Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы - Олег Крышкин

Вариант 3. Вы назначили встречу, и она с высокой вероятностью состоится в назначенное время, в назначенном месте, но без участия обозначенных лиц. Вместо тех сотрудников, которых обозначили вы, во встрече участвуют другие сотрудники объекта аудита, порой не только не представляющие топ-менеджмент, но и не имеющие отношения к тематике проекта внутреннего аудита. Это серьезная ситуация. Иногда такое происходит вследствие накладок, что лишний раз указывает на проблемы во внутрикорпоративной коммуникации аудируемого объекта аудита. Однако в большинстве случаев это делается намеренно. В целом необходимо приложить максимум усилий, чтобы встреча состоялась до начала активных действий по проекту. Имеет смысл задействовать административные ресурсы в случае, если не удается получить комментарии по ситуации от высшего руководства объекта аудита самостоятельно. Использование административного ресурса нужно не для устрашения, а для наведения мостов, установления канала конструктивной коммуникации между командой внутреннего аудита и высшим руководством аудируемого объекта.

Вариант 4. Вы назначили встречу, однако высшее руководство или иные приглашенные на встречу лица уклоняются от участия в ней. Данная ситуация является наихудшей разновидностью варианта 3. Последовательность действий аналогична. В большинстве случаев это означает, что проект будет проходить в тяжелых условиях и вам необходимо внести корректировки в план проекта. Основная часть корректировок связана с графиком проекта, требованиям к существенности доказательств, составом команды аудиторов. В данном случае действует простое правило – если проект тяжелый, то требуются больше времени на выполнение процедур, более простая тематика аудита, более существенные доказательства (например, наблюдения должны подкрепляться фото– и видеоматериалами, устные пояснения надо дублировать в объяснительных с подписью соответствующих лиц), более высокая квалификация членов команды внутреннего аудита. Также необходимо обсудить ситуацию с пользователями результатов проекта и подкорректировать их ожидания.

Проведение интервью

Под интервью понимается устный опрос владельца процесса или иного лица, предположительно осведомленного по тематике, интересующей аудитора (далее оппонент). Почему используется формулировка «предположительно осведомленный»? Да потому что нередки ситуации, когда нужная информация получается только после одного или нескольких последующих интервью. Иногда аудитор может ошибиться с выбором осведомленного лица. Однако чаще осведомленные лица оказываются на практике не слишком хорошо осведомленными.

Интервью является одним из базовых методов получения информации по тематике аудита. Во время интервью высок риск саботажа со стороны оппонента. Нередки ситуации, когда аудитора, особенно малоопытного, попросту «парят», включая в интервью дезинформацию. Поэтому важно в ходе интервью продемонстрировать свою осведомленность или, в крайнем случае, предпринять действия по снижению вероятности дезинформации. К ним относятся:

• многозначительное молчание – это не означает, что в процессе интервью вам следует молчать. Необходимо воздерживаться от обсуждения деталей и споров, т. к. при ограниченной осведомленности у вас может быстро исчерпаться запас аргументов;

• следование процедуре – перед началом интервью вы делаете упор на том, что по тем или иным причинам (например, ваше начальство настаивает на лимите по времени) вы действуете строго по плану без отклонений, по принципу вопрос – ответ;

• доминирование – возможно, вы и не являетесь экспертом в особенностях самого бизнес-процесса, однако вы эксперт в области внутреннего контроля. В большинстве случаев одной из ключевых целей интервью является выяснение особенностей системы внутреннего контроля бизнес-процесса. При попытке запутать вас рассказами про тонкости процесса необходимо встречными вопросами возвращать интервью к обсуждению системы внутреннего контроля. Пусть данная тема будет той основой, на которую наращивается дополнительная информация;

• упор на неотвратимости – имеется в виду необходимость периодически подчеркивать важность корректного освещения фактов. Стоит неоднократно намекнуть на то, что в обоюдных интересах оперативно разобраться с поставленными вопросами, а иначе процедура будет повторена столько раз, сколько потребуется;

• личное обаяние/эмпатия – это относится к ситуации, когда противоположная сторона испытывает симпатию к внутреннему аудитору и поэтому помогает ему провести процедуру максимально эффективно. Безусловно, в ряде случаев такой эффект может быть вызван манипуляцией со стороны аудитора. Однако нередки ситуации, когда все происходит на бессознательном уровне. Эмоции и чувства проявляются каждую минуту нашей жизни.

Однако самым надежным вариантом минимизации дезинформации всегда остается ваш опыт и осведомленность о нюансах темы интервью.

Информация, полученная в ходе интервью, имеет низкую степень доказательности, т. е. может быть легко опровергнута оппонентом в дальнейшем. Для увеличения ее доказательности используется ряд методов:

• составление по окончании интервью протокола с кратким содержанием интервью и отправка данного протокола электронной почтой на согласование оппоненту;

• составление по окончании интервью протокола с кратким содержанием интервью и представление данного протокола в письменном виде на подпись оппоненту;

• ведение записи интервью с использованием, например, диктофона.

Степень доказательности увеличивается от первого к третьему методу. Очень важно, чтобы при использовании первого и второго методов аудитор обладал хорошими навыками делового письма. Иначе в дальнейшем любая косноязычная фраза может быть истолкована двояко и ценность протокола как доказательства значительно снизится.

Использование данных методов часто ограничено. В принципе первый метод является хорошей практикой и должен периодически использоваться. К тому же он дисциплинирует противоположную сторону, что слегка повышает эффективность аудиторского процесса в целом.

При использовании второго метода есть риск нарушить принцип снайпера. По сути, разницы между первым и вторым вариантом нет. Однако в настоящий момент в России более трепетно относятся к своей подписи, особенно когда она сопровождается расшифровкой. Поэтому во втором случае вероятность встретить отказ выше, чем в первом.

Третий метод потенциально может избавить аудитора от определенного объема ненужной работы, а также повысить эффективность работы. Имея запись, всегда можно уточнить подзабытые моменты, проанализировать свои ошибки и подкорректировать навык проведения интервью. Однако использование такого метода сильно ограничено. Я пользовался данным методом лишь однажды, и при этом тематика аудита была нейтральной. Конечно, никто не может запретить использовать диктофон втихаря, без оповещения других участников интервью. Однако в этом случае нужно все тщательно просчитать, и эффект от полученной таким образом информации должен значительно превышать возможные последствия разглашения метода ее получения и дальнейшего использования. Более распространено использование диктофона в ситуациях, когда информация используется с однозначно благими целями для всех участников интервью, например в консалтинговых проектах.

Интервью как метод получения информации и тестирования наиболее часто используется в следующих ситуациях:

• Описание процесса. Немногие российские предприятия имеют письменные описания ключевых бизнес-процессов, которые являются целостными и регулярно обновляются. Под целостным я имею в виду такое описание, которое дает представление о том, как процесс достигает своей цели, как работает система контроля и как происходит управление изменениями. Описание процесса, которое регулярно обновляется, отражает результаты всех существенных изменений процесса на текущий момент. Еще меньше предприятий пользуются при описании бизнес-процессов графическими методами представления. В таких условиях интервью является основным методом получения информации о текущем состоянии бизнес-процесса. Более детальная методика проведения интервью с целью документирования бизнес-процесса представлена в разделе «Описание процесса – диаграммы и текстовая часть. Правила составления диаграмм».

• Общая информация по процессу/объекту аудита. Часть людей обладает системным мышлением. Для них важно собрать максимум информации об исследуемом объекте, чтобы было комфортно анализировать объект в дальнейшем. Под системным мышлением я понимаю простые вещи – есть люди, которым важно целостное представление об объекте, им важно видеть четкие рамки, где все начинается и где все заканчивается. Примером использования интервью с целью получения общей информации по процессу/объекту аудита является, фривольно говоря, экскурсия на производство. В таких ситуациях вас сопровождает человек, сведущий в производственном процессе, вы обозреваете процесс производства, слушаете рассказ, задаете вопросы. Такие экскурсии весьма полезны и в дальнейшем позволяют лучше воспринимать поступающую информацию. Они как бы задают некий скелет восприятия.