Как повысить эффективность работы структурного подразделения - Наталья Гаршина

Для кого эта книга?

Думаю, что эта книга будет полезна начинающим руководителям в качестве практического пособия по менеджменту. А именно, с помощью данного кейса Вы можете определить, с чего начать и как последовательно выстроить свою работу в новой должности. Если Вы недавно назначены руководителем структурного подразделения и не знаете, как структурировать неопределенность, как спланировать работу и ничего не упустить – откройте книгу и проанализируйте, какие из приведенных в книге методик могут быть применимы к той реальности, в которой находитесь Вы. Не стоит рассматривать данный кейс как единственный способ управления любым подразделением в любой организации. Технологии, способные полностью заменить человеческий разум, человечеству пока не известны. Каждая управленческая задача требует осмысления. Любая методика требует адаптации к конкретной ситуации. Но эта книга поможет Вам разложить сложную и задачу повышения эффективности работы отдела на простые последовательные действия.

Если Вы являетесь топ-менеджером и Вам предстоит ввести в должность своего подчиненного – руководителя структурного подразделения, то эта книга может быть Вам полезна в определении последовательных алгоритмов введения в должность нового менеджера. Ведь результат его работы – это показатель Вашей эффективности. Целенаправленный, хорошо спланированный ввод подчиненного в должность поможет снизить Ваши управленческие риски. Кроме того, Вы сможете сэкономить время и получить дополнительный КПД (коэффициент полезного действия), одновременно и обучая своего подчиненного, и внедряя необходимые организационные преобразования.

Как написана эта книга?

Книга пошагово описывает кейс: ввод в должность руководителя структурного подразделения с помощью технологии co-management. Каждое действие изложено в виде теоретических предпосылок (почему мы так сделали) и краткого описания методологии (как мы это сделали). Книга содержит конкретные примеры сформулированных целей, описанных бизнес-процессов, а также схем, иллюстрирующих те или иные процедуры, в частности, предоставление обратной связи сотрудникам, алгоритмы контроля, типологию сотрудников и т. д.

Безусловно, невозможно дать рецепты по повышению эффективности управления на все случаи жизни. Данный кейс не ставит перед собой подобную цель. Предложенная автором методика предоставляет возможность переосмысления своего предыдущего управленческого и профессионального опыта и предлагает расширить возможности для повышения личной эффективности.

Если после прочтения книги у Вас возникнут вопросы, обращайтесь к нам, в группу компаний «РУСКОНСАЛТ» (http://www.rusconsult.ru/).

Мы всегда открыты для взаимного обмена опытом и идеями.

Условие данного кейса

Хорошее управление состоит в том, чтобы показывать средним людям, как сделать работу превосходных людей.

Дано: Организация (здесь и далее – компания, организация) предлагает рынку комплекс интеллектуальных услуг (рекламных, маркетинговых и т.д.). Структурное подразделение (здесь и далее наименования «отдел» и «структурное подразделение» равнозначны) отвечает за создание рекламных и маркетинговых услуг. Назначен новый руководитель структурного подразделения (далее – руководитель-стажер). Предыдущий начальник отдела покинул компанию (в данном случае нам неважно по каким причинам), и его преемнику предстояло, по словам руководства этой организации, «наладить» работу структурного подразделения.

Проблемы, которые озвучило руководство компании: деятельность отдела неэффективна, сроки проектов не соблюдаются, в отделе постоянные конфликты, компания «теряет лицо» из-за того, что ключевое подразделение компании, отвечающее за создание креативного контента3, не справляется со своими задачами.

Найти: Необходимо было перестроить работу структурного подразделения, повысить эффективность работы сотрудников, обеспечить стабильное качество производимых услуг в соответствии с требованиями клиентов организации.

Мы (а именно: я – как консультант и менеджер проекта по внедрению изменений – и руководитель данного структурного подразделения, она же руководитель-стажер) начали с определения общей картины, или, как говорят военные, с рекогносцировки. Только в нашем случае мы исследовали не позиции противника, а поле для проведения необходимых боевых (управленческих) маневров (действий).

Для того чтобы увидеть ситуацию целиком, чрезвычайно полезным является «вынесение» своих мыслей, идей, соображений на какой-либо носитель – лист бумаги, флип-чарт, доску. Так гораздо проще представить глобальную задачу во взаимосвязи с другими альтернативами, требующими последовательного урегулирования. Визуализация помогает мозгу человека найти оптимальный выход даже из незнакомых ситуаций. Это очень важно, когда поставлена глобальная задача, но не очень понятно, с какого места к ней подступиться, с чего начать, какие действия производить последовательно, а какие параллельно. В этом кейсе мы использовали визуальные способы (таблиц, схем, алгоритмов), позволяющих упрощать сложные управленческие ребусы и раскладывать информацию «по полочкам».

Для того чтобы «наладить» работу отдела и повысить его эффективность, нам необходимо было четко понимать цели структурного подразделения (которые, разумеется, вытекают из целей организации), затем выделить бизнес-процессы, в которых участвует структурное подразделение, разграничить зоны ответственности в рамках организационной структуры, определить необходимые компетенции персонала и сплотить сотрудников вокруг достижения организационных целей.

Для наглядности мы изобразили повышение эффективности работы отдела в виде схемы (Рис. 1).

Первое, о чем мы договорились на уровне понятийного аппарата с руководителем-стажером – это о понимании роли руководителя в современной организации.

Основная роль руководителя в современной организации — осуществлять управленческое обслуживание своих подчиненных.

Рис. 1. Схема работы по повышению эффективности структурного подразделения

Почему мы так решили и что из себя представляет управленческое обслуживание подчиненных?

В условиях жесткой конкуренции залогом успеха организации в долгосрочной перспективе является лояльность клиентов, а именно их готовность совершать повторные покупки, делать регулярные заказы, рекомендовать друзьям и знакомым. Поэтому если у компании, работающей на конкурентном рынке, нет серьезного преимущества в сервисе, в отношениях с клиентами, то ее будущее рискованно-непредсказуемо.

А для того чтобы компания была по-настоящему ориентирована на потребности своего клиента, необходимо, чтобы деятельность каждого сотрудника этой организации была направлена на данную цель. Исходя из этого понимания меняется и отношение к роли руководителя в организации. Задача руководителя в части обслуживания своих подчиненных заключается в формулировании ясных, достижимых целей, установлении измеримых показателей, принятии своевременных и правильных решений, создании инфраструктуры для эффективного взаимодействия сотрудников, развитии потенциала своих подчиненных и организации среды для создания продуктов, превосходящих ожидания клиентов. При этом управленческое обслуживание подчиненных не означает заискивающее: «Чего изволите?». Управленческое обслуживание должно базироваться на принципах продуктного подхода. Продукт руководителя – это четкие цели, задачи, необходимые ресурсы, качественные управленческие решения. Продукт сотрудника – достигнутые цели, выполненные в соответствии с заданными критериями задачи и т. д.

Ценное понятие:

Продуктный подход к формулированию результатов труда структурного подразделения (организации, сотрудника) заключается в определении итогов деятельности в виде конкретных продуктов. Продуктом может быть информация, документ, решение проблемы, одним словом, все, что можно «приобрести» на внутреннем «организационном рынке», где каждое структурное подразделение или сотрудник «продает» другому структурному подразделению или сотруднику результаты своего труда.

Итак, менеджмент существует для того, чтобы помогать людям в местах создания ценности для клиента выполнять свою работу лучше с помощью устранения всевозможных препятствий. Исходя из этого посыла мы и начали проводить свою работу по повышению эффективности структурного подразделения организации.