Стратегическая сессия: Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем - Лиза Соломон

Для сотрудников это могла быть история мастерской в Чикаго, проясняющая, как они пришли к этому соглашению. Для клиентов это выражение можно было ассоциировать с историей создания компании, возвращая их во времена, когда основатели Hagerty вдохновились идеей удовлетворять потребности коллекционеров.

Для акционеров это оказалась история об особых инвестициях, которые планируется сделать для того, чтобы разжечь энтузиазм коллекционеров, и о том, как это повлияет на развитие бизнеса в будущем.

Как говорит Майкл Шраге, научный сотрудник Массачусетского технологического института и выдающийся консультант по стратегиям и инновациям: «Итоговой целью стратегического совещания является не просто хороший разговор о том, что есть стратегия. Главной целью является создание структуры регулирования дальнейших действий, которые приведут вас к нужным результатам».

При разработке следующего стратегического совещания вам нужно будет заблаговременно продумать, с чего вы начнете, – т. е. поставить задачи и выбрать содержания обсуждения, – а также сформулировать, на какой результат вы рассчитываете в конце. Чем лучше вы справитесь с этой задачей, тем выше будет эффективность участников группы.

Подготовьте место действия

Вы когда-нибудь приносили с собой в ресторан тарелки? А кровать в гостиницу? Кресло в самолет? Так зачем же Дарси Драфт и ее команда из Amway Corporation завезли в элитный, полностью укомплектованный чикагский Swissоtel мебель?

Чтобы внести разнообразие и расшевелить людей.

«Когда люди приходят на совещание, они обычно ожидают увидеть стандартную квадратную комнату, иногда без окон, с длинным прямоугольным или с круглым столом», – говорит Драфт, менеджер по стратегическому планированию в Amway, компании, которая является мировым лидером в сфере прямых продаж и имеет штаб-квартиру в г. Ада, штат Мичиган.

Драфт хотела разрушить эти стереотипы наряду со стандартным «настроем на совещание». Дело в том, что это было не просто совещание, а стратегическая сессия, где должны были обсуждаться перспективы развития сети дистрибьюторов Amway, которая состоит из миллионов независимых предпринимателей по всему миру.

Драфт и ее команда намеренно выбрали треугольную комнату с колоннами и выделили в ней три зоны: кафе, кинозал и мастерскую. Затем они заменили стандартную мебель отеля диванами, большими удобными креслами и барными стульями с круглыми мягкими сиденьями. Эта мебель создала в разных зонах атмосферу либо уютного домашнего кабинета, либо места для неформального общения.

«Когда люди вошли в комнату, они сказали: “Ух ты, как интересно, а чем мы будем заниматься?” – вспоминает Драфт. – Они были удивлены и заинтересованы». Но она провела подготовительную работу не затем, чтобы шокировать участников. «Если вы стремитесь изменить способ мышления людей, вам надо поместить их в другую среду и другие условия».

Возможно, замена мебели – чересчур радикальный метод, но он очень показателен. Большинство людей в процессе выбора подходящего места для совещания зададутся следующим вопросом: «Где найти помещение, в котором имеется все необходимое?» Профессионалы по проведению стратегических бесед вместо этого зададутся вопросом: «Где и каким образом мы сможем создать определенную среду, способствующую достижению наших целей?» Они мыслят не как менеджеры проекта или устроители мероприятий, а как режиссеры-постановщики или ведущие программы на телевидении.

Профессионалы тщательно подходят к выбору места, а затем еще прилагают много усилий, чтобы оно соответствовало их требованиям. Они применяют техники визуального мышления при разработке совещания. И наподобие команды из Amway с их тщательно подобранной мебелью, они уделяют внимание мелочам – по максимуму.

Ключевая практика № 1

Создайте свое пространство

Вспомните все рестораны, в которых вы бывали, – только помещения, без учета меню, обслуживания или посетителей. Несомненно, обстановка там была очень разная – спокойная или оживленная, прохладная или теплая, традиционная или авангардная. В каждом присутствовал свой настрой, который, в свою очередь, передавался вам. При выборе ресторана вы автоматически соотносили обстановку с форматом будущего мероприятия. Вы же не будете проводить детский день рождения в чопорном французском ресторане или делать предложение руки и сердца в убогой забегаловке-пиццерии.

Так почему же многие выбирают для проведения стратегического совещания место, которое абсолютно не пригодно для этой цели? Отчасти потому, что найти подходящее помещение гораздо сложнее, чем кажется. Большинство стандартных залов для совещаний в офисах или отелях либо посредственны, либо откровенно ужасны. Если вы хотите услышать, как профессионал по стратегическим совещаниям будет долго и громко возмущаться, спросите Кори Форда, что он думает по поводу стандартных залов заседания. Форд регулярно участвует в стратегических совещаниях многих компаний Кремниевой долины. Он управляющий директор Matter Ventures, так называемого «стартап-ускорителя». Его фирма предоставляет финансирование и оказывает другие виды поддержки молодым предпринимателям в сфере СМИ. Он также является обладателем премии «Эмми» и успешным сценаристом документальных фильмов. Так что он точно знает, что нужно, чтобы подготовить место действия.

«Окружающее пространство оказывает на нас огромное влияние, но его воздействие на поведение людей и на результат их деятельности большинство, как правило, игнорирует, – говорит Форд. – Я мало встречал людей, правильно использующих пространство. Обычно все стараются придерживаться общепринятого стандарта. Как правило, это зал заседаний с большим столом в центре».

Мало где в зале есть электронная доска. А еще присутствующие разъединены многочисленными барьерами – экранами компьютеров, мебелью, ноутбуками. Кроме того, в зале почти отсутствует свободное пространство, что явно не способствует возникновению новых идей. Это среда с низкой энергетикой, приводящая к упадку сил. Неудивительно, что участники совещания, как правило, сидят, откинувшись на спинку стула, не проявляя никакого интереса к происходящему.

Не только здравый смысл говорит нам о том, что очень важно правильно выбрать место для проведения совещания. Это подтверждают и многочисленные исследования по влиянию пространства на настроение, поведение и продуктивность людей. Было обнаружено, что естественное освещение повышает академическую успеваемость, производительность труда, улучшает психологическое и физиологическое состояние человека. Цветовая гамма комнаты оказывает влияние на подход к решению проблем – синий цвет стимулирует творчество, а красный повышает активность. Информация хуже усваивается, если температура в помещении становится некомфортной. Средний уровень фонового шума улучшает мыслительный процесс.

Теоретически мы допускаем возможность того, что прогрессивная идея возникнет в зале заседаний без окон, со стенами, выкрашенными в блеклый цвет, с плохой системой кондиционирования и доносящимся сквозь стены шумом дороги, но в нашей практике мы с таким еще не встречались.

Найдите подходящее помещение со свободной планировкой

Для проведения стратегического совещания абсолютно не требуется перегружать пространство дополнительными элементами. Для начала необходимо найти основу – помещение со свободной планировкой, которое впоследствии можно будет оборудовать в соответствии с конкретными задачами или под определенную группу.

Строение 20 Массачусетского технологического института – это яркий пример помещения со свободной планировкой. Сконструированное за один день для проведения военных исследований в годы Второй мировой войны, строение 20 так и не получило официального названия. Но в течение 55 лет оно был неотъемлемой частью кампуса университета, а со временем приобрело статус культового здания. Строение 20 обычно описывали в двух словах – утилитарное и спартанское. Трехэтажное здание общей площадью 2320 кв. м не отличалось никакими особенными характеристиками за исключением того, что было просторным и прочным. Каркас здания был деревянный, пол сделан из бетонных панелей, а передвижные стены изготовлены из дешевых материалов. Здание было полностью лишено архитектурных или эстетических изысков.

Но пусть строение было ничем не примечательно, зато в нем рождались необыкновенные идеи. Именно там осуществлялись многочисленные университетские экспериментальные и междисциплинарные программы. Строение 20 было тем местом, где двигали вперед ядерную физику, науку об электромагнитных явлениях, лингвистику, технологии производства продуктов питания и т. д. Под его крышей трудились девять лауреатов Нобелевской премии; многие технологические компании, такие как Digital Equipment Corporation и Bose Acoustics, зародились именно в его стенах. Строение 20 заслуженно получило прозвище Волшебный инкубатор.