даже необходимость заботиться о своем здоровье отходила на второй план.

В последние годы в группу риска синдрома «кароси» все чаще попадают совсем молодые люди: студенты, учащиеся. Связано это в первую очередь с повальным увлечением Интернетом, компьютерными играми или программированием. Уже известны случаи смерти совсем молодых людей, когда, не в силах оторваться от захватывающей компьютерной игры или увлекательного путешествия по виртуальным мирам Интернета, они настолько выходили за пределы реальности, что переставали чувствовать даже тревожные сигналы собственного организма. Эта страсть оказывается разрушительной. Любое чрезмерное напряжение сил приводит к возникновению стрессовых состояний, которые в свою очередь ведут к истощению организма. И если не уметь правильно распределять нагрузку и не учитывать свои потребности в отдыхе и восстановлении сил, то длительное пребывание в стрессовой ситуации может привести к печальным последствиям.