Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы - Дэвид Сиббет

Энергия возникает, когда на смену агрессивному движению ян, приходит начало инь с его открытостью и приятием. В идеале хороший координатор должен понимать оба начала.

Наиболее искусные из них знают, как подготовить презентацию при помощи простейших рисунков, пауз, вопросов, взаимодействия с аудиторией и рассказов. Но слишком большое количество презентаций в PowerPoint, докладчики, торопливо демонстрирующие свой материал с помощью слайдов, – и у слушателей возникает ощущение, что их куда-то «толкают». Люди присутствуют, но не включаются в работу, и их потенциальные способности пропадают втуне. Дальше я расскажу о некоторых альтернативных приемах, которые могут гарантировать продуктивную работу.

• Знакомство с новым членом команды

• Первые сессии семинаров или тренингов

• Первые встречи с потенциальным клиентом или заказчиком

• Мозговой штурм и производственные совещания

• Ежегодные совещания по планированию

• Формирование видения

• Встречи, посвященные принятию решений

• Встречи, посвященные старту нового проекта

• Выездные заседания

• Виртуальные встречи

• Семинары

Простые рисунки общими усилиями

Размышляя о том, какого рода вспомогательные средства для презентации необходимы, посмотрите список на этой странице и решите, нужно ли вам добиться высокого участия и вовлеченности группы в работу. Если надо, то полезно научиться работать без презентационных программ. Любая организация время от времени переосмысливает свое видение и стратегии. На такого рода заседаниях огромную роль играет высокая степень вовлеченности в работу. Совещания по планированию не были бы столь необходимы, если бы каждый член коллектива четко знал, как выполнять свои обязанности и добиться нужного результата. Но в экономике все меняется, и добиваться взаимопонимания между сотрудниками жизненно необходимо.

В будущем мы станем похожи на…

Однажды я проводил встречу руководителей высшего звена крупной региональной сети продовольственных магазинов. В регионах, где они работали, планировали построить крупные супермаркеты, которые захватят большую часть бизнеса. На встрече было около 15 человек, и у них не было опыта совместных совещаний по вопросам стратегии бизнеса. Они были заняты текущими делами. Однако им было ясно: чтобы выстоять, они должны начать действовать иначе, да и сами их магазины должны сильно измениться. Изменения в интересах потребителей на тот момент уже влияли на ситуацию в секторе, в частности потребители нуждались в более широком ассортименте полуфабрикатов и готовых завтраков.

1. Попросите людей сравнить их компанию в будущем с какой-то другой организаций, или транспортным средством, или растением.

2. Разбейте людей на небольшие группы, дайте им бумагу и маркеры.

3. Отведите 20 минут на обсуждение и рисование. Хорошо, если они смогут представить более одной идеи.

4. Сравните рисунки и сведите характеристики, которые присутствующие находят наиболее привлекательными.

В мою задачу входило помочь менеджерам визуализировать их новое видение при помощи Storymap® – изобретенной The Grove большой информационной схемой, состоящей из нескольких листов-дисплеев, позволяющей ведущим убедительно излагать истории о мировоззрении компании и ее стратегиях.

Способ, которым мне удалось включить всех в работу, был прост. Я попросил их разбиться на пары и ответить на один простой вопрос. «В будущем наши магазины будут похожи на _____________». Я задал прямой вопрос, чтобы они предложили метафору, которая иллюстрировала бы, какими они видят свои магазины в будущем. Я раздал им листы бумаги и маркеры. «Просто сделайте набросок и укажите некоторые характеристики ваших магазинов в будущем», – пояснил я. Через 30 минут уже было 6 или 7 рисунков, вокруг которых развязалась дискуссия.

Один из листов был озаглавлен «Диснейленд». «Мы – ярмарка в городе», – написала другая пара бизнесменов. «Мы – фермерский рынок». «Мы – территория университета». Когда мы все вместе изучили эти рисунки, я создал список характеристик, предложенных каждой командой: «Основанный на опыте, большой выбор, товары для всей семьи, красочный, волнующий». Мы свели все варианты к двум: «Диснейленд» и «Городская площадь» – и начали работу по описанию видения бизнеса, которое отражало оба варианта.

Конечно, можно было бы пригласить эксперта по продовольственным сетям, чтобы он устроил зажигательную презентацию о новых тенденциях в дизайне магазинов. Но уверен, люди лучше запомнят собственные рисуночки и развернувшуюся вокруг них дискуссию, чем самую блистательную презентацию.

Иными словами, всякий раз, когда вам нужны идеи, попросите людей нарисовать что-нибудь очень простое и устройте из их рисунков галерею. Активное участие присутствующих будет гарантировано.

Потенциальные возможности стикера

У крупного поставщика медицинского оборудования возникли проблемы с эффективностью производства. Процессы были плохо скоординированы, а попытки разрешить проблемы приводили к умножению проектов, инициированных сотрудниками из самых лучших побуждений. Чтобы разрешить трудности, в компании создали оперативную команду из руководителей всех производственных процессов, поручив менеджеру по персоналу провести их первую рабочую встречу. Разброс сфер ответственности членов команды простирался от планирования производства до утилизации оборудования, захватывая все жизненно важные узлы производственного процесса, в том числе информационные технологии, снабжение, производство, дистрибуцию и службу клиентской поддержки.

Передо мной и менеджером по персоналу стояла задача заставить группу включиться в интенсивную работу над проектом. Кое-кто из руководителей конкурировал друг с другом, и поставленная задача их совершенно не радовала. Ситуация была настолько сложной, что никто просто не знал, как к ней подходить.

Лед тронулся, когда на первой же встрече была предложена простейшая задача. Нужно было создать стену из стикеров, которые описывали все проекты, имеющие отношение к падению эффективности производства. Я использовал аналогию диспетчерской в аэропорту и предложил им нарисовать картину того, что происходит на настоящий момент.

1. Повесьте на стену два больших листа бумаги.