Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками - Петр Жданчиков

Управление оборотным капиталом включает работу по минимизации выданных авансов, просроченной и долгосрочной дебиторской задолженности. Эта функция осуществляется в основном путем проведения систем зачетов и реструктуризации задолженности с помощью вексельных схем.

Следует отметить, что важным источником финансирования оборотного капитала выступает краткосрочное финансирование за счет неоплаты кредиторской задолженности поставщикам. Однако такие действия могут повлечь санкции в виде штрафов и пеней. Поэтому отсрочку оплаты кредиторской задолженности необходимо согласовывать, а неоплаченную кредиторскую задолженность переоформлять в товарный кредит. В любом случае сумма процентов по кредиту будет меньше суммы выставленных штрафов по факту просрочки.

Работа с клиентами по урегулированию возврата продукции и претензионная деятельность. При возврате продукции, недовозе и утилизации покупателем некачественной продукции казначейство оформляет специальные отрицательные корректировочные товарно-транспортные накладные и счета-фактуры и направляет их клиентам и в бухгалтерию предприятия.

Установление бонусов для покупателей продукции. При регулярном выполнение клиентами планов по объему и ассортименту клиенты получают установленный казначейством бонус за стабильность отношений.

Управление рисками. К ведению казначейства относится управление валютным и всеми видами финансовых рисков, в частности риском неплатежеспособности как компании, так и ее контрагентов. Такое управление сводится к хеджированию рисков (приобретению валютных контрактов), а также к разработке и введению лимитов по разным статьям расходов. Например, регулирование риска неплатежеспособности кредиторов предполагает установление лимитов по дебиторской задолженности и лимитов авансов контрагентам, вызывающим подозрение относительно возможной неплатежеспособности.

В процессе формирования казначейств часто составляют классификацию расходов и доходов по различным направлениям деятельности, а затем определяют размеры бюджетных и операционных расходов по ним. Таким образом формируются центры финансового учета. Использование автоматизированной системы контроля платежей по всем компаниям группы позволяет реализовать эффективный контроль за бюджетными расходами и систему риск-менеджмента по кредитным и персональным лимитам – для инвестиционной компании это первоочередная задача. В этом случае решения по установлению лимитов принимают на заседаниях комитета по рискам. Кредитные лимиты определяются исходя из финансового положения заемщика с учетом целей финансовых операций и подразделяются на инвестиционные, торговые и расчетные.

Фабрика платежей

При всем многообразии функций казначейства его главным целевым назначением является организация эффективной системы платежей, которые составляют основной объем выполняемых операций (рис. 3.11). Технология управления платежами при наличии казначейства в структуре компании доводится до автоматизма, что позволяет повысить качество и скорость проведения расчетных операций.

Основные процедуры этого процесса включают формирование реестра обязательств, выделение центров финансовой ответственности, регламентацию платежной дисциплины, автоматизацию платежных процедур.

Формирование реестра платежных обязательств. Проектирование системы управления платежами начинается с понимания природы платежей и разбивки их по направлениям, порождающим причины и форму платежей.

Рис. 3.11. Приоритетность основных функциональных направлений деятельности казначейства

Причинами платежей является возникновение обязательств юридических лиц по отношению к разным субъектам рыночной экономики:

• договоры между юридическими лицами;

• счета без договоров;

• соглашения о присоединении;

• исполнительные документы судебных и иных правовых систем;

• налоги, акцизы и приравненные к ним отчисления;

• обязательства перед персоналом и членами компании;

• обязательства перед кредитными организациями по выплате суммы основного долга и процентов.

Упорядочение обязательств, порождающих платежи, в итоге материализуется в разного рода реестры, которые служат в дальнейшем для создания платежного календаря. Из ряда реестров наиболее известен реестр договоров с поставщиками, фрагмент которого приводится в табл. 3.3.

Таблица 3.3. Фрагмент реестра договоров

Оптимальный состав реквизитов, включенных в реестр договоров, должен позволить оперативно оценивать состояние обязательства и его приоритет по отношению к другим договорам. Поэтому часто заводятся отдельные реестры по видам договоров. Иногда в платежной практике возникают неприятные ситуации, связанные с появлением контрагентов-двойников. Во избежание ошибки при оформлении платежа необходимо в реестре договоров указывать в графе наименования контрагента его дополнительные идентификационные признаки (организационную форму, город и т.д.).

Выделение центров финансовой ответственности. Доступ к деньгам должен быть в разумных пределах ограничен. Поэтому для инициализации и сопровождения платежей до уровня исполнения выделяются центры финансовой ответственности (ЦФО) в лице структурных единиц организации и их руководителей.

Центры финансовой ответственности формируются на основе структурных подразделений, способных инициировать и документально подтвердить обоснованность платежей. В рамках центра финансовой ответственности назначается ответственное лицо за платежи.

Для того чтобы оптимально сформировать сеть ЦФО, следует построить схему движения денежных потоков на предприятии или в организации и увязать ее на уровне подразделений с предварительно разработанным классификатором основных направлений выплат. При этом простейшей моделью оптимизации может послужить система показателей, рассчитываемых как произведение количества операций по направлениям платежей на весовой коэффициент каждого направления с последующим поглощением более мелких показателей более крупными. Множество формируемых таким способом ЦФО можно обозначить структурной формулой:

где i – номер структурного подразделения;

j – номер направления платежа.

Индекс структурного подразделения i обозначает номер ЦФО, ответственного за платежу.

Указав номер направления платежа, проектировщик системы управления платежами одновременно формирует перечень статей выплат. Статьи выплат необходимы для ведения управленческого и бухгалтерского учетов и экономического анализа платежных операций, а также для контроля за исполнением платежей на всех уровнях организационной структуры предприятия или организации. Не следует путать термины «статья выплат» и «статья затрат». Статья выплат – это кодовое обозначение направлений платежа, в то время как статья затрат – элемент расчета себестоимости продукции. При равных наименованиях и кодах этих статей их экономический смысл и стоимостное значение не совпадают. Во избежание путаницы можно рекомендовать для кодирования статей затрат и статей выплат трехразрядную и двухразрядную системы кодирования с выделением разряда, указывающего на принадлежность к той или иной группе статей.

По завершении процесса формирования ЦФО и определения статей оплат проводится окончательная взаимоувязка центров и статей, которые эти центры генерируют. Целью подобной процедуры является стремление компании избежать неэффективного использования денежных средств и устранения параллелизма финансовых потоков.

Исполняя функцию управления рисками, казначейство для каждого ЦФО устанавливает лимиты на выплату по каждой статье. Все действия и результаты работы по созданию и оптимизации ЦФО регламентируются нормативными документами, имеющими силу в соответствующих секторах и уровнях организационной структуры компании.

Регламентация платежной дисциплины. Система управления платежами в условиях создания структуры фабрики платежей предусматривает неукоснительное соблюдение платежной дисциплины, которая базируется на соблюдении определенного круга регламентов и правил управления платежами.

Из данных, приведенных в табл. 3.4, видно, что документооборот системы управления платежами включает три основных документа: заявку на платеж, реестр платежей и выписку из расчетного счета.

Заявка на платеж представляет собой основной документ в цепочке платежных документов, на основании которого формируются все остальные документы.

Таблица 3.4. Сценарий управления платежами