Вовремя и в рамках бюджета - Лоуренс Лич

1) зеленая зона — действий не требуется;

2) желтая зона — оцените проблему и спланируйте действия;

3) красная зона — действуйте.

Таким образом измеряется и оценивается и проектный буфер, и буфера на слияние путей. На рис. 4.12 дан пример использования буферов.

Команда проекта с определенной регулярностью отслеживает состояние буферов (проектного и на слияние путей) — по меньшей мере еженедельно, но как правило — на ежедневной основе. Чтобы сполна использовались все возможности этого инструмента, частота наблюдений должна равняться как минимум одной третьей от общей величины буфера или длительности самой короткой из работ в плане проекта. Если показатель по шкале потребления буфера имеет отрицательную величину (то есть последняя из работ цепи идет с опережением графика) или наблюдается опоздание на срок, меньший третьей части буфера (например, меньше чем на 10 дней при буфере в 30 дней), то ничего предпринимать не нужно. Если продолжительность операций увеличивается и захватывает долю буфера, попадающую в желтую область, проектной команде необходимо составить план действий по ускорению текущих или будущих работ и восстановлению буфера. Если ситуация с расходованием буфера попадает в красную зону, команде проекта пора приступать к реализации плана. Управление при помощи буфера — это уникальный инструмент для оценки и прогнозирования ситуации с четко обозначенными критериями принятия решений.

Менеджеры проектов обновляют информацию по состоянию буферов по мере необходимости, просто выясняя у исполнителей каждой операции, сколько еще времени, по их оценке, требуется для завершения работы, то есть какова остаточная длительность. Делается это без нажима, без требований непременно закончить все в означенный срок. Руководитель готов к тому, что оценки могут меняться каждый день и что в некоторых случаях реальная длительность превысит оценочную. Покуда исполнители работают над своими заданиями по правилам ССРМ, менеджер позитивно оценивает их вне зависимости от фактических сроков.

Следующим шагом в работе с буфером для больших критических цепей будет отслеживание тенденций его использования. Картина измерений состояний буфера тогда, по сути, становится контрольной картой, и к ней можно применять те же правила. То есть при попадании величины в красную зону необходимо предпринять соответствующие действия. В большинстве компьютерных программ для работы с критической цепью еще шире используется диаграмма состояний (рис. 4.12), в которой границы принятия решений могут меняться по мере реализации проекта. Идея в том, чтобы не начинать расходовать буфер проекта слишком рано. Отслеживая закономерности использования буфера, мы фиксируем историю и видим тенденцию потребления запасов по мере продвижения проекта. Эта информация помогает усилить контроль за соблюдением графика.

Для обновления данных по состоянию буферов необходимо постоянно иметь актуальную информацию о статусе проекта по сравнению с планом, то есть о том, какие операции выполнены и какова остаточная длительность невыполненных работ. Это является материалом для оценки прогресса выполнения проекта.

4.4. Некоторые понятия РМВОК

Сами по себе уникальные свойства ССРМ недостаточны для создания системы управления проектом, удовлетворяющей всем описанным ранее требованиям. Думаю, руководство РМВОК описывает все, что еще необходимо для соответствия всем параметрам. Вслед за Джураном я составил матрицу свойств и требований, чтобы проверить, составляют ли элементы ССРМ и РМВОК в совокупности весь тот необходимый набор характеристик, отличающих удовлетворяющую всем требованиям систему управления проектом. Таблица получилась слишком большой, чтобы публиковать ее в книге. Но с ее помощью я выявил те описанные в РМВОК компоненты, которые в первую очередь необходимы, чтобы проектная система соответствовала параметрам из таблицы 4.1.

Подобная таблица соответствий помогает выявить требования к каждой из обязательных характеристик, что позволяет их развивать и совершенствовать.

Понятия, перечисленные далее, в большинстве своем описаны в РМВОК и обязательны для соответствия системы управления проектом упомянутым ранее требованиям.

4.4.1. УСТАВ ПРОЕКТА

Устав дает исходной команде проекта право составлять план управления проектом. В уставе указываются основные результаты проекта, участники, роли и обязанности и иные параметры, необходимые для создания эффективного плана управления проектом.

4.4.2. ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

В плане управления проектом описывается содержание, бюджет, график, роли и обязанности, а также ресурсы, необходимые для реализации проекта. В нем могут освещаться и другие параметры и планы по их достижению, например качество, безопасность, соответствие законодательным нормам. Ниже приведены ключевые составляющие плана управления проектом.

4.4.2.1. Иерархическая структура работ

В ходе составления иерархической структуры работ (ИСР) определяются границы содержания проекта. Содержание проекта представляется в виде иерархических уровней — от общего результата проекта до отдельных рабочих заданий или пакетов работ. Составление ИСР обычно заканчивается на таком уровне детализации, когда каждую отдельную операцию (либо пакет работ) можно назначить определенному ресурсу для исполнения, а в совокупности все операции при исполнении позволяют выполнить общее проектное задание.

4.4.2.2. Роли и обязанности

При распределении обязанностей назначаются лица, ответственные за достижение результатов, обозначенных в ИСР. Ответственные должны назначаться по отдельным операциям, пакетам работ или на более высоких уровнях. Распределение обязанностей — это предоставление лицу полномочий по выполнению работ и назначение за ним ответственности за получение определенного результата в рамках бюджета и графика, установленного для данного результата. Распределение обязанностей и назначение исполнителей по отдельным операциям — это обычно не одно и то же. Говоря об обязанностях в ИСР (например, назначая ответственного за тот или иной пакет работ), мы называем конкретного человека, а при указании ресурсов-исполнителей в плане проекта можем ограничиваться названием специальности (например, слесарь или программист). Также должны быть прописаны однозначные обязанности менеджера операции. Менеджером операции может выступать как сам исполнитель, так и начальник этого исполнителя или человек, ответственный за пакет или определенный тип работ.