Антитайм-менеджмент - Николай Додонов

Все, что нужно, чтобы извлечь из этого максимум пользы, – отправить спонтанные мысли в Накопители, чтобы они попали внутрь механизма, где шестеренки анализа превратят их в действие или работу. Когда вы начнете так поступать, то удивитесь, как много намерений станут реализовываться буквально с момента рождения! Вы ощутите, какую динамику обретает ваша жизнь, ведь в ней идеи больше не расходятся с делом даже на краткое время!

Конечно, не все, что к нам приходит, заслуживает внимания и времени. Не все идеи оказываются ценными. Значит ли это, что из всего нужно стараться извлечь пользу? Вовсе нет! Механизм, который перемалывает информацию, настроен так, чтобы на входе отсеивать то, что не имеет значения. Он не позволяет мусору проникнуть дальше и как можно тщательнее отделяет ценное от второстепенного.

Накопители позволяют сохранять сознание чистым. Наш разум – как острый скальпель. Он прекрасный инструмент, но только для некоторых материалов. Им можно резать и дерево, только это быстро погубит лезвие. Поэтому лучше не быть расточительным. Накопители позволяют относиться к ресурсам разума как можно бережнее. Они ограждают нас от хаоса, в котором мы вынуждены метаться. Они позволяют нам сосредоточиться на важном и завершить начатое. Они дают возможность не терять идеи, которые могут перевернуть нашу жизнь. Они служат точкой входа в систему, которая превращает информацию в действие и в самые короткие сроки запускает все ценное в работу.

Давайте еще раз посмотрим, какие Накопители у нас могут быть. Во-первых, у всех есть электронная почта. Она идеальный пример того, как работает Накопитель. Письма приходят во «Входящие» и лежат непрочитанными до тех пор, пока мы не решаем их открыть. Ко многим из нас в день проходит по несколько сотен писем, и все они собираются в одной точке – в папке «Входящие»[7].

Для бумажных документов мы применяем горизонтальные лотки. Это традиционный офисный инструмент, который можно найти в любом канцелярском магазине. Исторически сложилось так, что лотки используются по три штуки, сложенные по порядку, один над другим. Из них Накопителем всегда является самый верхний. Причина очевидна – в него должно быть просто бросить новый документ или бумажку, на которой мы записали свежую идею или интересную мысль. Я рекомендую поставить лотки дома и на работе, даже если у вас нет большого движения бумажных документов. После того как мы внедрим систему, вы ощутите, что обращение с любой информацией должно ей подчиняться. Не важно, где вы – дома или на работе, вам будет некомфортно, если вы не сможете организовать бумаги в систему. Даже такая мелочь, как квитанции на оплату телефона или коммунальных услуг, которые лежат пачкой на столе или комоде, будет вас раздражать. Гораздо лучше подчинить все одному правилу – новое попадает в Накопитель, а после анализа отправляется в Архив или выбрасывается. Это удобно и красиво, никаких разбросанных бумаг и квитанций, везде чистота и порядок.

Категория «Inbox» в таск-менеджере – еще один Накопитель, который понадобится всем. Если вы используете русскоязычный вариант сервиса или программы для управления задачами, он будет называться «Входящие», как папка для новых писем в электронной почте. В менеджере задач Накопитель служит для фиксации мыслей, идей, поручений – всего, что кажется ценным. Ключевое слово – «кажется». Во время анализа мы успеем понять, пойдет ли идея в работу или мы ее выбросим. Однако из памяти ее необходимо выгрузить в тот самый миг, как она появилась перед мысленным взором.

Накопитель для файлов в компьютере, который я предложил сделать в виде отдельной папочки «Inbox», понадобится, скорее всего, 1 раз – для первичного анализа, который будет сделан во время внедрения. Дело в том, что сейчас большинство файлов приходит по почте, то есть проходит через другой Накопитель. Поэтому класть их в еще один – смысла нет. Папку «Inbox» рекомендуется создать для сбора разбросанных по системе материалов, чтобы их было удобно проанализировать. Во время анализа мы также определим, что можно удалить, что пустить в работу немедленно, а что отправить в Архив.

Кстати, обращение с бумагами (как и с электронной почтой) – важный раздел бизнес-администрирования, который касается системы коммуникации. А она, как несложно увидеть, очень похожа на работу нервной системы. Если сигналы проходят без задержек и конфликтов – все хорошо. Как только сигнал теряется – начинаются проблемы.

Очень часто эффективность предприятия страдает из-за того, что нет единой продуманной системы коммуникации. Есть документооборот, есть критерии, по которым документы «ходят» от отдела к отделу (когда собирают подписи, например), но когда речь идет о повседневном деловом общении, часто из-за банального недоразумения возникают проблемы. Например, задержка в бизнес-процессе конструкторского бюро или IT-компании может быть вызвана тем, что сотрудники различных отделов по-разному оценивают скорость ответа на один и тот же документ. В результате клиентский отдел одолевают разгневанные пользователи, а программисты еще не получили задание на исправления… Пример, конечно, крайний, но, думаю, каждому из нас не составит труда вспомнить, как такие недоразумения приводили к задержкам в работе, вызывающим потерю денег.

Проблема нехватки времени, которую пытаются решить тренингами, тайм-менеджментом, внедрением новых систем, часто коренится в том, что на предприятии не создана система коммуникации, а сотрудники не обучены ее стандартам. Во многих компаниях область работы с информацией лежит в «зоне умолчания», ее просто не замечают. Как ходьбу, когда мы просто ходим, а не боремся за приз в забеге. На самом деле простой аудит системы коммуникации в компании и исправление нескольких узких мест могут очень существенно разрядить обстановку, высвободить много времени и сберечь нервы ваших сотрудников. Что хорошо отразится на способности компании к заработку.

Каждый сотрудник – дорогой терминал, который занимается переработкой информации. Он на чем-то специализируется, включен в процессы компании и должен правильно на них реагировать. Если создать условия, когда он может максимально сосредоточиваться на самом ценном для компании, а вдобавок сделать так, чтобы он откликался на процессы, как нужно и когда нужно, – эффективность работы сильно вырастет.

Техническая система всегда требует улучшения. Двигатель внутреннего сгорания постоянно совершенствуют, повышают его КПД. Для модернизации техническая система привлекательна тем, что в ней все наглядно. Достаточно снять крышку и посмотреть, как крутятся шестеренки, чтобы понять, где подправить, чтобы движение стало легче и быстрее. Человеческая система (а предприятие – это социальная система) по сути может быть описана как техническая. Она поддается тем же принципам модернизации – возможны сокращение потерь на трение, устранение узких мест. Одним словом, здесь работают базовые принципы повышения эффективности. Мы редко задумываемся и обращаем на это внимание, потому что проблема коммуникации не всегда очевидна. Ее настройка может значительно поднять эффективность предприятия в целом. Для бизнеса, который насчитывает десятки и сотни сотрудников, это очень привлекательный способ развития по рентабельности вложений. Посудите сами: не нужно закупать дорогое оборудование и программы, расширять персонал, достаточно наладить между сотрудниками, отделами и подразделениями правильную коммуникацию, чтобы общая производительность системы выросла.