Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц - Павел Безручко

Если в вашем случае предлагаемый портрет не соответствует оригиналу, смело нарушайте все правила, о которых пойдет речь в следующих разделах книги…

А еще лучше – не торопитесь нарушать правила или слепо им следовать. Начните со сбора информации и анализа вашей «целевой аудитории». Вот список вопросов для такого анализа (отнюдь не исчерпывающий):

• Адресат и тема письма:

• Кто ваш адресат? Кому вы собираетесь писать?

• Какие две-три главные мысли вы хотите донести до адресата при помощи своего документа?

• Какую реакцию адресата вы хотите получить в ответ на документ? (Например: одобрение сделанной работы, согласие с идеей или предложением, решение, указание, совет и т. п.)

• Приоритеты адресата:

• Что является важным, приоритетным для этого руководителя (и человека) в целом, безотносительно вашей темы? Какие проблемы, задачи и вопросы его волнуют по-настоящему?

• Входит ли ваша тема в перечень важного для адресата?

• На какие факторы адресат обращает особое внимание, когда формирует свое мнение и принимает решения? (Например: текущие затраты и доходы, новые возможности – будущие перспективы, риски, инновации, производительность труда, соблюдение правил, хороший климат в команде, удовлетворенность клиентов и т. п.)

• Как адресат воспринимает информацию:

• Он предпочитает получать краткое изложение вопроса или его интересуют подробные выкладки и обоснования?

• Он скорее романтик (то есть мыслит глобальными целями и идеями, не опускается до вопросов «как сделать») или прагматик (рассчитывает баланс затрат и выгод, думает о внедрении и выполнимости планов)?

• За что он хвалит нижестоящих, которые обращаются к нему с отчетами, запросами и предложениями? За что он чаще всего критикует их?

• Какие еще особенности восприятия информации характерны для вашего адресата?

• Как адресат воспринимает вашу тему и вас как автора:

• Есть ли у адресата сформированная позиция, мнение по вашей теме – или вы будете писать о вещах, которые ему совершенно неизвестны?

• Если позиция уже есть, в чем она состоит? (Например: сторонник, противник, иная позиция.)

• Адресат вас знает – или вы для него Инкогнито?

• Если он знает вас, то в какой мере он доверяет вам в том вопросе, о котором вы собираетесь писать?

Если вы хорошо знаете какую-либо классификацию типов личности и умеете ею пользоваться, это может помочь в анализе особенностей вашего адресата. Вот некоторые полезные типологии:

• MBTI – индикатор типов Майерс – Бриггс;

• DISC – типология Д. Гайера;

• PAEI – типология менеджерских ролей И. Адизеса;

• типология командных ролей Р. М. Белбина;

• типология 4F «ЭКОПСИ Консалтинг».

Однако помните о том, что любая типология – это тоже стереотип.

Ваша выжимка этой главы: ______________________

Часть 2

Как сформулировать цель документа?

Во второй части книги я рассказываю о том, как правильно формулировать цель при подготовке документов для первых лиц.

Тексты, которые используются в качестве иллюстраций и примеров в этой и следующих частях книги, взяты из реальной жизни. Я значительно сократил их объем, чтобы убрать все лишние детали, удалил или изменил имена людей (однако сохранил должности) и заменил названия компаний условными, поскольку обязан соблюдать нормы конфиденциальности по отношению к клиентам и партнерам.

Формулируйте цель своего сообщения в терминах желаемой реакции адресата

Я уже говорил о том, что многие авторы документов никак не конкретизируют цель. «Цель» своего обращения к первому лицу они обычно представляют себе как-то так: «Я хочу проинформировать о том-то» или «Я хочу обсудить такую-то проблему». Если же вы спросите, зачем они хотят информировать, они в ответ разведут руками: «Это уж пусть ОН сам думает и решает, что ему делать с моей информацией, – на то он и “генерал”».

Ошибочный и вредный подход. Я неоднократно становился свидетелем недоумения или даже раздражения высокопоставленных руководителей, вызванного бесцельными обращениями: «Зачем мне эта информация?.. Чего он от меня хочет?.. Что мне делать с этой писулькой?!» Вряд ли авторы рассчитывали именно на эту реакцию.

При подготовке запросов и предложений истинные цели, как правило, таковы:

• получить одобрение запроса или согласие с предложением;

• получить полномочия или ресурсы;

• получить решение, указание, мнение или совет;

• получить разрешение на конкретные действия.

А отчеты обычно пишутся для того, чтобы:

• получить признание и высокую оценку сделанной работы (закрыть поручение, отчитаться);

• помочь адресату сформировать полезный вывод или решение на основе представленной информации;

• получить согласие с рекомендациями или с планом дальнейших шагов.

Обратите внимание: все перечисленные цели сформулированы в терминах реакции адресата на полученное сообщение. Документ – не самоцель, а средство достижения цели.

Такой подход к постановке целей может показаться недипломатичным, излишне прямолинейным или даже самонадеянным: автор документа предписывает первому лицу, как тому следует реагировать. Действительно, некоторые цели не стоит приводить в документах в том виде, как они изложены выше. Например, формулировку «Я хочу получить от вас признание и высокую оценку моей работы, чтобы закрыть ваше поручение…» лучше заменить словами «Предлагаю отчет о выполнении поручения…». А вместо «Я хочу, чтобы вы одобрили мой запрос…» лучше написать «Прошу согласовать…».

А вот наедине с собой проявлять излишнюю дипломатичность не следует. Документ, цель которого сформулирована слишком обтекаемо и неясно, не получится написать хорошо. «Хороший документ» – это документ, который вызывает желаемую реакцию адресата. Если желаемая реакция не определена, любой полученный ответ может быть истолкован и как блестящий успех, и одновременно как полный провал. Как говорил римский философ Сенека: «Когда человек не знает, к какой пристани он держит путь, для него ни один ветер не будет попутным».

Формулировать цель ясным образом и в терминах желаемой реакции важно еще по одной причине: это повышает эффективность работы над структурой и текстом документа. Чем более прямо, просто и конкретно определена желаемая реакция адресата, тем проще вам будет выделять главное и определять, какие темы и факты имеют отношение к цели, а какие уводят в сторону.

Цель документа не является статичной, незыблемой. В процессе подготовки она может трансформироваться, иногда вплоть до полной своей противоположности.