Стратегическая сессия: Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем - Лиза Соломон

По нашему мнению, одним из самых распространенных факторов отвлечения внимания является доставка еды, которая происходит в 11:30 перед полуденным перерывом на обед. Может показаться, что это всего лишь пустяк, но он может привести к серьезным последствиям. Если еда находится в зоне видимости, а особенно если она еще и горячая и вкусно пахнет, половина группы гарантированно отвлечется. Помыслы и желудки присутствующих будут стремиться к накрытому столу. Так, не принимая мелочи всерьез, можно потерять полчаса продуктивной работы.

Профессионалы упорно выявляют и избавляются от всех факторов, отвлекающих внимание участников. Это означает, что на место проведения совещания они приезжают заранее и специально вызывают у себя нечто вроде невроза навязчивых состояний в отношении вещей, на которые в другой ситуации не обратили бы внимания. Они проверяют, есть ли в помещении все необходимое оборудование и расходные материалы, умеренная ли там температура, удобна ли мебель, не мешают ли посторонние шумы и будет ли еда доставлена в нужное время и в нужное место.

Но внимательное отношение к мелочам подразумевает не только управление рисками. Как мы уже обсуждали, стратегические совещания вызывают у людей чувство дискомфорта. Обсуждаемые проблемы сложны и иногда даже несут в себе угрозу. Участники вынуждены действовать спонтанно, иногда в ситуации сложной политической обстановки. Поэтому для того, чтобы совещание было результативным, вам необходимо постараться свести факторы дискомфорта к минимуму.

Чтобы участники смогли немного расслабиться, выберите удобное помещение с приятным видом из окна или сделайте им какой-нибудь подарок. Но, безусловно, самым важным инструментом в вашем арсенале является еда. В ходе стратегического совещания активная работа мозга вызывает сильнейшее чувство голода. Кроме того, людей нервирует то, что они вынуждены находиться в одном помещении в течение длительного времени. В результате на совещаниях многие едят больше, чем обычно, что делает вопрос питания еще более актуальным.

Мы могли бы посвятить еде целую главу, но ограничимся одним советом: найдите способ с помощью пищи создать участникам совещания комфортные условия, но не прибегайте к еде, богатой простыми углеводами, такой как макароны или сладости. Простые углеводы являются смертельными врагами стратегических совещаний, так как они приводят к снижению уровня сахара в крови, что, в свою очередь, вызывает вялость и сонливость. При составлении меню для вашей группы найдите способ побаловать участников едой, которая придаст им заряд бодрости, а не нагонит на них сон.

Очарование в деталях

Предусмотреть все и продумать даже мельчайшие детали невозможно, поэтому вам надо решить, какие из них наиболее важны для подготовки места действия. В случае с Gensler команда проекта создала огромную, размером с плакат, повестку дня на пять дней, так что участники всегда понимали, на каком этапе они находятся. Команда проекта изготовила из картона фигуры вымышленных персонажей в натуральную величину, чтобы в сознании участников всегда присутствовали образы ключевых клиентов, отсутствующих на совещании. Они также подобрали музыкальное сопровождение – смесь быстрой электронной музыки и мелодий босанова, – чтобы создавать ощущение движения вперед или служить «акустическим занавесом», когда надо объявить антракт.

Команда Amway сосредоточилась на других деталях (в дополнение к мебели). Они установили в кафе Expertista доску для зарисовки идей – наподобие тех, на которых пишут мелом кофейное меню в кофейнях. Они придумали логотип для всех материалов совещания – futureINsight[11], чтобы объединить таким образом разнообразные и разнородные наработки. Они раздали участникам фирменные высокие стаканы для кофе, которыми можно было пользоваться во время совещания, а потом забрать в качестве сувенира домой.

В процессе проработки деталей постарайтесь сделать так, чтобы все элементы обстановки соответствовали вашей задаче и общему замыслу. Когда вы уделяете внимание мелочам, то люди замечают это – часто подсознательно – и степень их вовлеченности и доверия возрастает. Если же вы наделаете ошибок, то они стопроцентно не оставят это без внимания, и доверие и к вам, и к процессу обсуждения может быть подорвано.

Никаких оправданий: возьмите всю ответственность на себя

Мы отдаем себе отчет, что некоторые истории, представленные в этой главе, кажутся несколько «неправдоподобными». Далеко не в каждой компании есть целеустремленная команда по проведению специальных мероприятий, которая прорабатывает каждую деталь (как в Amway), грамотные специалисты по визуальному конструированию (как в Gensler) или имеется достаточно средств для привлечения звезды в качестве инструктора по игре в покер.

Но все это не так важно. Очень многое для проработки деталей можно сделать в любом месте и при любом бюджете. Не требуется больших затрат для показа нескольких интересных видеороликов, которые будут стимулировать творческий процесс, аудио– или видеозаписей, наглядно демонстрирующих точку зрения клиента, или для прогулки всей группой в близлежащем парке во время перерыва. Рассматривая ситуацию с точки зрения сценариста и ведущего программы, вы найдете достаточно «дешевых и сердитых» вариантов.

Порой приходится работать с помещением, которое далеко от идеального. В таком случае найдите способ обойти ограничения.

Однажды Берни Яворски, профессор кафедры менеджмента и гуманитарных наук им. Питера Друкера в Университете последипломного образования Клермонта, вошел в помещение, выделенное ему для проведения стратегического совещания, и обнаружил, что это зал без окон, похожий на зал для игры в боулинг. Он был настолько узким и длинным, что при общепринятом расположении участников люди, сидящие на одном конце стола, не смогли бы ни увидеть, ни услышать, что происходит на другом конце.

Негромко выразив возмущение, Яворски принялся за работу. Он придвинул столы к стенам, а стулья расставил по кругу, оставив в центре пустое пространство наподобие сцены для выступлений докладчиков и участников. В течение нескольких минут – и не потратив ни копейки – он преобразил комнату с отвлекающими внимание деталями в место для диалога. Простой перестановкой мебели и принятием на себя ответственности за проведение совещания Яворски наглядно продемонстрировал подход к ситуации с точки зрения сценариста и ведущего программы.

Подготовка места действия требует от нас множества усилий. Но стоит ли это того? Дарси Драфт из Amway абсолютно уверена в том, что стоит. «Я бы предпочла, чтобы к концу дня люди обсуждали проблемы Amway и стратегию компании, а не ужасный сервис, неудобные стулья и отсутствие окон в помещении», – говорит она.

Спустя полтора года после проведения совещания в Чикаго Драфт рассказывает, что сотрудники Amway все еще вспоминают это мероприятие. «В тот раз мы собрались, чтобы обсудить десятилетний план для наших групп дистрибьюторов по всему миру, – говорит она. – Но по окончании совещания поняли, что подняли глобальные вопросы, касающиеся нашего бизнеса в целом, которые сейчас помогают нам формировать долгосрочную стратегию развития компании».

Сделайте сессию незабываемым опытом

Не обижайтесь, но память у вас неважная. И это нормально – у нас такая же. Она у людей, как известно, коротка. Исследования этого феномена выявили, что показания очевидцев – даже те, в которых мы абсолютно уверены, – часто оказываются крайне ненадежными. В своей книге «Семь грехов памяти» (The Seven Sins of Memory) психолог из Гарвардского университета Дэниел Шактер рассказывает о том, как несколько ключевых аспектов памяти одновременно имеют положительные и отрицательные качества («дефекты»). Хит-парад этого списка качеств/дефектов возглавляет способность мозга включать режим автопилота при выполнении механических заданий, требующих минимального внимания, таких как вождение автомобиля или мытье посуды.

Режим автопилота – это здорово! С его помощью мы можем работать над выполнением нескольких задач и рутинных дел одновременно. Он также помогает нам расставлять приоритеты в обработке поступающих в мозг сигналов к действию – если бы мы не умели включать режим автопилота, нам приходилось бы уделять внимание всему происходящему вокруг нас. Но у этого режима также есть свои недостатки: мы можем легко пропустить что-то важное, когда наш мозг находится в режиме круиз-контроля.

Представьте, что вы ходите по квартире, занимаясь домашними делами, и вдруг понимаете, что не можете найти очки. Вы их сняли и куда-то положили. Только куда – вот вопрос. В действительности, находясь в режиме автопилота, вы не заметили, как сняли их и теперь просто не знаете, где их искать. Говоря техническими терминами, в тот момент, когда вы сняли очки, вы не закодировали эту информацию в голове. Если на то пошло, невозможно забыть то, о чем вы не знали.