Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы - Дэвид Сиббет

Модель показывает, что люди готовы работать лишь в том случае, если получают ответ на эти вопросы, в ином случае они стараются выйти из процесса. И для того, чтобы люди включились в работу, необходимо помочь им ответить на эти вопросы.

Суть в том, что люди нуждаются в ответах на вопросы социального и эмоционального характера, имеющие отношение к работе с другими людьми. Только после этого они фокусируются на том, о чем нужно подумать и что нужно сделать.

Работа в группе хорошо проанализирована в работе Джека Гибба. Можете ли вы увидеть метафору в схеме того, что люди думают о работе в команде? Если вы увидите нечто общее между небольшой моделью, при помощи которой структурирована наша книга, и этой моделью командной работы, вы будете правы. Эта модель отражает одно из глубинных свойств людей.

Процесс вовлечения сотрудника в работу начинается до того, как он зашел в зал, где проходит встреча, или подключился к онлайновой конференции. Работа начинается, когда человек еще думает, идти ли ему на встречу и кто еще должен там быть. В главе 1 я рассказывал, как визуально представить цель встречи, дать возможность людям сориентироваться до того, как они собрались вместе. Если на цель встречи указывает ее название, если перечень планируемых решений наводит на мысль о том, что будет обсуждаться, многие смогут заранее представить, в чем они собираются принять участие. Общие идеи мы обычно соотносим с собственным опытом. Именно так работают с аудиториями ораторы, священники и политики.

Когда люди собираются вместе или подключаются к виртуальной конференции, у них сразу возникает вопрос: «Кто еще тут присутствует?» Многих беспокоит этот вопрос, особенно когда на встрече присутствуют незнакомые люди. Исследования Гибба говорят о том, что люди возвращаются к этому вопросу даже после перерыва в ходе встречи. Активная включенность в работу задействует не только наши эмоции и интуицию, но не имеет прямого отношения к тому, нравятся ли нам все эти люди. Если ваше предприятие переживает тяжелые времена и работы невпроворот, участие в совещании может оказаться занятием не из легких. Вам могут попросту накидать еще больше работы!

Если люди не уверены друг в друге или с подозрением относятся к тому, что от них требуют, им проще всего спрятаться и не принимать активного участия в работе. Если же речь идет об онлайновой конференции, шанс ускользнуть или заняться чем-нибудь другим во много раз выше. Будь то обсуждение общественных проблем или прения между сторонниками разных партий, активное участие людей в происходящем минимизируется.

Схема, показывающая, кто где сидит, помогает людям понять, кто присутствует на встрече.

Создание атмосферы взаимопонимания: сначала послушайте, будет еще время высказаться

Коммерсанты знают, что взаимопонимание устанавливается, если вы сумели показать, что вам интересно мнение ваших собеседников, и если, предлагая свой товар, вы не вели себя с позиции доминирующего игрока на рынке. Сначала послушайте, а вопросы будете задавать позднее. Так же и во время рабочих встреч: люди должны сначала узнать, кто присутствует на встрече и каковы их интересы. У специалистов по коммуникации, подобных мне, имеются в запасе давно испытанные приемы, помогающие людям получить нужную информацию. Позвольте рассказать о некоторых из них.

• Создайте портрет группы на бумаге. До того как люди соберутся или пока они собираются, нарисуйте вид рабочего стола группы с высоты птичьего полета, отметив кружками, кто и где будет сидеть. В начале встречи попросите людей представится и впишите их имена в кружки в том порядке, как они сели за стол, указав занимаемые ими должности и все, что они на данный момент сообщили. Попросите людей четко произнести имена, чтобы записать все правильно. Иначе обязательно ошибетесь. Такой рисунок можно сделать и на дисплее компьютера в начале онлайновой конференции.

• Задать важные вопросы. Добавьте к предыдущей заготовке вопрос, который, с вашей точки зрения, наиболее важен. Для группы, в которой все друг друга знают, это может быть просьба: «Поделитесь новой информацией». И все начнут думать, что им не известно. Для группы, собирающейся впервые, вопрос может касаться любимого занятия или места отдыха. Членам команды, которым придется работать бок о бок какое-то время, вы можете предложить рассказать о своих умениях, которые они могли использовать в предстоящей работе, – пусть все немножко похвастаются. Помните, если люди слишком быстро поймут, что вы собираетесь предложить, их внимание переключится на то, чего они не знают, подумайте, чем их зацепить.

• Узнайте прогноз погоды. Начиная встречу, раздайте всем по стикеру и попросите написать, какая погода соответствует настроению каждого на настоящий момент. Чувствуют ли они себя «солнечно и ясно», «туманно», «дождливо», «порывисто». Такое вот эксцентричное начало. И поскольку никто не знает, что это, упражнение будет воспринято с юмором и привлечет внимание. Все будут ждать, что скажут другие и насколько открыто себя поведут.

• Графический «вход в систему». Когда люди заходят на сайт, их часто просят ответить на самые простые вопросы. Отличный способ вовлечь людей в работу – разместить на большом плакате своего рода «вход» на конференцию. Повесьте лист бумаги и нарисуйте на нем рамки размером с окно монитора. Когда начнут приходить участники, впишите в рамки их имена, должности и название компаний. А затем спросите: «Какой вопрос по этой теме наиболее важен?» Запишите предложенные вопросы красным маркером, чтобы при одном взгляде на рамки стало бы ясно, кого что интересует. Естественно, люди начнут собираться у плаката и знакомиться друг с другом.

Все три приема сходны в одном: участникам не нужно делать презентаций, но еще до начала встречи делают вклад в работу. Возможность высказаться – один из способов включиться в работу, и если каждому дать шанс сказать слово, вероятность того, что люди станут активнее, будет выше.

Команда на инновационном семинаре использовала заготовку в виде мишени, что осуществить «вход в систему». Участники обменялись информацией, которая помогла им взаимодействовать друг с другом на протяжении трех дней.

Этот цикл вполне предсказуем и действительно помогает вовлечь в работу вообще всех участников рабочей встречи, потому что последние могут сопоставлять то, о чем говорится, с тем то, что фиксируется.