Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело - Грем Олкотт

Итак, если вы похожи на большинство и давно стали «наркоманом связи», то попробуйте поставить себя в необычное положение: проведите какое-то время в сумраке. Отключите почту и не думайте о ней. Для этого можно использовать четыре приема. Какой из них кажется вам самым простым и удобным? А с каким стоило бы поэкспериментировать денек-другой или целую неделю?

✓ 50–50: это мой обычный подход. Я бегло просматриваю почту до 9 утра, чтобы убедиться, что нет ничего срочного, а потом закрываю ящик до часа дня. Проверку, обработку и действия я начинаю с 14 часов, и до вечера программа Outlook у меня работает.

✓ Три регулярные проверки: почту можно проверять и обрабатывать три раза в день – лучше всего рано утром, в обед и в конце рабочего дня. Отведите на каждую проверку 45 минут, а затем старайтесь сокращать это время. Так я поступаю, когда нахожусь вне офиса на совещаниях или семинарах.

✓ Рывок каждый час: тем, кто привык быстро реагировать и хорошо себя чувствует в нашем стремительном мире, очень трудно оставлять вопросы клиентов без ответа с 9 до 14 часов. Но это не означает, что вы не можете собирать письма, как все остальные, и одновременно повысить свою эффективность. Каждый час выделяйте 10 минут на проверку и обработку почты.

✓ Экстремальный вариант: в книге «Как работать по 4 часа в неделю…» Тимоти Феррисс предлагает проверять почту раз в неделю, посвящая этому один час. Он даже не заглядывает в свой почтовый ящик в другие дни. Такой режим стал возможным благодаря интересным приемам аутсорсинга и автоматизации. Но он подходит не всем, хотя идея очень интересная. Даже если подобный прием кажется вам неподходящим, потратьте несколько минут на размышления, почему для вас это невозможно. Может быть, эта реакция объясняется просто привычкой и зависимостью от состояния онлайн? Думаю, вы отнесетесь к этому приему иначе, стоит вам лишь раз очистить папку «Входящие»…

А вы – ниндзя?

✓ Ниндзя относится к электронной почте безжалостно.

✓ Ниндзя относится к электронной почте оригинально. Он отделяет размышление от действия и зерна от плевел.

✓ Ниндзя достаточно умело владеет оружием. Он знает, как использовать инструменты максимально эффективным образом.

5. Модель продуктивности cord

Насколько эффективна ваша модель?

Как мы уже говорили в начале этой книги, прежние приемы тайм-менеджмента отныне не могут обеспечить нам продуктивного выполнения всех разнообразных задач и проектов, над которыми мы работаем одновременно. И они никак не помогают нам быстро и ответственно реагировать на огромное количество постоянно поступающей информации.

В следующих четырех главах я познакомлю вас с четырьмя основными привычками – Сбором и упорядочиванием, Организацией, Обзором и Действием, – которые служат основой спокойного и уверенного контроля. Эта модель называется CORD (Capture and Collect, Organization, Review, Do). Ее испытали и проверили участники семинаров, проводимых компанией Think Productive. Эти люди пришли к нам из самых разных организаций, больших и малых, из Великобритании и других европейских стран. Модель включает четыре основные привычки, которые вытекают одна из другой. Овладейте каждым шагом, и вы станете настоящим ниндзя!

Каждая из этих привычек облегчает освоение следующей. Если вы хорошо умеете собирать и хранить информацию, вам будет легче ее организовывать. Если вы хорошо организуете информацию, гораздо проще будет проводить анализ и обзор. А если вы овладели всеми тремя, то действие не потребует почти никаких усилий. И в результате вам будет проще собирать и хранить, организовывать и анализировать!

В этой главе мы поговорим обо всех четырех привычках, образующих модель CORD, и подумаем об их взаимосвязи с вашими привычками. Благодаря этому вы сможете в полной мере овладеть полезнейшей моделью – и поразить всех вокруг блестящей эффективностью, которая будет даваться вам безо всяких усилий!

СБОР И УПОРЯДОЧИВАНИЕ

Вы должны подчинить себе все информационные потоки. Я говорю о ваших собственных идеях, действиях, пришедших вам в голову во время разговоров с коллегами, работе с документами, голосовой почтой, уведомлениями социальных сетей и, конечно же, письмами, пришедшими на ваш почтовый ящик. Очищайте каждый поток так же, как мы только что сделали с папкой «Входящие», – и вы обретете дзен-спокойствие и будете подготовленным, как настоящий ниндзя.

ОРГАНИЗАЦИЯ

Получив и собрав информацию, нужно заняться организацией. Мы должны задать себе важные вопросы, которые обеспечат безжалостную сосредоточенность и полное спокойствие. Мыслите спокойно и трезво и вырабатывайте привычки, которые помогут вам действовать максимально быстро и без усилий.

ОБЗОР

Привычка к обзору и анализу включает сверку с ежедневными и еженедельными списками дел, которые помогут вам направить внимание и силы на достижение оптимальной эффективности, осознанности и маневренности. Помните, как мы с вами говорили о квалифицированной работе, в которой вы одновременно являетесь и управляющим, и исполнителем? Привычка к обзору и анализу даст вашему внутреннему управляющему возможность проявить себя в полную силу, а вам – возможность избавиться от хаоса и обрести ясность.

ДЕЙСТВИЕ

Конечно, все эти привычки бесполезны, если у человека нет привычки действовать! Последняя важная привычка касается уровня внимания и энергии, сделанного выбора, тактики и темпа, необходимых для оптимальной эффективности. Действие способствует повышению осознанности и оригинальности, помогает избежать прокрастинации, добиться результатов и позитивно относиться к своей работе.

ОТ БЕССОЗНАТЕЛЬНОЙ НЕКОМПЕТЕНТНОСТИ К ПОДСОЗНАТЕЛЬНОЙ КОМПЕТЕНТНОСТИ

Размышляя, насколько полезна для вас модель эффективности CORD, вы должны думать о своих привычках. Модель «Четыре этапа компетентности» сегодня широко используется на курсах менеджмента, а также в процессе обучения и развития. Она предназначена для проверки того, как люди овладевают полезными навыками и применяют теорию на практике. Поэтому давайте потратим время на то, чтобы понять, как вы учитесь, а затем подумать о том, что нужно сделать, чтобы изменить ваши привычки.

Я советую постоянно вспоминать эти четыре этапа, когда вы будете читать следующие четыре главы. Будьте достаточно самокритичны – это позволит вам понять, что может максимально повысить вашу эффективность. Путь от бессознательной некомпетентности к подсознательной компетентности – это путь от новичка к опытному профессионалу, целиком овладевшему необходимыми навыками. Вспомните, как вы чему-либо учились – ведь тогда вы прошли тот же путь. В качестве примера я буду использовать обучение вождению автомобиля. Но даже если вы не водите машину, уверен, что вы все же сможете представить себе этапы и примеры, о которых я буду говорить.

БЕССОЗНАТЕЛЬНАЯ НЕКОМПЕТЕНТНОСТЬ

Когда вы не умели водить машину, каким представлялось вам вождение? Уверен, вы видели в этом умении почти что чудо! Всякие ручки, рычаги, кнопки, ключи, зеркала… Это так сложно! Если бы я попросил вас завести машину и поехать по магазинам, вы не знали бы, как это сделать, и не знали бы, чему нужно научиться, чтобы изменить положение.

СОЗНАТЕЛЬНАЯ НЕКОМПЕТЕНТНОСТЬ

Давайте вернемся на несколько лет назад к вашему первому уроку вождения. Вы сели на водительское место, и инструктор предложил вам выехать на дорогу. К вашему ужасу, машина заглохла. Кошмар! В смятении и панике вы попытались снова завестись и только через несколько минут оказались способны анализировать, что же произошло. Может быть, что-то со сцеплением? Или вы неправильно выбрали передачу, или было недостаточно оборотов? Как бы то ни было, вы начали осознавать, какие навыки необходимы для вождения. Наверняка в следующий раз вы более сознательно контролировали свои действия, и досадной промашки не случилось.

СОЗНАТЕЛЬНАЯ КОМПЕТЕНТНОСТЬ

А теперь вспомните день экзамена по вождению. Вы наверняка ощущали прилив адреналина и делали все очень сосредоточенно. Вы контролировали каждое свое движение. Вы сознавали, что достаточно много тренировались, вы держались за руль, не скрещивая руки, как делали когда-то раньше. На экзамене вы думали только об одном – о самом экзамене. Все нужно сделать правильно. Действуй правильно. Будь сосредоточенным.

И это сработало – вы сдали экзамен! Но от вас потребовалась невероятная концентрация и мощное проактивное внимание.