Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело - Грем Олкотт

Нам нужно отделить бесполезные письма, приходящие в наш ящик, от малого количества по-настоящему важных и ценных. Для этого стоит завести три рабочие папки – @Action (действия), @Read (чтение) и @ Waiting (ожидание). На них мы и сосредоточимся. (Я использовал знак «@», потому что мой провайдер сортирует папки по алфавиту, а этот знак позволяет переместить рабочие папки в начало.) Рабочие папки потому так и называются, что вы работаете с их содержимым и тратите на них максимум времени и внимания. Поскольку в них не содержится ничего, кроме рабочих материалов, они становятся нашими помощниками и мерилом нашей активности. Хотите знать, сколько ответов вам еще нужно написать, сколько прочитать за неделю и сколько получить от своих коллег? Теперь вы это знаете!

@ACTION (ДЕЙСТВИЕ)

Возможно, вы привыкли использовать папку «Входящие» как основной объект работы. Она помогает вам сосредоточиться на своей работе, наметить следующие дела и т. п. Наша система поможет вам сместить внимание. Теперь основной для вас станет папка @Action. В этой аккуратной маленькой папке будет храниться все, что вам действительно требуется – не больше и не меньше.

Что попадает в папку @Action?

✓ Все полученные вами письма, которые требуют ответа или других действий в электронной почте, при этом ответ или действия займут более двух минут.

Что не попадает в папку @Action?

✓ Письма, которые требуют действий, не связанных с почтой (например, письмо, по поводу которого вам нужно кому-то позвонить, что-то посмотреть, подготовить что-то к совещанию или что-то сделать, и напоминание об этом лучше хранить в списке дел, чем в папке «Входящие»). В следующих главах мы поговорим о хранении таких писем в Главном списке действий, который станет частью вашего нового «второго мозга».

✓ Письма, на которые можно ответить или выполнить необходимые действия, и на это потребуется менее двух минут – делайте это сразу, чтобы не забивать ими важную папку.

✓ Электронные письма, по поводу которых, как вам кажется, придется что-то делать, но пока что вы еще не определили, что именно. Не ленитесь, подумайте как следует, верните их в папку «Входящие» и сделайте следующий шаг сразу же.

@READ (ЧТЕНИЕ)

Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, получая огромное множество электронных писем, заключается в том, что многие бесполезные письма можно ошибочно принять за ценные и важные, которые необходимо прочесть! Если в вашей организации работает более двадцати человек, то хотя бы один из них считает своим долгом оповещать всех. Помимо множества внутренних писем вы наверняка получаете массу сообщений от тех, кто хочет привлечь ваше внимание на несколько секунд и известить о новой инициативе или общем изменении. Хотя многие подобные письма неизбежны, они являются серьезным отвлекающим фактором. Более того, одним из самых вредных факторов, потому что эти письма кажутся такими полезными! Я регулярно сталкиваюсь с разумными, интеллигентными, взрослыми людьми, терзаемыми страхом и чувством вины из-за огромного вала внутренних служебных записок, напоминаний и извещений, который их буквально захлестывает. Они боятся, что начальство собирается проверить их квалификацию и память. Им страшно проявить свою неосведомленность на совещании в случае, если они что-то «упустят».

И вот тут-то нам на помощь приходит папка @Read. Она заставляет нас в процессе обработки электронной почты задаваться вопросом, следует ли нам тратить время на определенные письма. Да, конечно, было бы полезно читать все поступающие письма. Но насколько полезно по шкале от одного до ста? В них решается судьба мира и великого озарения? Или они просто держат вас в курсе дел?

Что попадает в папку @Read?

✓ Все, что вы хотите просмотреть позже, а не в тот самый момент, когда эти письма попадают в ваш почтовый ящик.

Что не попадает в папку @Read?

✓ Все то, что требует действий. Подобные письма должны храниться в папке @Action, какими бы длинными они ни были!

✓ Все, что можно прочесть, а затем удалить или сохранить, приняв решение менее чем за две минуты (делайте это сразу же!).

✓ Письма, которые то ли нужно прочесть, то ли нет. Не удаляйте письмо, пока не примете окончательного решения. Будьте безжалостны. Время, потраченное на чтение чужого ответа, вы могли бы потратить на важные и ценные для себя действия. Тщательно обдумайте, на что следует обратить свое внимание.

Папка @Read позволит вам отложить большие объемы чтения на более спокойное время и на период инертного внимания. Возвращайтесь к папке раз в неделю, и тогда письма, требующие прочтения, не будут отвлекать вас в те моменты, когда нужно сосредоточиться на чем-то другом. Эта папка будет служить вам напоминанием о том, что безжалостность и концентрация – основные преимущества истинного ниндзя.

@WAITING (ОЖИДАНИЕ)

Вам никогда не случалось работать над каким-то проектом, выполнить свою часть работы вовремя, а потом тормозиться из-за некомпетентности других людей? Да, мне тоже это знакомо. Последняя наша рабочая папка предназначена для того, что еще не произошло. В папке @Waiting находятся письма, которые напоминают о том, что вы ждете каких-то действий от других людей. Это своего рода портфолио тех, кого нужно пилить, подталкивать и тревожить. Я просматриваю папку @Waiting раз в неделю, посвящая этому несколько минут. Те письма, по которым все сделано, я удаляю. По другим – отправляю вежливые напоминания тем, кто должен что-то сделать. Такая папка позволит вам не упустить ничего важного.

Что попадает в папку @Waiting?

✓ Все письма, по которым вы ожидаете действий других людей и рассчитываете на успешный исход (если вам нет до этого дела, то зачем вообще что-то хранить?).

✓ Письма, которые вы отправили и хотите следить за их исполнением.

Что не попадает в папку @Waiting?

✓ Если вы не знаете, чего и от кого ожидать, то складывать такие письма в эту папку не следует (перед переносом писем в папку @ Waiting, их нужно тщательно обдумать – это не склад для того, о чем вы просто не захотели подумать сразу!)

Входящая почта, часть 2: вспомогательная библиотека

За рабочими папками, где магия творится прямо на наших глазах, располагаются папки более спокойные. Вспомогательная библиотека похожа на обычную: здесь тихо, спокойно, вокруг масса полезной информации, которая может понадобиться. Важно помнить, что в папки вспомогательной библиотеки не должны попадать письма, требующие реальных и немедленных действий. Здесь следует хранить полезную информацию и различные материалы, которые могут понадобиться в будущем.

Поскольку большинство людей привычно пользуются папками определенным образом, хочу сразу отметить, что главное, о чем следует думать при организации вспомогательной библиотеки – вовсе не легкость поиска информации в будущем. Подобный подход ведет к одной ужасной привычке, которая сильно вредит эффективности.

ПРОКЛЯТИЕ ВЛОЖЕННЫХ ПАПОК

Посмотрите на те вспомогательные папки, которые у вас уже есть. По меньшей мере у половины моих слушателей этих папок чересчур много. Избыточное количество папок снижает эффективность, поскольку приводит к ненужной мыслительной работе в тот момент, когда вы пытаетесь очистить папку «Входящие». Очень важно избавить процесс переноса писем из почтового ящика от каких бы то ни было затруднений. Переносить письма в нужные папки следует быстро и без усилий. Заметьте, я сказал в «нужные»!

Большинство людей не доверяют перенос писем программам. Они создают множество папок, каждая из которых посвящена конкретной теме. Им кажется, что так будет легче найти нужную папку. Однако внутри каждой папки в программе Outlook вы можете сортировать письма по названию, теме, дате, а также другими способами. Кроме того, в программе есть возможность поиска, причем поиск может охватывать весь ваш почтовый ящик. До 2003 года функция поиска была не очень удобной и эффективной, на что жаловались многие пользователи. Но в более современных версиях поиск осуществлять легко и удобно. А если вы являетесь пользователем Gmail, то к вашим услугам всегда функция поиска Google!

БОЛЬШАЯ КОРЗИНА ИЛИ ДЕСЯТОК МАЛЕНЬКИХ?