Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело - Грем Олкотт

Упражнение: очистка папки «входящие»

ЭТАП ПЕРВЫЙ: ОРГАНИЗАЦИЯ

Создайте три рабочие папки:

@Action

@Read

@Waiting

(По желанию.) В зависимости от того, какую структуру вы уже создали, возможно потребуются определенные изменения:

✓ Избавьтесь от всех вложенных папок.

✓ Сократите количество вспомогательных папок, с тем чтобы они умещались на одном экране и вам не нужно было бы прокручивать список, что замедляет процесс переноса писем из одной папки в другую.

✓ Если множество вспомогательных папок вас утомляет, и вы хотели бы подумать об этом, прежде чем осуществлять радикальные перемены, попробуйте создать несколько новых «больших» папок, названия которых будут начинаться с цифр (например: «1.Циркуляры», «2.Подтверждения», «3.Личное», «4.Работа» и т. п.). Папки с такими именами расположатся в начале списка, но вслед за папками, в названии которых присутствует символ «@», то есть за основными рабочими папками. Это удобно, поскольку вы можете сосредоточиться исключительно на новых папках. Такое временное решение позволит вам обдумать лучшую структуру своей электронной почты. Проще всего принять правильное решение о структуре папок на этапе разборки почты, к которому мы перейдем прямо сейчас. Разбирая почту, вам станет ясно, какими папками вы пользуетесь регулярно, а какие окажутся почти бесполезными.

ЭТАП ВТОРОЙ: РАЗБОРКА

Помните: разборка почты должна принести быстрые результаты. А главные результаты – это либо перенос письма в рабочую папку, либо его удаление. Скорее всего, вам не придется читать само письмо: в большинстве случаев достаточно темы, чтобы вы все поняли (никаких действий предпринимать не придется). Если же это не так, я рекомендую открыть область чтения, чтобы можно было бегло просмотреть письмо, не открывая и не закрывая его.

С чего начать?

Если у вас скопилось много старых писем, начните с создания «Списка смерти». В эту папку можно смело переносить все письма, которые уже настолько устарели, что не требуют никаких действий. Такой подход довольно оригинален и, возможно, слишком безжалостен, но не волнуйтесь. Все письма все еще хранятся в папке, и вы можете к ним вернуться и прочитать их позже. Впрочем, со временем вы свыкнетесь с мыслью о том, что вам есть на что направить свое внимание и кроме старых электронных писем, которые не изменили мир полгода назад.

Мы с вами подошли к этапу сортировки писем. Для начала отсортируйте письма по отправителю. Порядок писем изменится, и вы получите возможность «отбраковывать» людей.

✓ Разборка писем по отправителю.

✓ Просматривайте письма по алфавиту, сосредоточиваясь только на «быстрых результатах», пока не почувствуете, что ваша сосредоточенность ослабевает.

✓ Далее переходите к разборке писем по теме. Проделайте все то же самое.

✓ Затем перейдите к разборке по дате, вернитесь к теме, а потом к отправителю.

Будьте энергичны и безжалостны.

Почувствовав, что вам трудно принять решение об одинаковом действии с группой из двух или более писем, можете остановиться. Разборка почты завершена. Настало время переходить к обработке писем одно за другим.

ЭТАП ТРЕТИЙ: ОБРАБОТКА ПИСЕМ ОДНО ЗА ДРУГИМ

Обработка писем одно за другим – этап более осознанный и трудоемкий, чем разборка почты. Отвечайте на все вопросы и используйте их как возможность проявить безжалостность, решительность и сосредоточенность на потенциальном результате (или отсутствии такового) каждого из писем.

В начале обработки вы поймете, что у вас имеется:

✓ Папка с небольшим количеством писем, по которым, как вам точно известно, нужно предпринять определенные действия.

✓ Папка с парой отчетов для распечатки и прочтения.

✓ Папка с письмами, связанными с действиями других людей. Эти письма требуют постоянного отслеживания.

Не стирайте границы

Вопросы диаграммы обработки электронной почты составлены таким образом, чтобы границы не размывались. Очень важно, чтобы папка @Action оставалась священным местом, куда не попадало бы ничего такого, чему в ней не место. Вот чего вы должны избегать любой ценой:

✓ Отправка писем в папку @Read, потому что вы не приняли решения о действиях – в первую очередь нужно определить, требуются ли какие-либо действия. В папку @Read отправляются только те письма, что не требуют никаких действий.

✓ Появление в папке @Action писем, требующих действий не более двух минут, – это верный путь к перегрузке важной папки тем, что вы не сделали из-за прокрастинации или обычной лени. То, что можно сделать быстро, нужно делать сразу же!

✓ Заполнение папки @Waiting письмами, по которым вы не можете принять решения. В этой папке должны находиться только те письма, по которым вы решение приняли и теперь ожидаете действий от кого-то еще.

ЭТАП ЧЕТВЕРТЫЙ: ЗАВЕРШЕНИЕ

Сбылось! Вы смотрите на чистый экран, на котором только что был огромный список писем, справиться с которыми не было никакой возможности.

Существует два типа завершения: очистка папки «Входящие» и полная очистка электронной почты. Я стараюсь очищать папку «Входящие» каждый раз, когда закрываю Outlook. Я делаю это хотя бы один, а то и несколько раз в день, в зависимости от того, чем занимаюсь. Закрывая Outlook, я испытываю ощущение полной ясности: я знаю, что принял правильные решения относительно значимого и потенциального влияния каждого полученного письма. Это не означает, что работа закончена. Но я точно знаю, что не оставил незамеченными никаких мин замедленного действия и золотых приисков. Ничто не ускользнуло от моего внимания, и никакого удара в спину не будет. Все под контролем.

В середине рабочего дня или сложной недели очистка папки «Входящие» позволит вам ощутить глубокое удовлетворение от завершенной работы. Кроме того, вам не нужно будет тревожиться, постоянно проверять почту и испытывать неприятное ощущение будто ситуация выходит из-под контроля.

Полная очистка – то есть когда пустыми окажутся и папка «Входящие», и папка @Action, и когда уделено внимание папкам @Read и @ Waiting – у меня происходит раз в неделю. Впрочем, так бывает не всегда. Не стоит превращать этот процесс в манию (на некоторые дела требуется больше времени, и не стоит стремиться завершить все только потому, что у вас настает день Х, когда папки должны быть очищены). Но даже если этого и не происходит, я близок к этому. Это переводит ощущение завершения на еще более высокий и глубокий уровень.

Только представьте себе: больше нечего делать. НЕЧЕГО!

Хочу вас порадовать: когда вы очистите папку «Входящие», то электронная почта будет требовать меньше времени и внимания, чем раньше, когда вас ожидала груда из 2000 потенциальных сюрпризов. Уж поверьте, я через это прошел. И я не собираюсь возвращаться к прежней практике – ни за какие коврижки!

ВЫКЛЮЧАЙТЕ ПОЧТУ

Теперь, когда папка «Входящие» в вашем почтовом ящике очищена, можете воспользоваться еще одним, весьма противоречивым средством повышения эффективности. Этот вопрос на наших семинарах вызывает самые ожесточенные споры и делит слушателей на две почти равные группы оппонентов.

Прием заключается в том, что с этого момента вы можете сидеть за своим рабочим столом, занимаясь творчеством, размышлениями, принятием решений, администрированием, разговорами с коллегами и другими делами, а ваша электронная почта будет полностью выключена. Некоторым это кажется вполне разумным шагом. Хотя даже те, кто признает ценность «ухода в сумрак» и повышения эффективности за счет отказа от постоянного пребывания на связи, обычно говорят, что не позволяют себе поступать подобным образом так часто, как им хотелось бы.

Других же такой прием повергает в полное изумление. Конечно, мы сознательно идем на провокацию, но все же задумайтесь. Уходя на совещания или отправляясь в отпуск, вы оставляете электронную почту выключенной или просто не обращаете на нее внимания. Но мысль о том, что почту можно отключить, когда вы находитесь в офисе, кажется вам ужасающей. Но открытая почта – это лишь привычка и установка, а вовсе не реальная необходимость. Не поймите меня превратно. Если моя задача заключается в ожидании электронного письма с сообщением о готовности к началу работы над важнейшим проектом, я буду следить за своим почтовым ящиком. Но чаще всего по утрам я сознательно отключаю электронную почту, чтобы целиком и полностью сосредоточить свое проактивное внимание на важных делах, не отвлекаясь ни на что другое. Если я понадоблюсь моим сотрудникам, они могут мне позвонить. Но я достаточно взрослый человек, чтобы понимать, что вовсе не так незаменим, как обычно кажется. Вы тоже, кстати! Ваша команда вполне может работать и без вас – если сотрудники знают правила!