Интегрированный тайм-менеджмент - Прентис Стив

СИЛА РЕЗЕРВА

Припомните, сколько раз, отправляясь куда-нибудь — в соседний супермаркет, к примеру, или в центр города, вы теряли массу времени, объезжая квартал за кварталом в поисках места для парковки?

Эти поиски пусть ненадолго, но задерживали вас, однако о месте для парковки мы, как правило, не думаем во время пути. Разве не замечательно было бы получить в собственное распоряжение постоянные места для парковки везде, куда мы обычно ездим? Приехал, мигом поставил машину — и занимайся делами, вместо того чтобы зря тратить время.

Считайте, вы как раз и обеспечиваете себе такое постоянное место, когда производите учет предсказуемых и ожидаемых задач вашего трудового дня и вносите их в план в качестве резервных событий. Большинство из нас отмечают в плане лишь события единичные, как, например, совещание особой важности или посещение дантиста, — отсюда и наши сложности.

Предположим, вам звонит коллега: «Нужно встретиться во вторник. Как у тебя со временем?» (Хуже того, он может уточнить ваш график у вас на сайте и внести туда встречу, не согласовывая с вами.) Вполне вероятно, что в повестке вторника у вас фигурируют лишь события крайней важности и день выглядит обманчиво свободным.

Однако если бы вы заранее учли предсказуемые и ожидаемые события в качестве резервных, список ваших дел на вторник был бы гораздо полнее. Резервные события не отнимают 100% рабочего времени, как видно из рисунка 4.6. Найдется время и на встречу с коллегой. Резерв, однако, гарантирует, что вы по большей части готовы к работе даже в те дни, которые еще не распланировали.

Если для планирования рабочего дня вы пользуетесь такими программами, как Microsoft Outlook или ACT!, то легко вставите резервные события в график каждого дня. Но даже если вы пользуетесь обычным ежедневником, несложно пометить резерв обычным карандашом. 

Рис. 3.6. Данный список дел не означает, что с коллегой вы можете встретиться только в промежутке между 1 5.30 и 1 7.00. Задачи можно сдвигать и перемещать, как вам удобно (подробнее об этом — в следующем разделе «От целого к части»). Однако и вам, и коллеге понятно, сколько реально времени вы можете потратить на совещание

ОТ ЦЕЛОГО К ЧАСТИ

Понятно, что предсказуемые и ожидаемые события не сложатся в одно аккуратное целое вашего рабочего дня. Цель учета дневных задач и определения их в резерв в том, чтобы отвести достаточное количество минут и часов на те события, которые в течение дня произойдут с наибольшей степенью вероятности. Считайте, что вы резервируете себе место для удобной и быстрой парковки. В течение рабочего дня события будут происходить в том или ином порядке, но вы по крайней мере будете к ним готовы.

В главе 4 вы научитесь с помощью I-образного распорядка дня вычленять эти заранее отведенные минуты и часы в функциональные блоки времени, а в следующих главах узнаете, как заставить коллег и клиентов играть по вашим правилам.

ДЕЛА ЕЖЕГОДНЫЕ

Учет полезен не только в отношении ежедневных задач; он также поможет вам определить типичные события, из которых состоит ваш год, чтобы ни одно из них больше не захватило вас врасплох. Многим, к примеру, может подойти настенный плакат, содержащий следующее:

• периоды наивысшей деловой активности;

• периоды спада деловой активности;

• государственные праздники;

• отпуска сотрудников;

• период весеннего спада;

• рождественские праздники;

• все прочие долгосрочные события, меняющие планы.

ПРЕИМУЩЕСТВА ПЛАНИРОВАНИЯ

Вернувшись к пяти этапам управления проектами, о которых шла речь в начале главы, вы заметите, что этап планирования выглядит самым долгим. На сколько бы ни был рассчитан сам проект, планированию приходится отводить много времени, что обычно людей и пугает.

Но суть в том, что планирование является частью проекта, а не подготовкой к его началу и менеджер проекта это всегда понимает. Есть такое высказывание: «Провалил планирование — значит, спланировал провал», но мне больше нравятся слова Авраама Линкольна: «Если на то, чтобы срубить дерево, мне дадут шесть часов, четыре из них я потрачу на заточку топора». Прежде чем начинать дело, нужно подготовиться.

Заранее планируя свой день, вы сможете:

• определить критический путь, чтобы не оказаться привязанным к нему;

• учесть предсказуемые и ожидаемые задачи;

• составить реалистичный проектный план;

• создать основу для успешной работы;

• создать механизм для общения и влияния на окружающих;

• установить традицию непрерывного совершенствования — и при этом у вас еще останутся время и силы на то, чтобы просто жить.

ГЛАВА 4.

I-ОБРАЗНЫЙ РАСПОРЯДОК ДНЯ: ПРИМЕНЯЕМ УЧЕТ К СТРУКТУРЕ

 При I-образном распорядке дня используются основные идеи учета и управления проектами, с тем чтобы вы могли выполнять задачи в оптимальном порядке, а также применять механизм влияния (преодоление трудностей, обмен информацией, защита своих интересов).

В данной главе разъясняются принципы I-образного распорядка дня и показывается, как построить упреждающее гибкое расписание. В главе 6 определяются элементы, которые вы можете добавить к I-образному распорядку своего дня, чтобы провести время с максимальной отдачей.

КАК РАБОТАЕТ I-ОБРАЗНЫЙ РАСПОРЯДОК ДНЯ

I-образный распорядок дня состоит из 15-минутного утреннего планирования, контрольного этапа (собственно вашего рабочего дня) и завершающего обзора (рис. 4.1). Представленный графически, I-образный распорядок дня напоминает двутавровую балку, отсюда и его название [4]. Верхушка I-образного распорядка дня, называемая планированием, — это время создания реалистичного и практичного плана предстоящего рабочего дня.

Такое планирование отличается от знакомых всем действий: придя на работу, проглядеть ежедневник или мысленно пробежаться по намеченным на день делам, сидя за рулем автомобиля, по дороге в офис. Люди, привыкшие так начинать рабочий день, к 11 часам утра теряют контроль и выбиваются из графика. Первый пятнадцатиминутный этап I-образного распорядка дня — это упражнение в упреждающем планировании.

Середина I-образного распорядка дня, представленная пунктирной линией, — это сердцевина вашего рабочего дня, т. е. время, когда вы проводите совещания, исполняете свою работу, обедаете и т. д.

Эта линия символизирует контрольный этап управления проектами: мы отмечаем перемены в течение рабочего дня и как толковый менеджер проекта, держа руку на пульсе, соответственно меняем план, чтобы все задействованные в проекте, включая и нас, сохраняли заданный ритм.

Подножие I-образного распорядка дня, так называемый обзор, предполагает завершение, а именно: 1) подведение итогов всех задач дня и 2) непрерывное совершенствование. Давайте разберемся поподробнее.

Рис 4.1. I-образный распорядок дня

РАСКАДРОВКА

Частью крайне трудоемкого процесса создания кинофильма является так называется раскадровка. Команда талантливых художников создает иллюстрированный сценарий фильма. Работа эта остается скрытой от зрительских глаз, но она помогает всей команде создателей картины четко представить себе ленту от начала до конца, а следовательно, осознать подстерегающие проблемы и подготовиться к их решению. Все участники создания фильма хотят быть уверены, что знают о проекте (и о своей работе в проекте) практически все. Они осознают, как важно еще до начала битвы убедиться, что все под контролем, даже если для этого и придется потратить некоторое время.