Антитайм-менеджмент - Николай Додонов

Поэтому я очень рекомендую скачать и установить Evernote. А затем переименовать блокнот, который создан в программе по умолчанию, в «Inbox» или «Входящие». Это будет наш накопитель для заметок, сканированных или сфотографированных документов, копий статей, вырезок из книг и подобной информации. Если вы уже воспользовались Evernote, перенесите в «Inbox» все ранее созданные заметки, которые еще не обработаны. Если не пользовались – можете положить туда то, что считаете нужным. Например, очень удобно хранить в нем отсканированные документы. Почему бы так не сделать?

Если в электронной почте у вас есть отдельная папка под рассылки, их можно тоже сложить в Evernote (достаточно переслать на специальный электронный адрес, который легко найти в настройках программы). Если есть заметки, которые разбросаны на разных листах, – сфотографируйте их на телефон и опять же отправьте в Evernote. Конечно, для этого на смартфоне должно быть установлено соответствующее приложение.

Evernote – мощная система[6]. В частности, он умеет искать текст внутри документов и фотографий. Поэтому все, что хранится там, очень просто найти. Он умеет даже распознавать рукописный текст. Не бойтесь, что потом в этой куче будет невозможно разобраться. Фотографируйте, сканируйте и складывайте в «Inbox». На следующем этапе мы подвергнем все анализу.

Создаем Накопитель для задач

Это самый простой вариант Накопителя и использовать его легче всего. Управление задачами ведется в таск-менеджере. В Приложении этой книги вы можете найти список систем, которые хорошо подходят для работы по методике GTD. Выберите ту, что больше понравится, зарегистрируйтесь и откройте менеджер задач в браузере или установите клиент на ваш компьютер.

Выпишите в «Inbox» (если у программы русский интерфейс, во «Входящие») все, что считаете нужным сделать.

Выписывайте все, что носите в голове, что записано на листочках и в ежедневниках. Если вы пользовались таск-менеджерами раньше, перенесите из них задачи в «Inbox». Не делите их на важные или неважные, на служебные и личные – каждая из них заслуживает того, чтобы мы переместили ее в Накопитель.

Пройдитесь мысленным взором по кабинету, квартире, убедитесь, что не забыли ни одной мелочи, записали абсолютно все, что нужно сделать. Мы должны быть убеждены, что вспомнили все.

Накопитель для задач – самая простая часть системы и при этом самая важная. Он служит точкой входа в то, что будет заменителем нашей памяти, – в таск-менеджер. Чтобы система работала, нам надо испытывать стопроцентное доверие к программе управления задачами. Нам не нужно рыться в собственной памяти в поисках того, что следует сделать. Мы в буквальном смысле не должны ничего помнить!

После того как содержимое Накопителей будет проанализировано, упоминание о том, что надо сделать в связи с каким-то документом или письмом, станет храниться не в голове (и донимать нас тревогой). Оно попадет во внешнюю память – таск-менеджер – в форме элементарных действий. Для того чтобы это произошло, нужно освободить собственную память, «выгрузив» из нее все во «Входящие» («Inbox») в таск-менеджере. Под словом «все» понимается «абсолютно все, что я помнил, все, что нужно было не забыть, сделать, что казалось интересным, относилось к мечтам или идеям». Убедитесь, что в «Inbox» записано вообще все, что требует внимания.

Во время установки Накопителей мы полностью очищаем свою память и так же полностью их заполняем. Это похоже на то, как из одного сосуда (памяти) жидкость перелили в другой (таск-менеджер), и в первом не осталось и капли, а второй наполнился до краев. Когда все будет проделано, жидкость из второго поступит в горнило фильтра, где пройдет отбор и анализ: одна часть будет выброшена, другая отправится в архив, а третья займет свое место в таск-менеджере.

Вас может напугать объем предложенных действий. Сколько же понадобится времени, чтобы проанализировать все, что нужно сложить в Накопители! В очередной раз я хочу обратить ваше внимание: когда мы их заполняем, то руководствуемся здравым смыслом. Очевидно старые вещи складывать во «Входящие» нет смысла. Если с ними уже не ведется никакой работы, можно сразу отправить их в Архив. Если есть сомнения – вдруг что-то понадобится, стоит поместить это в Накопитель.

Мы строим систему, где Накопители – воронка с породой, из которой нужно извлечь руду. Чтобы система заработала, надо собрать всю породу, загрузить в воронку и подготовить к переработке. После чего вся информация будет систематизирована по простому стандарту, и работать станет легко и просто.

Накопитель для идей

Очень важная функция, которую нельзя обойти вниманием, – роль Накопителей при работе с идеями. Вся входящая информация приходит в Накопители. Оттуда она поступает в механизм, на выходе из которого оказываются элементарные действия. Они могут отправляться в Списки дел (таск-менеджер) либо непосредственно превращаться в движение и воплощаться в жизнь.

Наши идеи, ассоциации – точно такая же входящая информация, как электронные письма или документы, которые принесли сотрудники. Часто мы не воспринимаем их как новое, как нечто, что нужно подчинить общему закону. В конце концов, это же наша собственная идея, пришедшая изнутри, как она может быть новой и попасть во «Входящие»? Очень даже может!

Мысль, всплывшая из глубин подсознания, для сознания так же нова, как письмо, упавшее в почтовый ящик, или документ, который мы обнаружили утром на столе. Если не подчинять ее общему течению данных, мы не сможем толком сосредоточиться. Более того, если мы не будем относиться к идеям правильно, мы рискуем их забыть! А это редкое расточительство.

Бисмарк говорил: «Главное – не намерения, а потенциал». Идея, которая из-за лени или неправильного навыка работы с информацией оказалась забыта, – потенциал, который мы растратили. Мы могли сделать чудесное открытие, родить интересную мысль для произведения, идею для создания нового бизнеса. Мы могли ощутить воодушевление, когда пришло озарение, и совершенно расточительно к нему отнестись – забыть. Почему? Потому что не отправили в Накопитель, как только оно к нам поступило.

Барьеры, которые мы возводим между собой и окружающим миром, а также между собой и фонтаном идей из собственных глубин, не только позволяют сохранять концентрацию на важном. Благодаря им мы не отвлекаемся, не переключаемся, не тратим время и силы, которые никогда не бывают лишними. Благодаря им мы бережем то, что дарует нам бессознательное.