Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве - Анжелика Шепелева

Итак, мы видим, что на многих предприятиях процесс анализа кадров сводится к простому расчету показателей, таких как общая и среднесписочная численность, текучесть кадров, темп роста численности работников, удельный вес различных категорий работников и прочие показатели, которые в обязательном порядке предоставляются в органы государственной статистики. На некоторых предприятиях, где высока текучесть кадров, идут дальше – составляют базу данных по имеющемуся персоналу и по потенциальному. После этого деятельность прекращается и планирование персонала считается завершенным. Это и есть самая серьезная и главная ошибка. Мало выявить факт, нужно рассчитать, какие могут быть изменения в деятельности предприятия и какие кадровые меры для этого придется принять в максимально короткое время. Если предприятие расширяется, нужно как можно быстрее обеспечить его квалифицированным персоналом – промедление в кадровом вопросе этом случае может свести на нет все усилия производственников и финансистов.

Вторая ошибка – ориентация либо на внутренние резервы, либо на внешние. На самом деле оптимальным является сочетание тех и других.

И, наконец, не надо зацикливаться на каком-то одном способе подсчета потребности в персонале – математическом или опросном. Во мнениях всегда присутствует элемент субъективизма, а математика может не учитывать человеческий и социальный фактор. Поэтому лучше всего произвести математический подсчет и подкрепить его точкой зрения управленца.

2.2. Проблемы поиска, отбора и найма персонала

Ваша компания расширяется, появляются новые рабочие места и вам требуются новые сотрудники. Кажется, это просто – взять человека на работу, ведь столько желающих! Но если вы раньше не занимались подбором персонала, вас ожидает масса сюрпризов и подводных камней.

Поэтому давайте определим, с какими сложностями вы можете столкнуться на этапе поиска и отбора персонала.

Когда возникает необходимость в новом сотруднике, то перед службой персонала встает несколько вопросов:

1) где искать?

2) как из множества соискателей выбрать самого лучшего?

3) каких ошибок нужно избегать и как избежать субъективизма?

К каждому вопросу можно добавить огромное количество дополнительных вопросов, но давайте разберемся во всем по порядку.

Прежде чем начинать поиск нового работника, необходимо четко представлять, какой сотрудник вам нужен: временный или постоянный; каковы должны быть его знания и навыки; каких результатов и за какой срок он должен достичь и, наконец, какими личностными качествами он должен обладать. Эти вопросы помогут вам понять, так ли вам нужен специалист на постоянную работу или можно привлечь кого-нибудь на временную (тоже требует поиска, но иного). Кроме того, эти вопросы помогут сформулировать требования к специалисту (что должен уметь делать, какими навыками владеть, в какой области специализироваться) и понять сроки. Также вы должны знать, что вы можете предложить потенциальному кандидату: уровень оплаты труда, социальные гарантии и льготы, условия труда, определенный режим рабочего дня и т. д. Также необходимо оценить уровень подготовленности рабочего места, т. е. наличие как самого места, так и необходимого оборудования. Ответ на эти вопросы позволит вам дать информацию соискателям, отсеять тех, кого условия не устраивают еще на первоначальном этапе и тем самым сэкономит ваше время.

Теперь важный момент – где искать? Искать персонал можно через знакомых, через кадровые агентства, а также с использованием газет по трудоустройству и Интернет. Рассмотрим достоинства и недостатки всех этих методов. Выбор метода в первую очередь зависит от финансовых возможностей предприятия. Самыми дешевым, практически не требующим затрат методом является поиск через знакомых и через Интернет. Однако есть и обратная сторона. Рассмотрим поподробнее.

Поиск через знакомых.

Недостатком является то, что человеческая надежность не всегда равнозначна профессионализму. И проявляется это не сразу, но, когда наступает прозрение, избавиться от такого сотрудника бывает непросто: человек-то ведь хороший. Поэтому при подборе персонала рекомендации знакомых надо обязательно учитывать, но кандидатов рассматривать на общих основаниях.

Поиск через Интернет.

Это действительно очень простой и дешевый способ: вам не нужно много времени и совсем не нужны деньги на то, чтобы поместить объявление на одном из сайтов по трудоустройству. Количество этих сайтов огромно, они функционируют как на общероссийском, так и на областном уровнях. Кроме того, их посещают люди, заинтересованные в работе, и отклики на вакансию можно получить в этот же день. Удобен формат общения: вы получаете резюме на свой почтовый ящик и просматриваете в удобное время. Также по почте можно провести первое интервью, попросив кандидата ответить на несколько показательных для вас вопросов.

Можно также просмотреть помещенные на сайте резюме кандидатов. Практически все сайты снабжены поисковыми системами. Остается просто задать параметры вашего поиска, и вы получите резюме кандидатов.

Самым серьезным недостатком Интернета является ограниченность доступа к нему – далеко не у каждого дома есть компьютер с выходом в сеть, а решать личные проблемы на работе представляется весьма проблематичным – даже если работа связана с использованием Интернета, во многих компаниях запрещено пользоваться сайтами по трудоустройству.

Определенных затрат требует поиск персонала через газеты по трудоустройству. Объявления в них являются платными, и размещать их нужно заранее (иногда за неделю) и лучше в нескольких изданиях – ни одна газета не обеспечивает 100 %-ной аудитории. Однако есть и несомненные достоинства – широта охвата аудитории: газеты стоят дешево и продаются во всех киосках – каждый может их купить. Кроме того, покупают такие газеты именно те люди, которые нацелены на перемены в своей профессиональной жизни.

Сегодня существует огромное количество изданий, публикующих объявления о трудоустройстве: «Работа сегодня», «Работа для вас», «Из рук в руки», «Работа и зарплата», «Элитный персонал», «Карьера» и иные в зависимости от специфики компании и уровня требующегося специалиста. Лучше размещать модульное объявление, если это возможно, с логотипом фирмы и более конкретным «содержанием»: названием должности, требованиями и кругом обязанностей. Такие объявления вызывают доверие соискателей, и вы получите больше откликов, особенно от тех, кто прежде чем послать резюме, собирает предварительно информацию о компании.

Самым дорогостоящим методом является поиск через кадровые агентства. Но есть и достоинства – быстрота, профессионализм, надежность. Главная опасность здесь заключается в том, что команда рекрутеров может оказаться непрофессиональной, потому что цена всегда высока и будет обидно, если окажется, что она не соответствует качеству услуг. Сейчас, когда кадровые агентства появляются, как грибы после дождя, эти критерии часто вообще никак не связаны между собой. Распространена такая ситуация, когда кадровики просто дают объявление в газету об имеющихся вакансиях и отсылают к вам всех более или менее подошедших по возрасту и опыту работы кандидатов. Но согласитесь, вы ведь могли сделать то же самое! И нужно ли платить такие большие деньги?