Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 1-8 - Ольга Лондер

В состав служб Windows SharePoint включен шаблон узла с именем Рабочая область для собраний (Meeting Workspace), помогающий улучшить связь участников до и после собрания, предоставляющий место для хранения информации, относящейся к собранию. Рабочие области для собраний, предоставляя единое пространство для взаимодействия участников, позволяют сделать более эффективными собрания любых организаций, независимо от их размера.

В этой главе вы научитесь создавать рабочие области для собраний, используя шаблон узла. Вы узнаете, как после создания рабочей области для собраний добавлять в нее такие элементы, как цели, повестки и участники. Также вы научитесь настраивать рабочие области, добавляя веб-части и дополняя список элементов, представленный этой веб-частью.

Один из разделов главы 11 посвящен созданию рабочих областей для собраний из Microsoft Office Outlook 2007, а в этой главе описывается использование интерфейса обозревателя.

Внимание! Перед использованием учебных узлов, предоставленных для этой главы, нужно установить их с прилагаемого к книге компакт-диска. Подробнее об этом см. в разделе «Использование компакт-диска».

Внимание! Помните, что в упражнениях вместо адреса http://wideworldimporters следует использовать адрес доступного вам сервера.

Создание рабочей области для собраний с использованием шаблона

Создать рабочую область для собраний в обозревателе можно двумя способами.

1. Создать узел SharePoint, используя один из пяти шаблонов рабочих областей для собраний, имеющихся в службах SharePoint. Этот новый узел SharePoint будет иметь всю функциональность рабочей области для собраний, но не будет связан непосредственно с каким-либо событием.

2. Использовать календарное событие для создания рабочей области, связанной с этим событием. Новый узел будет навсегда связан с событием, взятым за основу.

О создании и использовании рабочих областей для собраний из Office Outlook 2007 рассказывается в главе 11.

При создании рабочей области для собраний с использованием Пазового шаблона рабочей области для собраний автоматически добавляются три списка: Цели (Objectives), Повестка (Agenda) и Участники (Attendees). Также создается библиотека документов для хранения документов, связанных с собранием. Эти списки и библиотека функционируют как и любые другие списки и библиотеки, описанные в предыдущих главах. Каждый список имеет веб-часть на первой странице рабочей области, что упрощает использование информации из него. Кроме того, в списке Участники (Attendees) в качестве организатора собрания указан пользователь, создавший рабочую область.

В следующем упражнении вы создадите рабочую область, используя базовый шаблон, и сохраните заметки для еженедельного собрания.

Откройте узел SharePoint верхнего уровня. В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что имеете достаточно прав для создания узла. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. В меню Действия узла (Site Actions), расположенном в правом верхнем углу страницы, выберите команду Создание (Create), чтобы открыть страницу Создание (Create).

Совет. Как ни странно, если дочерним узлом является рабочая область для собраний, в меню Действия узла (Site Actions) не будет команды Создание (Create). Поэтому нужно будет щелкнуть на имени списка в одной из веб-частей на домашней странице, щелкнуть на ссылке Все содержимое узла (All Site Content) в области быстрого запуска, а затем на ссылке Создать (Create) на панели инструментов.

2. В группе Веб-страницы (Web Pages) щелкните на ссылке Узлы и рабочие области (Sites and Workspaces), чтобы открыть страницу Новый узел SharePoint (New SharePoint Site).

3. В поле Название (Title) введите имя рабочей области, которую хотите создать, например, Еженедельная встреча по состоянию.

4. В поле Описание (Description) введите описание рабочей области, например, Этот узел содержит актуальную информацию, касающуюся еженедельной встречи по состоянию.

5. В поле URL-имя (URL name) введите адрес URL для новой рабочей области, например, weeklystatus.

Рекомендации по выбору имен URL см. в главе 3.

6. В области Выберите шаблон (Template Selection) перейдите на вкладку Собрания (Meetings) и выберите Базовая рабочая область для собраний (Basic Meeting Workspace).

7. В трех оставшихся разделах оставьте параметры по умолчанию. Их подробное описание см. в главе 3.

8. Щелкните на кнопке Создать (Create), и новый узел будет создан по адресу http://wideworldimporters/ weeklystatus. Откроется страница нового узла.

Закройте обозреватель.

Создание рабочей области для собраний на основе календарного события

Можно создать рабочую область для собраний на основе события из списка Календарь (Calendar). Создать рабочую область такого типа еще проще, так как большинство работы выполняется автоматически.

В следующем упражнении вы создадите рабочую область для собраний для повторяющегося публичного семинара, событие для которого мы создали в главе 4. В публичных семинарах участвует много людей, и если информация о нем будет размещена в рабочей области для собраний на узле SharePoint, заинтересованным лицам будет проще работать с этой информацией. В нескольких следующих разделах вы добавите информацию в эту рабочую область.

Откройте узел SharePoint верхнего уровня. В этом упражнении используется узел http://wideworldimporters, но вы можете использовать любой другой узел. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что имеете достаточно прав для создания узла. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

Убедитесь, что выполнили действия по созданию повторяющегося публичного семинара, описанные в главе 4. В качестве альтернативы можно создать узел на основе шаблона Chapter 8 Starter.stp, который можно найти на компакт-диске, прилагаемом к книге. Инструкции по созданию узлов на основе учебных файлов см. в разделе «Использование компакт-диска». На узле, созданном на основе этого шаблона, уже имеется список Календарь (Calendar).

1. В секции Список (List) в области быстрого запуска щелкните на ссылке Календарь (Calendar), чтобы открыть представление списка Календарь (Calendar) для текущего месяца.

2. В верхнем правом углу раскрывающегося меню Представление (View) выберите команду Все события (Аll Events), чтобы отобразить элементы списка событий в стандартном табличном формате.

В контекстном меню элемента списка Публичный семинар (Public Workshop) выберите команду Изменить элемент (Edit Item).

4. В секции Рабочая область (Workspace) в нижней части страницы установите флажок Рабочая область для собраний служит для организации сведений об участниках, повесток, документов, протоколов и других элементов собраний (Use a Meeting Workspace to organize attendees, agendas, documents, minutes, and other details for this event) и щелкните OK.

5. В появившемся окне подтверждения щелкните ОК.

Так как рабочая область для этого события еще не создавалась, будет открыта страница Новая рабочая область для собраний (New Meeting Workspace), на которой можно создать рабочую область. Вся необходимая информация уже введена. Можете удалить пробелы из имени URL или изменить разрешения, но можно этого и не делать.

Совет. Если выбранное имя URL уже существует в текущей области действия, откроется страница с описанием ошибки. В этом случае щелкните на кнопке Назад (Back) в обозревателе и введите другое имя URL.

6. Щелкните ОК. В разделе Выбор шаблона (Template Selection) будут показаны доступные шаблоны рабочих областей для собраний.

7. В поле Шаблон (Template) выберите Базовая рабочая область для собраний (Basic Meeting Workspace).

8. Щелкните ОК.

Откроется страница только что созданного узла Публичный семинар (Public Workshop). Обратите внимание на то, что в левой части окна находятся ссылки на повторы события. Для каждого собрания обычно используется только один узел, однако в случае с повторяющимся собранием для каждой даты создается отдельный виртуальный экземпляр узла.

 9. Щелкните на ссылке Переход к календарю (Go То Calendar), расположенной сразу под датой в верхней части страницы, чтобы вернуться к календарю.