Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 1-8 - Ольга Лондер

В следующем упражнении вы создадите рабочую область для существующего документа, используя веб-интерфейс узла SharePoint.

Откройте узел SharePoint, на котором хотите создать рабочую область для документа. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что выполнили упражнение из раздела «Добавление документов» главы 5.

1. Щелкните на ссылке Дубовая мебель (Oak Furniture) в области быстрого запуска. Откроется страница этой библиотеки документов.

2. Наведите указатель мыши на имя документа OakWood.docx. Когда справа от имени документа появится стрелка, щелкните на ней.

3. В открывшемся меню выберите команду ОтправитьСоздать рабочую область для документов (Send ToCreate Document Workspace). Откроется страница Создание рабочей области для документов (Create Document Workspace).

4. Щелкните ОК.

Будет создана новая рабочая область для документов, в которую будет внесена информация из документа OakWood.docx.

Закройте обозреватель.

Совет. Рабочие области для документов можно создавать и вручную, используя ссылку Создать (Create) на домашней странице узла. Однако этот способ не предоставляет такой же степени интеграции с существующим документом, как процесс, описанный в предыдущем упражнении. Чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами рабочих областей для документов, следует создавать их на основе существующего документа или из приложений Microsoft Office 2007, о чем рассказывается в следующем разделе.

Создание рабочих областей для документов из приложений Microsoft Office 2007

Приложения из пакета Microsoft Office 2007 предоставляют средства, позволяющие работать с рабочими областями для документов посредством панели задач. При помощи этой панели можно выполнять многие задачи администрирования рабочей области для документов, используя тот же интерфейс (Word), что и для работы над документом.

В этом разделе вы используете панель задач Microsoft Office 2007, чтобы создать рабочую область для документов. Полученная рабочая область будет аналогична созданной в предыдущем упражнении. Единственным отличием будет то, что эта панель cоздана из приложения Office 2007.

Сначала вы создадите документ, а затем воспользуетесь Word 2007, чтобы создать рабочую область для этого документа.

Откройте узел SharePoint, на котором хотите создать рабочую область для документа Word 2007. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что имеете достаточно разрешений для создания рабочей области для документов. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. Щелкните на ссылке Дубовая мебель (Oak Furniture) в области быстрого запуска. Откроется страница этой библиотеки документов.

2. Выберите команду Новый документ (New Document).

Документ будет открыт в Word 2007.

3. Введите в документ какой-либо текст, например, Это описание дубового стола.

4. Если на панели быстрого доступа в Word 2007 команда Создать рабочую область для документов (Create Document Workspace) не отображается по умолчанию, выполните шаги 5–9. Если эта команда отображается, переходите сразу к шагу 10. Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя на нее команды, включая и эту.

5. Чтобы настроить панель быстрого доступа, щелкните на стрелке раскрывающегося меню Настройка панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar).

6. В появившемся меню выберите команду Другие команды (More Commands).

7. В раскрывающемся списке Выбрать команды из (Commands to Choose from) выберите Все команды (All Commands).

8. Прокрутите список команд и выберите команду Создать рабочую область для документов (Create Document Workspace). Щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы добавить эту команду на панель быстрого доступа.

9. Щелкните ОК.

10. Щелкните на кнопке Создать рабочую область для документов (Create Document Workspace) на панели быстрого доступа. В правой части документа появится панель Рабочая область документов (Document Workspace).

11. Введите имя и адрес URL для новой рабочей области. В этом упражнении введите имя Рабочая область Дубовый Стол (OakTable Workspace) и адрес URL http://wideworldimporters.

Не вводите имя рабочей области в поле для ввода адреса URL. Если вы это сделаете, сохранить рабочую область не удастся.

12. Щелкните на кнопке Создать (Create). Если откроется окно с запросом на сохранение файла, щелкните Да (Yes) и сохраните файл на локальном жестком диске.

После этого будет создан узел.

Закройте обозреватель.

Доступ к существующим рабочим областям для документов

После создания рабочей области для документов нужно получить к ней доступ, чтобы приступить к работе над документом. Найти рабочую область сразу после создания может быть сложно, если вы не знаете, где именно ее искать, и не помните в точности, где она находится. Кроме того, при создании большого числа рабочих областей может быть проблематичным запомнить адрес URL каждой рабочей области.

Поэтому полезно иметь встроенный метод поиска, позволяющий быстро и легко обращаться к созданным рабочим областям, и в Word 2007 такая возможность существует.

Сейчас вы просмотрите рабочую область для документа OakTable.docx, которую создали в предыдущем упражнении.

Откройте узел SharePoint, где находится рабочая область для документов, к которой вы хотите обратиться. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните

Убедитесь, что имеете достаточно разрешений для доступа к этой рабочей области. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению. Кроме того, необходимо выполнить упражнение по созданию рабочей области для документов, описанное выше в этой главе.

1. Щелкните на ссылке Узлы (Sites) в области быстрого запуска. Откроется страница Все содержимое узла (Аll Site Content) в представлении Узлы и рабочие области (Sites and Workspaces).

2. На странице Все содержимое узла (All Site Content) щелкните на ссылке рабочей области для документов, которую хотите открыть. В данном случае это будет Рабочая область ДубовыйСтол (OakTable Workspace).

Откроется страница рабочей области ДубовыйСтол (OakTable). С этим узлом можно работать так же, как и с любым другим узлом SharePoint.

Закройте обозреватель.

Использование панели задач Управление документами в приложениях Office 2007

Панель задач Управление документами (Document Management) в приложениях Office 2007 содержит вкладки, на которых находится различная информация о документе.

• Вкладка Состояние (Status). Первая вкладка слева на панели задач. Эта вкладка содержит информацию о состоянии документа, например, о том, кто извлек документ.

• Вкладка Участники (Members). Вторая вкладка слева на панели задач. Отображает список пользователей, которые имеют доступ к данной рабочей области для документов. Если установлена клиентская программа, такая как Windows Messenger, то показывает, кто из этих пользователей находится в режиме онлайн.

• Вкладка Задачи (Tasks). Третья вкладка слева на панели задач. Отображает задачи из списка Задачи (Tasks) данной рабочей области для документов.

• Вкладка Документы (Documents). Четвертая вкладка слева. Отображает список документов, находящихся на узле SharePoint.

• Вкладка Ссылки (Links). Пятая вкладка слева. Содержит ссылки из списка Ссылки (Links) данной рабочей области для документов.

В следующем упражнении вы будете работать с некоторыми функциями панели задач Управление документами (Document Management) в Word 2007. Используя Word 2007, вы добавите в рабочую область для документов задачу и пользователя, а также проверите информацию о документе.

Откройте узел SharePoint, на котором находится рабочая область для документов, с которой хотите работать. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что выполнили первое упражнение этой главы. Для выполнения этого упражнения используйте пакет Microsoft Office 2007.

1. Щелкните на ссылке Узлы (Sites) в области быстрого запуска.

2. На странице Все узлы (All Sites) щелкните на ссылке ДубовыеСтулья (OakChairs). Откроется рабочая область OakWood.