Цельная жизнь. Главные навыки для достижения ваших целей - Марк Виктор Хансен

Формула «4Д»

Важно научиться различать так называемые срочные дела от ваших основных приоритетов. Круглый день тушить пожары в офисе – это, как говорит эксперт в области тайм-менеджмента Харольд Тэйлор, значит поддаваться тирании срочности. Например, вы несетесь отвечать на каждый телефонный звонок. Или немедленно реагируете на письмо, даже если немедленный ответ не требуется.

Займитесь вместо этого главным. Чтобы правильно выстроить приоритеты, пользуйтесь формулой «4Д». Вот как вы можете поступить:

1. Дать отбой

Научитесь говорить «нет, я выбираю не делать этого». Проявите твердость.

2. Делегировать

Есть задачи, которые можно выполнить и без вас. Передайте их кому-то без вины и сожалений. Просто задумайтесь: «Кто еще мог бы это сделать?»

3. Делать позже

Есть вопросы, которые требуют вашего внимания, но не прямо сейчас. Их можно отложить. Выделите отдельный день в вашем расписании, когда вы сможете заняться такими задачами.

4. Делать сейчас

Сделайте это сейчас. Важные проекты требуют вашего внимания прямо сейчас, поэтому начните эту работу сегодня. Двигайтесь вперед. Поощряйте себя за выполнение этих задач. Не придумывайте отговорок. Помните: если не предпринять активных действий сейчас, вас ждут неприятные последствия.

Установка границ

Чтобы фокусироваться на главном, важно установить новые границы и не переступать их. Прежде всего разберитесь, что это будут за границы – как на работе, так и дома. Обсудите их с самыми важными людьми в вашей жизни, они должны понимать, зачем вам такие перемены. А вам нужна их поддержка, чтобы сохранять фокус.

Большинство бизнесменов тратят слишком много времени на то, о чем мало знают. Держитесь того, что знаете лучше всех, и продолжайте совершенствовать свои таланты.

(Это особенно важный совет в отношении инвестирования денег!)

Чтобы разобраться, что такое установка границ, представьте себе маленького ребенка на песчаном океанском пляже. Вокруг него – безопасная зона, отгороженная пластиковыми буями, связанными между собой канатом. К канату прикреплена прочная сеть, не позволяющая ребенку заплыть за огороженную территорию. Глубина внутри ограждения – не больше полуметра. Здесь спокойно, и ребенок может беззаботно играть.

По другую сторону ограждения – сильное течение и крутая подводная яма глубиной в несколько метров. Вокруг носятся моторные лодки и гидроциклы. Знаки предупреждают: «Опасность! Плавать запрещено!» Пока ребенок внутри огороженной зоны, все хорошо. За ее пределами он в опасности. К чему мы клоним: если вы находитесь в зоне, где постоянно отвлекаетесь и не можете полностью отдаться своему делу (как ребенок – игре), вы в опасности. Душевной и физической. Оставаясь в зоне, где вы справляетесь лучше всего, вы можете безопасно плескаться хоть целый день.

Сила слова «нет»

Для поддержания границ нужен новый уровень самодисциплины. Вы должны жить осознанно, понимать, на что тратите время. Периодически спрашивайте себя: «То, чем я сейчас занят, поможет достигнуть моих целей?» К этому нужно привыкнуть. А еще нужно научиться чаще говорить «нет». Вот три сферы, на которые стоит обратить внимание:

Главная битва ежедневно происходит у вас в голове. Мы постоянно прокручиваем в голове какие-то ситуации: да/нет, делать/не делать. Заканчивайте с этим. Когда вдруг ваши внутренние демоны начнут просить голоса, остановитесь. Возьмите перерыв. Поговорите сами с собой, напомните, сколько всего замечательного вас будет ждать в конце пути, если перестанете отвлекаться. И о плохих последствиях тоже не забудьте упомянуть.

Очень много людей будут вас отвлекать. Если вы придерживаетесь принципа открытых дверей, к вам непременно зайдут в кабинет, чтобы поболтать. Бороться с этим очень просто – откажитесь от этого принципа. Закрывайте дверь хотя бы на ту часть дня, когда вам нужно остаться наедине с собой, чтобы сконцентрироваться на важном новом проекте. Если это не сработает, повесьте на двери табличку: «Не входить, могу уволить!»

Дэнни Кокс, ведущий бизнес-консультант из Калифорнии и автор нескольких бестселлеров, приводит интересное сравнение, когда рассказывает о расстановке приоритетов: «Если вам нужно проглотить лягушку, не надо на нее долго смотреть. А если их несколько, начните с самой большой». Проще говоря, не затягивайте с решением важных задач.

Многие сперва хватаются за самое легкое задание из запланированных на день. В результате наступает вечер, а самое важное дело, самая большая лягушка так и сидит нетронутой. Не уподобляйтесь большинству.

Вот вам идея. Купите себе большую пластиковую лягушку и ставьте ее на стол, когда работаете над самым главным проектом. Предупредите своих сотрудников, что если они видят зеленую лягушку, значит, вас ни в коем случае нельзя отвлекать. Кто знает – может, этот метод возьмут на заметку ваши коллеги, и весь офис станет работать чуточку эффективнее.

Возможно, самая коварная помеха из всех – это телефон. Удивительно, как легко это маленькое устройство получило власть над распорядком нашего дня. Если вам нужно два часа ни на что не отвлекаться, отключите телефон, мобильник и вообще все устройства, которые могут отвлечь. Вашими помощниками станут электронная и голосовая почта, а также автоответчик. Пользуйтесь ими с умом – вы, конечно, не можете всегда быть «абонент не абонент». Возьмите пример с врачей и также распланируйте время приема – по понедельникам с 14 до 17, по вторникам – с 9 до 12. Потом выделите самое продуктивное время на телефонные звонки, например с 8 до 10 утра. Если вы хотите добиваться больших результатов, вам нужно время, когда вы будете полностью недоступны для внешнего мира. Избавьтесь от привычки тянуться за телефоном каждый раз, когда он звонит. Скажите «нет». Да, и дома тоже.

Наш друг и специалист по тайм-менеджменту Харольд Тэйлор вспоминает случай из времен своей болезненной зависимости от телефона. Однажды, возвращаясь домой, он услышал телефонный звонок. Пытаясь поскорее взять трубку, он разбил стекло на входной двери и поранил ногу. Это его не остановило. Задевая по дороге мебель, он доковылял до телефона, на последнем звонке схватил трубку и еле выдохнул: «Алло!» «Вы подписаны на газету „Глоуб энд мейл?“» – бодро спросили его на другом конце провода.

Вот вам идея: чтобы избежать рекламных звонков, дома отключайте телефон, когда садитесь обедать или ужинать. Они ведь звонят как раз в такие моменты. Ваша семья оценит этот шаг, и вы сможете насладиться разговорами друг с другом в спокойной обстановке. Когда вы отвлекаетесь на все подряд, вы ставите на паузу свое будущее. Будьте сильными и отказывайтесь от того, что не пойдет вам на пользу. С этого момента все такие действия – вне ваших границ. Не ходите туда больше!

Живем по новым правилам

В этом разделе мы расскажем, как подружить новые правила с вашей реальной жизнью. Это требует перемен в мышлении и, самое главное, – действий. Поэтому лучше с этим не затягивать. Вот, например, врачи. Они очень ревностно относятся к своим границам. У них огромное количество пациентов, из-за чего постоянно приходится придумывать, как работать эффективнее. Один из ведущих экспертов в этом вопросе – доктор Кент Ремингтон, дерматолог, специализирующийся на лазерной терапии. Количество его пациентов стабильно растет год от года. Параллельно с этим растет и роль эффективного тайм-менеджмента в его работе.

Доктор Ремингтон принимает первого пациента в 7:30 (успешные люди всегда начинают работать рано). По приезде в клинику пациенты регистрируются и направляются к одной из комнат ожидания. Медсестра проверяет карту и расспрашивает пациента о его самочувствии. Через несколько минут в кабинет заходит сам доктор Ремингтон, уже знакомый с историей болезни, которую для него подготовила медсестра.

Такой командный подход позволяет доктору Ремингтону сосредотачиваться только на лечении пациента. Вся подготовительная работа проводится заранее. После приема дальнейшие рекомендации пациенту дает квалифицированный персонал клиники. Таким образом у доктора получается принимать больше пациентов за день, а им самим не приходится томиться в очередях. Каждый член его команды отвечает только за те вещи, которые отлично у них получаются, и в итоге вся работа идет слаженно и без сбоев. Насколько это похоже на работу других офисов? Думаю, ответ очевиден.

Что еще можно сделать, чтобы выйти на новый уровень эффективности и целеустремленности? Вот один важный совет:

Не забывайте о старых привычках, которые могут помешать вам сосредоточиться на главном.

Например, привычка слишком много смотреть телевизор. Если вы привыкли валяться на диване по три часа каждый день и двигать только пальцем по пульту – стоит задуматься об этой привычке. Некоторые родители понимают, как это вредно, и ограничивают просмотр телевизора для своих детей несколькими часами по выходным. Почему бы вам не последовать их примеру? Вот вам задача. Целые выходные не смотрите телевизор и потом посчитайте, сколько дел вы переделаете за это время.