Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база - Марина Шитова

Не следует чересчур перегружать правила и переписывать в них Трудовой кодекс. Самая большая проблема этого документа заключается в том, что он часто бывает слишком объемным и малоинтересным, а поэтому воспринимается скорее как формальность, а не как подспорье в работе. Чтобы этого не произошло, необходимо убрать из правил все лишнее (то, что и так уже закреплено в законе) и сосредоточить внимание на специфике самой организации.

Необходимо также учитывать, что «для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, утверждаемые Правительством РФ в соответствии с федеральными законами» (ст. 189 ТК РФ).

После того как Правила внутреннего трудового распорядка будут разработаны, их нужно направить на предварительное согласование с другими отделами (бухгалтерией, отделом режима или службой охраны, юридическим отделом, если правила разрабатываются кадровой службой), с представительным органом работников и утвердить у руководителя организации.

Работников знакомят с правилами под расписку при приеме на работу (а если правила принимаются вновь, то и в процессе работы). Сотрудников необходимо знакомить также и со всеми изменениями, вносимыми в этот документ. Правила должны быть доступны для прочтения в любое время. Для этого их можно вывесить в организации и во всех ее структурных подразделениях на видном месте или на корпоративном сайте.

Даже после знакомства с Правилами внутреннего трудового распорядка у новичка может возникнуть масса вопросов организационного характера: как зовут того или иного сотрудника, по какому телефону его можно найти, к кому обращаться по вопросам закупки канцтоваров и спецодежды, кто может установить нужную программу на компьютере. Но эти сведения не должны находить отражение в Правилах внутреннего трудового распорядка. Лучше разработать и принять самостоятельные локальные акты: кодекс корпоративной этики, положение о персонале и т. п., в которых закрепить стандарты внутрикорпоративного поведения сотрудников.

В этих документах можно затронуть аспекты, не освещенные в правилах, но требующие обязательного ознакомления с ними коллектива, – перерывы для чаепитий, курения, порядок фиксирования отсутствий по служебным надобностям, установки по корпоративному стилю одежды и др. В качестве приложений к Правилам внутреннего трудового распорядка целесообразно подготовить справочник внутренних телефонов, правила пользования Интернетом и локальной сетью, служебными автомобилями, мобильной связью и т. п.

Вместе с этими документами или вместо них можно издать небольшую и удобную брошюрку, где изложить краткую информацию о компании, ее реквизиты. Не помешают здесь и фотографии руководителей. Можно также разъяснить, что нужно делать при приходе на работу и уходе с нее, где принято обедать, каков порядок заказа визиток и т. п. Здесь можно обойтись без дежурных канцеляризмов, использовав легкий, непосредственный стиль: «мы надеемся, что наши клиенты будут приятно удивлены вашим безупречным знанием делового этикета». Такой документ будет реально работать, и помогать решать практические задачи организации.

2.3. Документы, оформляющие прием, перевод, увольнение

Распорядительная деятельность органов управления предприятием включает в себя решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. На предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

К документам по личному составу относятся:

• заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

• трудовые книжки;

• личные дела;

• личные карточки формы Т-2;

• лицевые счета по заработной плате и др.

На основании ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку, (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

2.3.1. Трудовой договор

С каждым гражданином, поступившим на работу на предприятие, необходимо заключить трудовой договор. Это обязательный документ, ни наличие коллективного договора, ни издание приказа о приеме на работу не являются основанием отказа от заключения трудового договора. Оформление трудового договора обязательно не только в случае, если сотрудник принимается на постоянную работу, но также в случае совместительства и выполнения работниками определенного объема работы. Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется: