Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве - Анжелика Шепелева

Помните, что задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, т. е. как раз то, что в должностной инструкции будет называться функцией.

Функции должны быть выполнимыми, т. е. функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «Выполнено или нет?» можно было ответить односложно: «Да» или «Нет». Функции должны соответствовать задачам. Подумайте: если ваш подчиненный выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый доклад шефу?

5. «Права». Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

6. «Ответственность». Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

7. «Взаимоотношения. Связи по должности». Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Приведенная форма – это унифицированная форма данного документа, содержащаяся в инструкции по делопроизводству. Эти разделы должны быть обязательно: «Общие положения», «задачи», «функции», «права», «ответственность» и «служебные взаимоотношения». Это тот костяк, тот минимум, без которого нет должностной инструкции. А дальше можно написать еще 26 пунктов.

Ошибка 5. Неграмотное с юридической точки зрения оформление должностной инструкции

Есть специальный ГОСТ на все кадровые документы – 6.38.90, который так и называется «Требования к оформлению документов». На него всегда можно сослаться при судебных и прочих спорах. Можно перечислить не менее 30 различных надписей, которые могут быть на документах. Но не все из них влияют на юридическую силу. Вы можете некоторые надписи и не сделать или сделать их неправильно, и это не будет иметь юридического значения. На юридическую силу должностной инструкции влияют 3 группы реквизитов.

1. Первая группа называется «Реквизиты бланка». Служебная документация пишется не на простой бумаге. Нельзя взять лист формата А-4 и написать: «Утверждаю», «Должностная инструкция». Для этого существуют бланки. В каждой организации должен быть бланк для писем с адресом, телефоном, факсом. Можно ли на нем писать должностную инструкцию? Нет. Этот документ не будет иметь юридической силы. Для каждого вида документов существуют определенные бланки. Если вы напишете платежное поручение на бланке для счетов, банк ее не примет. Существует специальный бланк для приказов. В некоторых фирмах есть даже бланки протоколов и т. д. Нужно знать, что такое бланк, из каких надписей он состоит, а если у вас нет бланков, отпечатанных в типографии, – ничего страшного, напечатайте его сами на машинке или компьютере. Только сначала наберите реквизиты бланка, а потом все остальное. Такой бланк будет иметь уже 50 % юридической силы.

2. Вторая группа – «Реквизиты состава удостоверения документов».

3. Третья группа – «Реквизиты согласования и реквизиты ознакомления».

Иногда в должностных инструкциях встречается фраза: «Работник несет ответственность за качественное и своевременное выполнение возложенных обязанностей». Как ее понимать? Проанализируем ее с точки зрения семантики русского языка. Что значит «нести ответственность»? Это значит «отвечать, быть привлеченным к ответственности». В контексте этой фразы – быть наказанным за качественное и своевременное выполнение обязанностей. Очевидно, что это смысловой парадокс: подразумевается-то наказание за некачественную и несвоевременную работу. Правильно было бы написать: «несет ответственность за качество и своевременность». Поэтому при составлении различных документов нелишне проконсультироваться не только с юристом, но и с филологом, чтобы избежать такого рода парадоксов.

Чтобы придать бланку должностной инструкции юридическую силу, нужно указать название фирмы, название документа («Должностная инструкция»), оставить место для даты, номера и написать город. Мне приходилось слышать недовольные высказывания по поводу того, что наименование «Должностная инструкция» пишется в углу. Мне это тоже кажется не самым удачным решением, но разработчики этого документа сделали именно так, и нам остается подчиняться их требованиям. В принципе, если ваше эстетическое чувство требует, чтобы название стояло в центре, это не будет большим нарушением. На юридическую силу влияет то, что вы что-то не дописали или написали, но неправильно.

Ошибка 6. Утверждение и подписание должностной инструкции одним работником

Подписать и утвердить – это разные вещи. Типичная ошибка состоит в следующем. Как правило, руководитель кадровой службы подчиняется непосредственно директору, и в этом случае директор и подписывает, и утверждает текст инструкции. Это ошибка – неправомерно одному и тому же лицу, в рамках одного документа совершать два разных юридических действия. Общее правило: подписывает руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник, утверждает директор. В данном случае инструкцию разрабатывает и подписывает кадровик, а директор утверждает.

Ошибка 7. Слишком частое обновление должностных инструкций

Не исключено, что руководитель, утвердивший документ, ушел из организации или сменился работник, расписавшийся на инструкции. Некоторые кадровики проявляют излишнее усердие, обновляя должностные инструкции ежегодно. Это не всегда оправданно: инструкция может действовать годами. Изменения требуются лишь в отдельных случаях, например, при изменении функций, переименовании организации и т. д.

Если на должность Петрова приходит Сидоров, а функции этой должности не менялись, вы можете предложить ему расписаться на имеющемся документе. В некоторых организациях используют именные инструкции. Разумеется, если она была написана конкретно на Петрова, Сидоров не имеет права расписываться на ней. Поэтому следует помнить о том, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность. Встречается и другая довольно распространенная ошибка. В некоторых организациях при изменении той или иной функции положение об этой функции просто вычеркивается и делается новая запись. При этом не допускается зачеркивание. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку. Должностные инструкции могут быть заменены или заново утверждены в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.