Антитайм-менеджмент - Николай Додонов

После того как мы решили, что из Накопителей можно что-то забрать, Алгоритм анализа, сердце системы, извлекает это и перерабатывает. Алгоритм анализа – самый важный компонент. Система может работать с плохими Списками дел или Хранилищем, но без Алгоритма она мертва. Поэтому я изобразил его в виде сердца. Он «гонит кровь» по системе, обрабатывая информацию и превращая ее в элементарные действия, которые распределяет по спискам дел или сразу запускает выполнение.

Конечно, Алгоритм анализа – не конкретный инструмент, который можно потрогать. В отличие от всех остальных секторов, имеющих совершенно четкое воплощение, Алгоритм – это навык, умение, носителем которого всегда является человек.

После того как информация из Накопителя прошла этап Алгоритма, она может оказаться в одном из двух следующих секторов: в Списках дел или Хранилище. Списки дел сейчас удобно вести с помощью специальных программ или сервисов (перечень тех, что я рекомендую, и краткие инструкции к ним вы можете найти в Приложении). Это не что иное, как временная память, которая предназначена для того, чтобы хранить упоминания обо всем, что нам нужно сделать.

В Списках дел находятся элементарные действия – мельчайшие задачи, которые выполняются, даже если мозг глубоко в зоне комфорта и не готов тратить силы на размышления. Они организованы по разным критериям: дате, теме, исполнителям, проектам и т. д. Списки дел периодически обновляются, просматриваются, редеют (когда что-то сделано) и расширяются (когда в них поступают новые данные).

Сектор Хранилища – самый простой для понимания элемент системы. Просто архив, который доступен из любого места. Хранилище должно быть таким, чтобы в нем было удобно и быстро сохранять и находить документы. Желательно, чтобы оно выполняло еще и функцию защиты, оберегая нас от потери данных в случае непредвиденных обстоятельств.

Вот и вся система GTD, правда, не сложно? Как у любого механизма, у нее есть четко определенный перечень продуктов, который она выдает. Если двигатель приводит машину в движение, выделяет тепло и выхлопные газы, то наша система производит два продукта:

1) действие (главный продукт);

2) удобный архив.

Из любой информации, которая поступает в систему (и которая не отброшена, как ненужный мусор), механизм старается извлечь действие, а если его нет – сохранить важные данные в архиве.

Точность, системность, простота и согласованность работы этих четырех компонентов приводят к тому, что в наших руках появляется настоящая машина по переработке информации и приведению дел в порядок. Это можно сравнить с тем, как раньше шахтеры работали киркой, а теперь у них есть отбойный молоток. Или сравнить лук со стрелами и автомат Калашникова.

Когда мы смотрим на систему с такой точки зрения, становится понятна роль каждой из пяти стадий.

1. Накопление (Collect) – информация собирается в накопителях.

2. Процесс (Process) – происходит анализ с помощью алгоритма.

3. Организация (Organize) – создаются и обновляются списки дел и/или архивы.

4. Обзор (Review) – планируются грядущие действия.

5. Действие (Doing) – действия совершаются.

Сейчас пункты 4 и 5, возможно, еще оставляют вопросы. Поскольку они наиболее просты для понимания, сначала стоит разобраться с тем, какие действия совершаются на этапе сбора, анализа и организации данных. Надеюсь, когда мы смотрим на картинку, где эти этапы можно представить в движении, многое становится понятным.

Давайте познакомимся с каждым инструментом в отдельности. В конце раздела, посвященного одному из компонентов системы, вас будет ждать практическое задание. Прочитайте книгу, затем вернитесь к заданиям и выполните их одно за другим в течение одного дня. Пожалуйста, не растягивайте процесс внедрения. Чем быстрее вы сделаете упражнения, тем лучше будет результат.

Глава 6. «Входящие»/«Inbox»/Накопитель

Роль этого инструмента сложнее всего понять. Правильные действия с ним сложнее всего освоить. Ухватить суть того, что такое «Накопитель», непросто, пока не попробуешь с ним поработать. Накопитель (он же «Inbox», он же «Входящие») – самый неоднозначный из инструментов GTD. В первую очередь, потому что это не какой-то конкретный предмет, который можно пощупать, или программа, которую можно запустить. Это определенный принцип работы с информацией и ряд инструментов, которые всегда выполняют вспомогательную задачу.

Как легко понять из названия, суть Накопителя в том, чтобы аккумулировать поступающие данные, не дать им проникнуть в мозг, когда он чем-то занят. Его задача – защитить мозг от информационного шторма, позволить ему работать (или отдыхать), не отвлекаясь. Тем, кто знаком с компьютерной терминологией, можно сказать, что это своего рода кэш-память, где накапливаются данные и откуда мозг забирает их по мере готовности. Давайте сформулируем определение для первой составляющей системы:

Накопитель – это любой инструмент, который может хранить в себе информацию до тех пор, пока мы не решим, что готовы к ней обратиться.

Его назначение – дать нам спокойно концентрироваться на одной задаче, отдавать ей максимум внимания и ресурсов, выполнять предельно ее качественно. Накопитель нужен, чтобы защитить от разрушения мысленные модели, которые мы с таким трудом построили. Он не дает бесконечным письмам, звонкам, SMS, сотрудникам, клиентам и всем остальным, кто хочет что-то вам сказать, оторвать вас от работы. Он не дает внешнему миру отвлечь вас от размышлений. Похоже на стену, которая защищает от бурных волн информационного прилива, не так ли?

Как уже было сказано, Накопитель – не какой-то конкретный инструмент, а принцип, по которому мы управляем поступающей информацией. У Аллена он называется «Inbox», в переводе на русский – «Входящие». Вы можете использовать как Накопитель что угодно, если будете следовать главному принципу – не смотреть в него, пока не готовы. А мы не готовы, пока чем-то заняты.

Накопителем может быть карман, сумка, коробка, лоток для бумаг, электронная почта, SMS, сообщения в соцсетях – одним словом, что угодно, куда можно положить предмет, бумажку, электронное письмо или что-то еще, несущее в себе информацию. Главная задача Накопителя похожа на систему перехвата – любую информацию, которая стремится попасть к нам, он перехватывает и хранит до тех пор, пока мы не будем готовы приняться за новую порцию работы. Пока мы моделируем решение важных проблем, обдумываем будущие дела, вся входящая информация поступает в Накопители, что позволяет в спокойном режиме завершать текущие задачи и приступать к следующим.