Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база - Марина Шитова

В ходе проверки в первую очередь инспектор может потребовать учредительные документы и свидетельство о регистрации. Кроме того, предъявляются документы, касающиеся трудовых отношений на предприятии. Документы, наличие которых прямо предусмотрено в ТК РФ, следующие:

• коллективный договор;

• трудовые договоры;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• штатное расписание;

• график отпусков;

• документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников;

• трудовые книжки;

• договоры о полной материальной ответственности.

Иные документы:

• приказы (кадровые, производственные) и основания к ним;

• книга регистрации приказов;

• книга учета движения трудовых книжек;

• личные карточки работников (форма № Т-2);

• ведомости по заработной плате;

• табели учета использования рабочего времени (форма № Т-12, Т-13);

• журнал учета сверхурочных работ;

• журнал регистрации командировочных удостоверений;

• список работников в возрасте до 18 лет;

• список беременных работниц и работающих женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми—инвалидами и инвалидами с детства;

• список работников—инвалидов;

• список работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

• сведения о просроченной задолженности по заработной плате;

• сведения о наличии (отсутствии) задолженности по иным выплатам.

При отсутствии необходимых документов или их несоответствии требованиям закона составляются документы об административном правонарушении, предусмотренные статьей 19.7 КоАП РФ («Не предоставление сведений (информации)»), которые в установленном порядке направляется в суд, имеющий право наложить штраф (от 5 до 50 МРОТ). Кроме штрафа нарушителей может ожидать вынесение предписания или дисквалификация руководителя. В большинстве случаев наказанию подлежит руководитель предприятия, но также это могут быть другие должностные лиц, если работодатель делегировал им полномочия или возложил на них обязанности, с которыми они не справились.

Сам инспектор имеет практически неограниченные полномочия. Он не только составляет протокол о нарушении, но и рассматривает материалы дела, а также может назначать наказание. Причем именно он учитывает все обстоятельства правонарушения (как смягчающие, так и отягчающие), определяя размер санкции за нарушение предприятию или должностному лицу.

Если работодатель не согласен с выданным ему предписанием, то он может его обжаловать вышестоящему должностному лицу Рострудинспекции (по месту расположения инспекции) или в судебном порядке в течение десяти дней с момента его получения (ст. 361 ТК РФ). В этом случае заявителем может выступать только конкретный человек (должностное лицо), а не предприятие. Согласно ст. 11 Закона № 134-ФЗ именно инспекторы должны доказывать законность своих действий при их обжаловании. Подача в установленный срок жалобы приостанавливает исполнение постановления о наложении административного взыскания до рассмотрения жалобы.

Порядок оформления документов по результатам проверки следующий. Вначале издается Акт проверки соблюдения законодательства о труде и охране труда, в котором фиксируются либо выявленные правонарушения, либо их отсутствие. Акт составляется в двух экземплярах – один остается у инспектора, другой вручается работодателю (его представителю) под расписку. В нем должно быть указано:

• дата, время и место его составления;

• наименование органа, осуществляющего проверку;

• дата и номер распоряжения;

• фамилия, имя, отчество и должность проверяющего;

• наименование предприятия, фамилия, имя, отчество, должность представителя предприятия, присутствующего при проведении проверки;

• дата, время и место проведения проверки;

• перечень документов, истребованных в ходе инспекции;

• сведения о результатах проверки, в том числе и о выявленных нарушениях;

• сведения об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с содержанием акта представителя организации;

• подпись должностного лица, осуществившего проверку.

Подпись руководителя предприятия под актом не означает его согласия с результатами проверки, она фиксирует факт ознакомления с данным документом.

В случае выявления правонарушений в работе предприятия выносится предписание, которое позволяет судить о соблюдении законодательства на предприятии и дает работодателю обязательные для исполнения указания об устранении имеющихся нарушений и о привлечении виновных в том лиц к дисциплинарной ответственности. В документе указывается срок, в течение которого работодателю необходимо исправить те или иные нарушения, и срок, в течение которого следует проинформировать об этом правового инспектора (ст. 9 Закона № 134-ФЗ). Один экземпляр предписания с копиями приложений (протоколы проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников) вручается работодателю или его представителю под расписку, либо направляется на предприятие по почте с уведомлением о вручении. Позднее уведомление приобщается к экземпляру предписания, остающемуся в деле проверяющего инспектора.

Составление протокола об административном правонарушении означает начало административного производства по факту выявленных нарушений. Протокол может быть составлен в отношении любого должностного лица предприятия, которое допустило нарушение трудового законодательства, в том числе в отношении руководителя кадровой службы. Должностному лицу, в отношении которого составлен протокол, должны быть разъяснены его права и обязанности (например, право знакомиться с содержанием протокола, право отказаться от его подписания). Подпись на протоколе об административном правонарушении может сопровождаться словами: «С протоколом не согласен». Все замечания, возражения, объяснения по поводу содержания документа должны быть учтены инспектором и оформлены как дополнение к протоколу. Это реальный шанс отразить сомнения по поводу предъявляемых претензий, который нельзя упускать, т. к. на основании данного документа будет решаться вопрос о привлечении должностного лица к ответственности за допущенные нарушения.

После составления протокола об административном правонарушении возможны два варианта развития событий: представитель Рострудинспекции выносит постановление

• о прекращении производства по делу (если допущенные нарушения малозначительны и были оперативно устранены);