Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база - Марина Шитова

Все работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с Положением об обработке персональных данных, устанавливающим порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

2.2.4. Должностные инструкции

Должностная инструкция работника является локальным нормативным актом, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Основной целью разработки должностной инструкции является:

• создание организационно-правовой основы деятельности должностных лиц предприятия;

• повышение ответственности должностных лиц за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

• обеспечение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала, помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей. Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности. При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов. Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений, но и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу.

Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретную должность, в соответствии со штатным расписанием организации, внутренними локальными нормативными актами, соблюдением требований ТК РФ и иных нормативных правовых актов. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, указанной в штатном расписании, носит обезличенный характер и объявляется должностному лицу под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по иной должности, чем та, в которой работает работник.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных в соответствии с положением о подразделении. Обязанности работников должны вытекать из основных задач, решаемых подразделением. Тщательно разработанные инструкции предусматривают все функции подразделения и равномерно распределяют нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Ответственность за наличие на предприятии всех должностных инструкций лежит на начальнике отдела кадров.

Должностная инструкция должна быть согласована с юридической службой предприятия. При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Должностная инструкция должна иметь грифутверждения, дату, подпись работника об ознакомлении. Руководителем предприятия утверждаются должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его компетенции, на остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции.

Должностная инструкция является руководством к действию для самого работника, она определяет:

• каких действий ожидают от работника;

• по каким критериям будут оценивать результаты труда;

• ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.

Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком, предельно конкретно и содержать информацию по следующим вопросам:

• название должности;

• наименование структурного подразделения;

• цель должности (зачем она существует, за что работнику платится заработная плата);

• подотчетность, место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит, кому подчиняется);

• перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам (6–7 блоков, включающих в себя по 6–7 должностных обязанностей);

• критерии эффективности труда (количественные, качественные).

Должностная инструкция – индивидуальный документ, хотя и может составляться на базе типовых квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определенную должность на данном предприятии, всегда имеют свои особенности, т. к. любая организация имеет свою специфику в направлении деятельности или в объеме работ. Тем не менее, структура должностной инструкции обязательно включает в себя следующие пункты:

• общие положения;

• права;

• должностные обязанности;

• ответственность.

В разделе «Общие положения» обычно указывают:

• наименование должности в соответствии со штатным расписанием;

• требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы должностного лица (квалификационные требования);

• непосредственную подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо);

• порядок назначения и освобождения от должности;

• наличие и состав подчиненных (этот пункт корреспондирует с разделом «Ответственность», в котором, в случае наличия подчиненных, оговаривается ответственность не только за собственные действия данного работника, но и за действия подчиненных);

• порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия, кого замещает данное должностное лицо). Данный пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей, т. к. отсутствие четких указаний о должностных лицах, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, дезорганизует работу предприятия;

• возможность совмещения должностей и функций;

• перечень документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности (законодательные акты Российской Федерации, устав предприятия, инструкции, рекомендации, на основании которых должностное лицо осуществляет трудовую деятельность и реализует свои полномочия);