Менеджерами не рождаются. Непростые уроки достижения реальных результатов - Фрэнк Свайтек

Отчет по схеме «5:15» руководителя отдела

• Встреча с инженером-консультантом для начала планирования, касающегося установки ватерлинии в Tambury Estates (план реализации задачи).

• Перестройка ватерлинии на Парк-авеню (задача выполнена).

• Все предписанные проверки и исследования воды сделаны вовремя – 18 марта (задача выполнена).

• Протечки воды привели к просрочке выполнения задачи и увеличению затрат на 5 % (появление краткосрочной проблемы).

• Все цели и задачи на год осуществляются в плановом режиме по данным на 25 марта (достигнутый результат).

• Прогноз по продаже воды в первые два месяца года ниже запланированного на 8 % (краткосрочная проблема).

• Тенденция к снижению продаж воды за четыре года (появление долговременной проблемы).

• Вовремя завершен третий этап проекта водной установки (прогресс).

• На машинах установлены новые радиоприемники – решены проблемы с коммуникацией (перечисление достижений).

• Реструктуризация долгов по облигациям, сейчас процентные ставки могут экономить нам 600 000 долларов ежегодно (бизнес-возможности).

• Мы свели цифры за апрель, и прибыль в этом месяце составила 657 000 долларов, что на 7 % больше запланированной (достижение).

• Сильный шторм, произошедший ночью 18 марта, вызвал перебои с электричеством на Erie Plant, но запасной генератор предотвратил нехватку воды в зоне обслуживания (незапланированное событие).

Доступ к такого рода информации невероятно ценен для принятия решений, корректировки курса, изменения планов и выработки новых. Это помогает каждому члену комиссии держать руку на пульсе.

А вот как мог бы выглядеть отчет «5:15», подготовленный руководителем колл-центра для вице-президента по работе с клиентами.

Отчет по схеме «5:15» руководителя колл-центра

• Улучшения в объеме работы со звонками: 90 % входящих звонков были приняты в течение 30 секунд.

• Трое новых торговых представителей на этой неделе завершили тренинг. С утра понедельника все без исключения сотрудники участвуют в рабочем процессе.

• Бюджет слегка превысил план в связи с долговременными расходами. К концу следующей недели вернемся к графику. Будем держать вас в курсе.

• Уровень непосещаемости составил 1,25 %, что на 0,75 % ниже, чем месячная норма (2 %).

• Объем продаж составил 45 000 долларов (ниже отметки в 50 000). Все планы по продвижению были реализованы. План по увеличению продаж обговорен с менеджерами (детали – на встрече утром понедельника).

• На этой неделе сбоев в работе системы не было.

• Судя по нашему нынешнему прогнозу, все цели и задачи месяца будут выполнены полностью и в срок.

Обратите внимание на количество ценной информации, которую вы получили за короткое время. Вновь напомню, что ваша цель – создать отчет длиной в половину, максимум в одну страницу (и ни в коем случае не больше). Вы можете написать на отчете свои замечания и предложения и вернуть в таком виде руководителю отдела. Подобным образом вы можете передать и свои поздравления.

Метод пятый: рабочее соглашение

Рабочее соглашение – метод, позволяющий зафиксировать договоренность между менеджером и подчиненным о том, чего последний должен достигнуть за определенный период времени. Соглашение – простой и четкий способ дать сотрудникам понять, что их руководитель считает важным и чего ожидает от них. С определенного периода такие документы должны содержать четкие цели, этапы и даты. Чем точнее они указаны, тем лучше. К примеру, будучи президентом Verizon в 2009 году, я составил рабочее соглашение, включавшее в себя планируемые доходы в расчете на акцию. Более того, я согласился на конкретные коэффициенты роста доходов и показатели уровня обслуживания клиентов. Вдобавок мое рабочее соглашение включало в себя и менее конкретные пункты вроде «развивать корпоративную культуру» или «подавать пример».

Рабочее соглашение уместно заключать с любым членом коллектива. К примеру, сотрудник колл-центра может составить документ, определяющий количество звонков, которые он обязуется принять в течение дня, количество звонков, необходимых для решения проблемы клиента и т. д. Думаю, вы понимаете, о чем я: необходимо договориться о конкретных вещах.

Я считаю этот метод полезным для постановки сотруднику задач на целый год. Некоторые менеджеры полагают, что заключать соглашения лучше на более короткие сроки, например на квартал или полгода. Так или иначе, я думаю, что стоит обновлять документ, как только появится необходимость принять во внимание какие-либо факторы вроде изменений на рынке или введения новых корпоративных требований. Рабочее соглашение также является для менеджера удобным способом начать общение с сотрудниками, чтобы обсудить сделанное ими.

Правильно подготовленное рабочее соглашение может занять меньше одного листа бумаги.

Конкретно поставленные цели редко нуждаются в большом количестве слов.

Метод шестой: регулярная оценка работы

Оценка работы позволяет старшим управленцам точнее оценить выполнение функций организации, работу менеджеров и результаты, которых те достигли, а также поставить новые цели. Этот метод предоставляет возможность проанализировать сильные и слабые стороны организации и выработать план по повышению эффективности. Как и рабочее соглашение, оценка является базовым элементом для формирования чувства ответственности в коллективе.

Когда я был президентом Verizon Wireless регулярные оценки деятельности проводились каждые три месяца во всех из четырех наших округов. Округ, управляемый своим президентом, состоял из пяти-шести районов, в которых были свои руководители. Например, Северо-восточный округ состоял из Новой Англии, Нью-Йорка, Филадельфии / Зоны трех штатов, Вашингтона / Балтимора и северной части штата Нью-Йорк.

Округи функционировали на манер отдельных компаний, однако поддерживали связь с головным офисом, осуществлявшим надзор и предлагавшим стратегию. В каждом округе были свои финансовые, юридические, маркетинговые структуры, службы персонала, отделы по работе с клиентами и т. д.

Вот типичная схема обзора операций в округе:

• детальные презентации финансовых прогнозов и результатов округа;

• маркетинговые стратегии, включающие рекламу, планирование цен и конкурентный анализ;

• статистика работы организации, планирование расходов и результатов;

• стратегия и результаты работы колл-центра;

• наем, увольнение, обучение, повышение сотрудников в должности.

Помимо этого, руководитель каждого из районов предоставлял детальные результаты, прогнозы и оценку деятельности конкурентов на подотчетной ему территории.

Приблизительно 20–25 человек участвовали в обзорах деятельности округов, и все, кто подчинялся мне напрямую, обязательно присутствовали на каждом таком мероприятии. Места, где проводились обзоры, менялись – обычно это были региональные офисы или колл-центры. Но мы никогда не проводили их в головном офисе. Устраивая обзоры в офисах поменьше, мы давали сотрудникам понять, что они важны для нас и их работа играет серьезную роль в достижении целей нашей компании.

Обзоры организовывались для того, чтобы напоминать менеджерам об ответственности за результаты работы и достижение целей. При появлении проблемы (а это часто бывало) такие мероприятия предоставляли возможность немедленно приступить к ее решению или определяли области для дальнейшего анализа и доработки. Главной их задачей было заставить менеджеров, делавших презентации, проанализировать свои результаты, понять, где им чего-то недостает, и составить план по исправлению ошибок. Обзоры также предоставляли возможность сотрудникам из разных округов делиться эффективными методами решения тех или иных задач. Значимость и серьезность этих встреч подчеркивались присутствием на них всех топ-менеджеров компании. Подчиненные также получали возможность увидеть, что руководители компании разделяют ответственность за совместную работу и за помощь региональным менеджерам в достижении целей. Стоит отметить, что когда руководство собиралось, чтобы обсудить задачи, стоящие перед рядовыми сотрудниками, это позволяло формировать в нашей компании культуру ответственности и коллективной работы.

Кроме того, командировки в региональные офисы и колл-центры давали возможность устраивать по окончании обзора встречи с участием большого числа сотрудников. Это отличный способ обсудить всё, что было выявлено в ходе предшествовавшего мероприятия, и сделать выводы о работе компании в течение года. В ходе каждой такой встречи сотрудники могли задать вопрос мне или любому из топ-менеджеров.