Образцы кадровых документов с комментариями. Практическое пособие - Ольга Скачкова

Начинающие работодатели, независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, могут осуществлять кадровое делопроизводство по следующей примерной схеме:

1) разрабатывают и утверждают локальные нормативные акты:

– положение об отделе кадров (специального приказа по его введению в действие не требуется);

– инструкцию по кадровому делопроизводству, которая вводится в действие изданием приказа;

– другие нормативные акты;

2) производят финансово-экономическое обоснование перечня должностей, которые необходимы для успешной деятельности организации;

3) составляют штатное расписание;

4) издают приказ о введении в действие штатного расписания;

5) составляют должностную инструкцию к каждой штатной должности на основании предварительно разработанного и утвержденного работодателем локального нормативного акта – Положения о должностных инструкциях (см. статьи «Должностная инструкция» в гл. 4, «Локальные нормативные акты» в гл. 2);

6) разрабатывают бланк трудового договора, используемого в деятельности конкретного работодателя;

7) подготавливают: табели учета рабочего времени, платежные и расчетные ведомости на выплату зарплаты, расчетные листки (они содержат сведения о начислении денег, об удержании и ежемесячно должны выдаваться работнику на руки. Разрабатываются работодателем самостоятельно (унифицированной формы нет);

8) запасают достаточное количество бланков трудовых книжек по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;

9) подготавливают для ведения следующие две книги:

– приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение № 2 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);

– книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Инструкции (Приложение № 3 к вышеуказанной);

10) заготавливают бланки личных карточек;

11) заводят журнал приема работников, журнал увольнения, журнал учета отпусков и др.;

12) осуществляют прием работников, состоящий сначала в предварительном собеседовании работодателя и работника об условиях трудовых отношений;

13) предлагают работнику (в случае соглашения обеих сторон о заключении трудового договора) пройти предварительное медицинское обследование, предшествующее заключению трудового договора;

14) заключают трудовой договор (при положительном результате медицинского обследования), однако до момента подписания трудового договора дают прочесть работнику для ознакомления локальные нормативные акты (должностную инструкцию, правила внутреннего распорядка и др.).

Примечание: написания работником заявления о приеме на работу, в соответствии с ТК РФ, не требуется, но если такое заявление написано – нарушений законодательства нет;

15) издают приказ (распоряжение) о приеме на штатную должность конкретного работника на основе трудового договора. Этот приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора;

16) заполняют личную карточку и трудовую книжку в 5-дневный срок;

17) ставят работника на учет в соцстрахе в 10-дневный срок.

Необходимо отметить, что представленная схема отражает лишь примерную, наиболее общую схему кадровой работы, которая включает и другие аспекты делопроизводства, такие, как архивное дело, государственную статистическую отчетность, подробнее эти вопросы будут рассмотрены в соответствующих главах.

Все документы и образцы к вышеуказанным кадровым документам представлены в отдельных главах данной книги согласно ее содержанию.

1.6. Нормативные правовые акты в области кадровой документации

Кадровую документацию ведут в соответствии с перечнем разрешенных к применению документов, регламентированных Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299). ОКУД – это тот документ, благодаря которому кадровик не будет сомневаться в правомерности применения им на практике того или иного документа.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) разработан и утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие 1 июля 2003 г. В ГОСТе установлены требования, которые относятся к оформлению следующих документов: постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др. Требования ГОСТа относятся также и к оформлению кадровых документов. Надо отметить, что указания данного стандарта являются рекомендуемыми, поэтому работодатели, опираясь на этот нормативно-правовой акт, имеют возможность формировать у себя индивидуальные правила и процедуры ведения кадрового делопроизводства, которые можно отразить в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» регламентированы формы документов, которые должны применяться в кадровой работе.

С 1 января 2004 г. введены в действие трудовые книжки нового образца. Разработаны Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Данные Правила утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Действует Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Введен Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утв. приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»).

Работодателям необходимо принять во внимание тот факт, что Министерство труда преобразовано в Министерство здравоохранения и социального развития РФ. Но многие постановления Минтруда России остаются действующими.

Кроме трудовой книжки на каждого работника должна вестись личная карточка. Об этом сказано в п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках»: в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении и с каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.

Личная карточка имеет строго определенную форму. Утверждены постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированные формы № Т-2, № Т-2 ГС (МС), предназначенные для государственных служащих, а также учетная карточка научного, научно-педагогического работника формы № Т-4.

Сведения о сроках хранения кадровой документации содержатся в Перечне типовых управленческих документов (далее – Перечень), образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.). Перечень составлен в соответствии с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов. Кроме определения сроков хранения того или иного документа, Перечень используют еще и при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

В кадровой работе необходимо пользоваться квалификационными справочниками, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 31 октября 2002 г. № 787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»:

– ЕТКС: Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (в соответствии с указанным выше постановлением Правительства РФ Министерство труда РФ своим постановлением от 9 февраля 2004 г. № 9 утвердило Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих;

– Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденным постановлением Минтруда России от 22 апреля 2004 г. № 51 «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики отдельных категорий работников Государственной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» во исполнение вышеназванного постановления Правительства РФ № 787;