Этикет бизнесмена. Официальный. Дружеский. Международный - Мэри Бостико

Существует по меньшей мере пять видов комитетов:

• Исполнительный комитет, который несет ответственность за действительное управление организацией.

• Постоянный комитет, который учреждается ежегодно, чтобы выполнять административную работу особого рода.

• Ad hoc (на данный случай), или специальный комитет, который, как указывает название, учреждают для особой цели и удаляют из офиса, когда цель достигнута.

• Совместный комитет, который обычно учреждают, чтобы координировать деятельность двух или больше органов.

• Подкомитет, который, возможно, не заслуживает собственного заглавия, поскольку это просто ответвление другого комитета, которое обычно образуют, чтобы облегчить работу вышеназванным комитетам.

Если четко очерчены границы компетентности комитета, если он составлен соответствующим образом и хорошо организован, то может выполнять множество важных задач. Например:

• собирать вместе для регулярного, официального взаимодействия коллег, чья общая деятельность иначе достигалась бы с трудом или могла обернуться невыполнением обязательств;

• объединять в общий фонд идеи и опыт, чтобы составить общий план действий, который примут все и почувствуют себя его участниками;

• добиваться продуманных суждений членов комитета по вопросу, в котором один из них не компетентен — обычно председатель. Те идеи, с которыми он ознакомится в комитете, вероятно, будут изложены более серьезно и объективно, чем те, что предложены в частном порядке, хотя бы потому, что они, вероятно, подвергнутся критике присутствующих коллег;

• осуществлять власть, которая слишком велика для одного человека, хотя бы потому, что другие мнения служат лучшей страховкой, ибо любые решения разумнее, если они приняты коллективно;

• распределить ответственность среди нескольких руководителей, чтобы никто не представал индивидуально перед судом своих коллег.

Число членов комитета, конечно, бывает разным, но двадцать считается обычно оптимальным, а пять — наименьшее число членов, хотя известно, что существовал комитет из одного человека. Практическая деятельность покажет, как следует менять число членов комитета, насколько это полезно для дела.

В зависимости от численности комитета будет определено, каков должен быть кворум. Три — самое малое число на практике, хотя в небольших комитетах часто решают, что всегда должны присутствовать все члены.

Руководитель самого высокого ранга обычно занимает кресло председателя, хотя комитеты часто назначают своего председателя во многом так же, как делают на общем собрании.

Процедура заседания комитета далеко не так официальна, как вышеописанная «народная процедура». Члены его обычно сидят за столом и обсуждают проблемы, стоящие перед ними, во многом так же, как на обычном деловом совещании.

Поведение на заседании уже обсуждалось в главе 3, и многое из того, что было сказано, вполне применимо к заседаниям комитета.

На этих заседаниях тоже ведут протоколы, и, когда речь идет о деловых компаниях, их часто используют как отчет высшему руководству о работе комитета. Хотя это прекрасная возможность для высшего руководства узнать о проблемах и позициях членов комитета, необходимо так докладывать об этом, чтобы не вызвать недоверия к одному из членов комитета. Очевидно, если кто-то из управляющих обнаружит, что его выставили в ложном свете, он не станет больше выражаться с такой свободой, и одна из главных задач будет утрачена.

Точно так же управляющему следует проявлять осторожность и не критиковать коллегу на заседании без свидетелей. Если руководитель считает, что нужно поставить на обсуждение вопрос, касающийся отдела коллеги, он должен попросить присутствовать его. Тогда услышат мнения обеих сторон, и это будет отражено в протоколе. В любом случае всегда предпочтительнее критиковать правила и их результаты, а не личности.

Когда речь идет об общественном комитете или другой организации, раз проблема обстоятельно прорабатывается, отчет готовят для передачи на рассмотрение всей организации. Прежде всего, делают предварительный вариант отчета и затем назначают день, чтобы перечитать его целиком, параграф за параграфом. Каждый раздел рассматривают как предложенный на исправление и голосуют. Наконец, голосуют, чтобы представить отчет всей организации, которая затем рассматривает его и решает, что следует сделать.

К сожалению, известно, что не больше 50 процентов отчетов принимают полностью, хотя некоторые с исправлениями.

Глава 13

КЛУБЫ

Как и чаепитие, клубы — британское изобретение. Для поверхностного наблюдателя смысл существования клуба предельно прост и кристально ясен: собрать вместе людей, объединенных общими интересами. Однако при более тщательном рассмотрении выяснится, что клубы организуются по множеству других причин.

Театральные клубы, кажется, существуют, чтобы дать возможность своим членам увидеть пьесы, которые не пропустил лорд Чемберлен или не хотел бы пропустить. Киноклубы, похоже, преследуют те же пели, но в отношении кинофильмов. Некоторые ланч-клубы деловых людей, похоже, существуют, чтобы предоставить своим членам возможность принимать пищу в компании одних пэров, отдельно от простых смертных. Что же до традиционных английских клубов, действительно, нелегко понять, какой цели они служат, поскольку некоторые из них кажутся такими холодными, неуютными и унылыми. Когда задали вопрос напрямик, секретарь одного очень известного клуба ответил, что его цель была — дать возможность своим членам обособляться от людей. И действительно, членам некоторых клубов практически запрещено разговаривать с теми членами, которых не представили должным образом. Настойчивое расследование и расспросы подтверждают тот факт, что традиционный английский клуб представляется его членам оазисом мира и покоя среди всего окружения. Это бегство от тревог внешнего мира, настоящее пристанище для приезжего и надежный адрес, по которому следует посылать письма.

Из вышесказанного следует: прежде чем попытаться вступить в какой-то клуб, следует хорошенько все разузнать, чтобы не было сомнений, хотите ли вы вступить именно в этот клуб. Конечно, не все известные клубы столь закрыты от посторонних. Члены «Сэвидж и Гаррик», например, демократично настроены и весьма дружелюбны.

Странные вещи происходят, когда столь противоположные клубы встречаются на территории друг друга. Это обычно случается раз в году, когда, согласно обычаю, один оказывает гостеприимство другому на период ежегодного закрытия. Члены Клуба путешественников часто впервые «открывают» друг друга во время ежегодного визита в «Гаррик», где поощряются беседы между членами. Конечно, такое состояние дел могло существовать только в Британии.