Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 1-8 - Ольга Лондер

Решение проблем. Если при открытии Word 2007 вы не видите информационную панель, вызовите ее, щелкнув на кнопке Office и выбрав команду меню ПодготовитьСвойства (PrepareProperties).

Информация, введенная в поля метаданных, будет пошагово записана в библиотеку документов для этого документа.

Обеспечение безопасности библиотеки

После создания библиотеки можно предоставить некоторым пользователям дополнительные привилегии или наоборот, ограничить их. В большинстве случаев требуется предоставить дополнительные права на доступ к определенной библиотеке. Например, Ольга Костерина может предоставить Биллу Мэлоуну разрешение на чтение всего узла, который она создала. Однако в дальнейшем она может решить, что Билл должен иметь возможность создавать заявки на покупки в библиотеке Заявки на покупки (Purchase Orders). Билл в текущий момент может только читать эту библиотеку, так как это определено на уровне разрешений узла. Ольга Костерина может предоставить Биллу дополнительный уровень доступа к библиотеке Заявки на покупки (Purchase Orders), чтобы он мог добавлять новые документы. Однако в остальных частях узла Билл не должен создавать документы, а только читать.

В следующем упражнении вы откроете узел SharePoint, перейдете в библиотеку форм Заявки на покупки (Purchase Orders) и предоставите пользователю доступ на добавление и изменение заявок на покупки.

Откройте узел SharePoint, на котором находится библиотека документов, с которой вы будете работать. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что имеете достаточно прав для изменения параметров безопасности библиотеки документов (если сомневаетесь, обратитесь к Приложению). Также необходимо выполнить упражнения из раздела «Создание библиотек форм» предыдущей главы.

1. Щелкните на ссылке Заявки на покупки (Purchase Orders) в секции Документы (Documents) области быстрого запуска. Откроется страница библиотеки Заявки на покупки (Purchase Orders).

2. В меню Параметры (Settings) выберите команду Библиотека форм: параметры (Form Library Settings). Откроется страница настройки библиотеки.

3. Щелкните на ссылке Библиотека форм: разрешения (Permissions for this Form Library) в секции Разрешение и управление (Permissions and Management). Откроется страница изменения разрешений.

4. Откройте меню Действия (Actions).

5. Если хотите, чтобы библиотека форм наследовала разрешения родительского элемента, выберите команду

Управление разрешениями родительского элемента (Manage Permissions of Parent). Если хотите блокировать наследование разрешений и назначить этой библиотеке уникальный набор разрешений, выберите команду Изменить разрешения (Edit Permissions). В этом упражнении выберите команду Изменить разрешения (Edit Permissions).

6. В меню Создать (New) выберите Добавить пользователей (Add Users).

7. В поле Пользователи и группы (Users/Groups) введите имя или адрес электронной почты пользователя, которому хотите предоставить разрешения; например, введите имя bmallone.

8. В раскрывающемся списке в разделе Предоставить разрешения (Give Permissions) выберите Узел группы – участники [Участие] (Team Site Members [Contribute])

9. Щелкните ОК.

Теперь Билл добавлен как пользователь и может создавать и изменять заявки на покупки. Также Биллу по электронной почте будет отправлено сообщение о том. что ему предоставлены новые разрешения.

Закройте обозреватель.

Удаление библиотеки

Со временем в библиотеках может накапливаться много уже ненужных элементов. Их можно удалить в соответствии с политикой организации, предписывающей хранить документы только в течение определенного периода времени, или просто чтобы освободить место.

В следующем упражнении вы удалите библиотеку, которая больше не используется.

Откройте узел SharePoint, на котором хотите удалить библиотеку. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что имеете достаточно прав для удаления библиотеки. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. В секции Документы (Documents) области быстрого запуска щелкните на ссылке на библиотеку, которую хотите удалить. В данном случае это будет библиотека Заявки на покупку (Purchase Orders).

2. В меню Действия (Actions) выберите команду Библиотека форм: параметры (From Library Settings). Откроется страница настройки библиотеки.

3. В секции Разрешения и управление (Permissions and Managements) щелкните на ссылке Библиотека форм: удаление (Delete this form library).

4. Когда появится сообщение о том, что библиотека будет удалена с узла, щелкните ОК.

После этого откроется страница Все содержимое узла (All Site Content).

Закройте обозреватель.

Ключевые положения

• Используя Общие параметры (General Settings), можно помещать ссылки на библиотеки в область быстрого запуска.

• Можно настроить библиотеку так, чтобы после изменения документа сохранялась его отдельная версия.

• Можно требовать одобрения документов в библиотеке, прежде чем пользователи смогут просмотреть их.

• Представления используют метаданные документа для сортировки, фильтрации и группировки информации, и для эффективного выполнения этих функций важно добавлять в библиотеку соответствующие столбцы.

• Можно настраивать параметры безопасности библиотеки, предоставляя пользователям дополнительные разрешения или ограничивая их.

Глава 7 Использование рабочих областей для документов

В этой главе вы научитесь:

• создавать рабочие области для документов;

• создавать рабочие области для документов из приложений Microsoft Office 2007;

• использовать существующих рабочих областей для документов;

• использовать панели задач для работы с общей рабочей областью в приложениях Microsoft Office 2007;

• публиковать документы в библиотеке документов;

• удалять рабочие области для документов.

Рабочие области для документов предоставляют много функций, облегчающих работу с определенными документами. Пользователи могут совместно работать над одним документом в удобной среде, в которой можно создавать документ, хранить его, а также связывать с ним ссылки. Кроме того, рабочие области тесно интегрированы с приложениями Microsoft Office 2007.

Рабочие области для документов можно считать временными узлами SharePoint. Они являются средой для совместной работы, в которой можно обсуждать, редактировать и дополнять один документ. Рабочие области для документов обычно «живут» недолго, самое большее несколько месяцев, так как их основным предназначением является облегчение работы над содержимым документа. Завершенный документ следует сохранять в библиотеке документов, откуда пользователи смогут читать его, о чем говорилось в предыдущих главах. Рабочая область такого документа может быть удалена. Так как жизненный цикл рабочих областей весьма короток, создание и удаление рабочих областей может выполняться довольно часто.

Из этой главы вы узнаете о том, как эффективно использовать рабочие области для документов, создавая новые области и обращаясь к существующим. Также вы узнаете, как использовать панель задач для работы с общей рабочей областью в приложениях Microsoft Office 2007, публиковать документы в библиотеке документов и удалять рабочие области.

Внимание! Перед использованием учебных узлов, предоставленных для этой главы, нужно установить их с прилагаемого к книге компакт-диска. Подробнее об этом см. в разделе «Использование компакт-диска».

Внимание! Помните, что в упражнениях вместо адреса http:// wideworldimporters следует использовать адрес доступного вам сервера.

Создание рабочей области для документов

Существует два способа создания библиотеки документов. Первый способ – создать ее при помощи средств веб-интерфейса служб SharePoint, второй – создать ее при помощи приложения из пакета Microsoft Office 2007. В этой главе описываются оба способа. Независимо от того, какой способ использовался, полученные библиотеки будут одинаковыми, отличается только процедура создания.

Важно подчеркнуть тот факт, что рабочая область предназначена для работы над одним документом. В одной рабочей области нужно создавать только один документ, так как рабочая область при создании связывается с исходным документом. Эта уникальная возможность присуща только рабочим областям и никаким другим элементам узлов SharePoint. Таким образом, члены команды могут работать с документом, не задействуя основной узел и не беспокоясь о том, что пользователи смогут прочитать документ до того, как он будет завершен.