Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление - Владимир Репин

Пример. Сквозные процессы в области продаж

Компания оказывает логистические услуги. В рамках иерархического справочника процессов (системы процессов) определена группа процессов под названием «Процесс активных продаж». В табл. 2.6.1 показан состав процессов, которые входят в эту группу. Курсивом выделены сквозные процессы.

Таблица 2.6.1. Состав процессов активных продаж

** ОП – отдел продаж.

*** CRM (Customer Relationship Management) – управление взаимоотношениями с клиентами.

Рассмотрим, например, процесс «Формирование коммерческого предложения клиенту» – один из важнейших на стадии продажи услуг компании. От его эффективного выполнения зависит, воспользуется ли клиент услугами организации.

Как показать, что процесс сквозной? Только через состав его участников. Обратите внимание: участниками указанного процесса являются не только коммерсанты отдела продаж (а этот отдел входит в коммерческую службу), но и сотрудники другого подразделения, которые не подчиняются коммерческому директору.

Возникает вопрос: почему данный сквозной процесс показан именно в структуре процессов продаж, а не вынесен в какую-либо другую таблицу и т. п.? Ответ прост. Важно не то, в какой части системы будет показан процесс, а то, что он вообще корректно определен в качестве сквозного. Конечно, в данном случае рационально включить его в группу процессов, выполняемых сотрудниками коммерческой службы, так как эта группа взаимодействующих процессов в совокупности обеспечивает реализацию услуг компании.

Но совершенно некорректно раздробить процесс формирования коммерческого предложения клиенту на части, каждая из которых выполняется в соответствующем отделе, а потом описать эти части в виде различных процессов в отдельных частях системы. При таком подходе мы потеряем главное – возможность увидеть сквозной процесс целиком и заняться его анализом и оптимизацией.

Обратите внимание, что деятельность каждого подразделения состоит из процессов. Часть из них выполняется от начала до конца в рамках подразделения. Их можно условно назвать «структурными» или «сегментированными». Но всегда есть некоторые сквозные процессы, которые интегрируют работу подразделения в деятельность всей организации («сшивают» деятельность функциональных подразделений между собой). В зависимости от функциональной направленности структурного подразделения доля сквозных процессов изменяется. Например, для коммерческой службы она существенно выше, чем для вспомогательных подразделений. Это понятно. Ведь деятельность по продажам – важнейшая для организации.

Рассмотрим другой пример, представленный в таблице ниже.

Пример. Сквозные процессы в области инженерно-технического обеспечения деятельности

Торгово-производственная компания. В категории процессов «Инженерно-техническое обеспечение» определена группа процессов «Обслуживание механического оборудования». Курсивом в табл. 2.6.2 выделен сквозной процесс.

Таблица 2.6.2. Процессы категории «Инженерно-техническое обеспечение»

Как видим, бо́льшая часть процессов выполняется силами сотрудников отдела главного механика. Да, в этих процессах участвует несколько сотрудников. Безусловно, такие процессы удобно описывать и анализировать в виде диаграмм sweem line. Но сквозной процесс в данном примере только один – «Закупка ЗИП и инструмента для ремонта механического оборудования».

Пример. Сквозные процессы в лаборатории

Торгово-производственная компания. В рамках иерархического справочника процессов определена группа процессов «Входной контроль сырья». Курсивом в табл. 2.6.3 выделен сквозной процесс.

Таблица 2.6.3. Группа процессов «Входной контроль сырья»

* ЦЛ – центральная лаборатория.

Из таблицы видно, что основная часть процессов выполняется сотрудниками лаборатории. При этом только один процесс сквозной – «Анализ и принятие решений по несоответствующим партиям сырья». В нем участвуют сотрудники различных функциональных подразделений. Процесс очень важный, так как его результат – управленческое решение о возможности применения партий сырья в производстве.

Другой процесс – «Формирование заключений по партиям сырья» – также важен, но формально называть его сквозным некорректно.

2.7. Сквозные процессы и проекты

Многие сквозные процессы, связанные с развитием (например, открытие нового подразделения или разработка нового продукта), могут рассматриваться в качестве внутренних проектов организации, и наоборот. Если проекты развития повторяются регулярно, причем по одной и той же технологии, то их вполне можно рассматривать в качестве сквозных процессов. Кроме того, в каждом хорошо организованном проекте существует набор формализованных процессов.

Если есть сомнения в правильности идентификации объекта управления (процесс или проект?), используйте следующие критерии. Деятельность можно рассматривать в качестве сквозного процесса (а не проекта), когда:

• основная цель деятельности не меняется;

• деятельность регулярно повторяется;

• деятельность выполняется по неизменной технологии;

• состав участников остается практически неизменным.

Примеры сквозных процессов, удовлетворяющих перечисленным критериям, – это процесс разработки нового изделия или процесс открытия нового магазина (филиала). Для управления такими сквозными процессами руководители могут использовать наработанные в мировой практике методы управления проектами.

Деятельность лучше называть проектом, когда:

• ее цель может существенно меняться от случая к случаю;

• она выполняется время от времени, нерегулярно;

• имеет четкое ограничение во времени;

• технология выполнения деятельности частично или полностью меняется (неизменной остается только технология управления этой деятельностью);

• состав участников меняется.

Примеры проектов, удовлетворяющих перечисленным критериям, – это проект замены оборудования в одном из цехов организации, проведение исследования возможности перехода на новую марку сырья или анализ, оптимизация и регламентация какого-либо процесса.

В любом случае можно и нужно регламентировать деятельность и определять показатели эффективности как для процессов, так и для проектов.

2.8. Подходы к управлению сквозными процессами

Важно не только уметь выделять сквозные процессы в организации, но и организовать управление ими. Рассмотрим некоторые способы организации управления сквозными (межфункциональными) процессами.