Интегрированный тайм-менеджмент - Прентис Стив

Пятнадцатиминутное утреннее планирование — это начало вашей битвы. В это время вы делаете следующее:

• знакомитесь с новыми имейлами и сообщениями голосовой почты, планируете ответы на них;

• записываете свое приветствие голосовой почты на данный день — это ваша первая защита от помех в работе, которая однако призвана удовлетворять наиболее типичные запросы клиентов;

• распределяете предсказуемые и ожидаемые события в соответствии с прочими задачами дня;

• заранее известным задачам и наиважнейшей задаче дня отводите «краеугольное время» («краеугольное время» — самый спокойный отрезок дня, когда выполняется основная работа; подробнее об этом — в главе 6);

• перепоручаете коллегам те дела, которые можно им доверить;

• вносите необходимые изменения в дневное расписание — на экране или на бумаге;

• обдумываете предстоящие в течение дня поездки и проводите их подготовку;

• планируете адекватное общение (совещания) с начальством;

• мысленно просматриваете все задачи дня в перспективе, с тем чтобы не тратить время на ненужную или несвоевременную деятельность.

Вспомните, что с нами произошло за период, прошедший с Международной ярмарки 1939 года. Темп жизни и скорость информационного потока невероятно возросли, вынуждая нас постоянно поднимать планку наших ожиданий, что в свою очередь рождает реактивный характер наших действий: мы отвечаем на внешние раздражители, вместо того чтобы их контролировать. В этом смысле можно даже сказать, что мы принадлежим нашему распорядку дня, а не наоборот. Предлагаемое I-образным распорядком дня планирование как раз и ставит целью этого избежать. Его методы гарантируют нам выгоду от предупреждающего планирования, тем самым снимая с нас бремя реактивных поступков.

I-образное планирование, кроме того, представляет события в реальном свете, поскольку туманные идеи, как известно, — слабые козыри. Полагаясь на список дел, который существует исключительно у вас в голове, вы, возможно, и находитесь в курсе событий, зато окружающие остаются в неведении. Вы ставите себя в крайне невыгодное положение, подставляясь под град всевозможных заданий со стороны. Предлагая вам новую задачу, человек вряд ли задумается над вашими планами на это утро и уж тем более не усомнится в необходимости своего вопроса к вам. А вот распорядок дня, который можно увидеть и потрогать, — это средство общения, с помощью которого гораздо проще справиться с конфликтами и повлиять на коллег-просителей.

Кроме того, к списку дел, составленному мысленно или небрежно набросанному на обрывке бумаги, и отношение небрежное — в случае появления неожиданных проблем от него легко отступают. Внешние события постоянно влияют на рабочий план, память перегружается, и если вы храните свой план именно в памяти, то с каждой новой задачей теряете способность четко мыслить и тем более различать главное и второстепенное. Если же все пункты вашего дневного плана обрели материальную форму в распорядке дня, память ваша не перегружена и вы легко справляетесь с любыми неожиданностями.

ТАК ЧЕМ ЖЕ ЗАНЯТЬСЯ ВО ВРЕМЯ ПЛАНИРОВАНИЯ?

Первое: отведите время для самого планирования. Превратите его в стандартную, регулярную процедуру каждого рабочего утра. Дайте понять всем коллегам, что ваш день реально начинается на четверть часа позже. Пусть вы уже появились в офисе (или устроились за письменным столом, если работаете дома) — рабочий день начинается не раньше, чем вы проведете планирование и обновление своего графика. Для людей совершенно естественно считать вас доступным для общения и работы, как только вы появляетесь в поле их зрения — даже если вы и отдышаться не успели. И тем не менее вы должны отвести время не только на то, чтобы снять пальто и выпить чашку кофе, но и на свое I-образное планирование. Эти 10—15 минут попадают под запрет для любой иной деятельности. Пусть вам вновь послужит примером все тот же шеф-повар: прежде чем открыть ресторан для посетителей, ему многое нужно сделать.

Само собой, поначалу вы столкнетесь с трудностями, ведь люди привыкли бросаться к вам с вопросами и разговорами в минуту вашего появления. Мы поговорим об этом в главах 5 и 14. Крайне важно донести до окружающих ваш новый стиль работы и его преимущество не только для вас, но и для них. Пусть вы раньше работали по-другому — это не значит, что вы не можете измениться. Люди поймут, если им все правильно объяснить.

Второе: определитесь с назначенными на день встречами и предельно реалистично оцените время, которое уйдет на дорогу и на сами встречи. В главе 8 нас ждет урок, как сокращать встречи, не поступаясь их результативностью, однако некоторые из них все же займут больше времени, чем нам бы хотелось, и это время нужно учесть. Нагромоздив задачи одна на другую, вы не ускорите их выполнение. Помните, наша цель — подлинный реализм, а не следование по критическому пути.

Третье: разбейте блок предсказуемых и ожидаемых событий (см. рис. 3.6) на более мелкие составные части и распределите по времени в соответствии с основными задачами дня. Глава 6 продемонстрирует, насколько удобнее отвести на звонки и электронную почту определенное время, нежели справляться с ними по мере появления. Отведите резервным событиям утро и период после обеда. То же самое относится и к вашему «краеугольному времени».

Четвертое: внимательно просмотрите свою памятку «Не забыть сделать» и внесите ее пункты в распорядок дня. Эти небрежные памятки на полях вашего ежедневника — вещь опасная. Они предписывают что-то когда-нибудь сделать, не определяя ни начала, ни конца действий. Следовательно, очень легко обмануться в их длительности, а это грубейшая ошибка, поскольку даже самая простая задача может отнять гораздо больше времени, чем вы рассчитывали.

Итак, превратите каждый пункт памятки в составную часть вашего рабочего графика.

Допустим, что на выполнение каждого из десяти пунктов памятки потребуется пятнадцать минут. Внеся их в свой график, вы будете вынуждены отвести на них 150 минут (два с половиной часа), т. е. немалую часть второй половины дня. Радости, конечно, мало, однако если выполнять эти пункты необходимо, значит, они имеют право на место в вашем деловом графике. А раз так — внесите их в компьютерный график или ежедневник, чтобы превратить в реальные задачи.

На первый взгляд вышеописанные действия могут показаться мелочью, однако они гарантируют исполнение необходимых задач, при этом охраняя ваше время от вмешательства и фиктивной срочности новых дел.

В главе 9 мы обсудим, как ограничивать событие (телефонный звонок, совещание, поручение), чтобы оно длилось определенный отрезок времени, скажем пять минут, вместо того чтобы растягиваться стихийно и бесконтрольно. Научившись этому, вы сможете более реально планировать длительность дел из памятки, ставших частью вашей повестки дня.

Пятое: отведите время для обеда. Правильное питание и отдых — важное условие продуктивной и успешной работы (см. главу 12). Пусть обеденный перерыв, даже если это всего лишь двадцать минут, станет для вас священным.

Шестое: оставьте неприкосновенный запас времени. Это резерв для полных сюрпризов и вместе с тем дорога к успеху (см. главу 6).

I-образное планирование прокладывает уверенный и реалистичный курс для вашего рабочего дня, избавляет вас от необходимости принимать важные решения спонтанно, а также позволяет справляться как с ожидаемыми, так и с неожиданными задачами. Да, конечно, пятнадцать минут в день вам потратить придется, зато эти минуты обеспечат вам полный контроль над всем рабочим днем.

СЕРДЦЕВИНА I-ОБРАЗНОГО РАСПОРЯДКА ДНЯ

Сердцевина вашего I-образного графика — это ключ к сохранению контроля над рабочим днем.

Из главы 3 мы поняли, что проектный план должен быть гибким, чтобы подстраиваться под неизбежные изменения в работе. То же самое относится и к вашей рабочей деятельности. Вообразите себя капитаном большого судна, сражающегося в океане с ветром, волнами, подводными течениями. С вашей стороны было бы глупо лечь на курс, зафиксировать румпель — и уйти, никого не оставив на мостике. Очень скоро под воздействием сил природы корабль начал бы дрейфовать. Чтобы придерживаться выбранного курса, нужна постоянная бдительность как капитану судна, так и вам — капитану вашего рабочего дня. В течение дня задачи меняют свои позиции, и ваш график должен меняться соответственно, чтобы вы не сошли с курса.