Тайм-менеджмент. Полный курс - Татьяна Телегина

Эта таблица позволяет дизайнеру (и его руководителю!) полностью контролировать процесс получения согласований, расставляя «галочки» в колонках соответствующих согласующих инстанций (ПТО и т. д.). Ничего не теряется, ничего не забывается. Более того, простое правило автоформатирования раскрашивает задачи, срок выполнения которых приближается, в синий цвет. Поле «Длительность» позволяет узнать среднее время согласования перепланировок и поставить задачу уменьшения этого показателя.

Аналогично можно контролировать многие другие процессы, к которым относятся, например:

• продажи: список клиентов, отображающий значимые этапы взаимодействия, ближайшие необходимые действия, сроки и т. п.;

• пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации или публикации о нас;

• контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно «держать руку на пульсе» и быть уверенным, что все будет доставлено вам вовремя;

• документы: список договоров или других документов, проходящих некоторые стандартные стадии согласования.

В отделе продаж одной ИT-компании было настроено примерно следующее представление (рис. 8.34).

Здесь отображены ключевые этапы работы менеджера по продажам. Каждый из соответствующих столбцов имеет формат «дата»; столбец «ОК» означает, что продажа завершена; в столбце «Контакт» отображается контакт менеджера со стороны клиента. Поле «Тема» после названия клиента содержит краткое описание ближайших необходимых шагов.

С помощью пользовательских полей можно также создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило, их стоит «отсадить» в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные, так и еженедельные задачи (рис. 8.35).

Управление делегированными задачами может также осуществляться с помощью настройки пользовательских форм постановки задач. Такие формы могут применяться как для постановки задач подчиненным, так и для обмена стандартными задачами или информацией «по горизонтали». Например, вот очень простая форма для приема и передачи коллеге телефонного звонка (рис. 8.36).

Применение такого рода форм для управления делегированными задачами помогает руководителю ничего не упустить как при постановке задачи, так и при контроле за ее выполнением.

Основные выводы

Outlook (в переводе с англ. – наблюдение, обзор, бдительность) – идеальный инструмент, позволяющий создать полный обзор всех составляющих нашей жизни – работы, учебы и т. д. С помощью определенных настроек можно восстановить полную картину своих дел и задач, реализовать многие красивые решения, касающиеся планирования, расстановки приоритетов и создания системы контроля за выполнением поручений, что невозможно сделать в бумажном ежедневнике.

Использование «сущностей» «Встречи» и «Задачи» дает возможность наладить эффективную систему контекстного планирования в Outlook. Возможности программы позволяют автоматизировать и сделать более удобным процесс расстановки приоритетов. С помощью настройки пользовательских представлений мы можем отображать свои дела, встречи и задачи в наиболее удобном для нас виде.

Настроенная под задачи тайм-менеджмента, программа служит стандартом при организации командной работы. Использование Outlook в качестве корпоративного стандарта организации времени существенно повышает эффективность работы, снижает потери времени в компании и в конечном итоге становится одним из элементов, позволяющих упрочить ее положение, так как время представляет собой один из важных факторов, влияющих на конкурентоспособность. В современных условиях выигрыш во времени часто становится главным фактором развития компании и ее движения вперед.

Контрольные вопросы

1. Почему программа Outlook является наиболее распространенной для организации управления временем?

2. Какие две разные «сущности» в Outlook помогают осуществить жестко-гибкое планирование?

3. В каком разделе Outlook создаются жесткие встречи?

4. В каком разделе Outlook создаются гибкие задачи?

5. Как используется Outlook для расстановки приоритетов в задачах?

6. Что такое пользовательские представления?

7. Что такое категории в Outlook?

8. В чем преимущество планирования гибких задач в Outlook по сравнению с бумажными носителями?

9. Перечислите пять основных пунктов (кнопок), которые нужно знать для эффективного использования Outlook.

10. Как с помощью Outlook можно организовать командную работу? Приведите пример.

Практические задания

[56]

Задание 1. Настройте отображение панели календаря в удобном формате («рабочая неделя»). Настройте панель задач в «Календаре».

Задание 2. Создайте список гибких задач. Настройте правило автоформатирования, заставляющее MS Outlook раскрашивать приоритетные задачи с высокой степенью важности в красный цвет.

Задание 3. Настройте правило автоформатирования, заставляющее MS Outlook раскрашивать неприоритетные задачи в серый цвет.

Задание 4. Настройте правило автоформатирования: «Задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели, выделять синим цветом».

Глоссарий

Встреча (в MS Outlook) – создается в разделе «Календарь», имеет привязку к конкретному жесткому времени исполнения.

Гибкие задачи – задачи, привязанные к контекстам (условиям, обстоятельствам).

Группировка (в MS Outlook) – возможность видеть задачи разбитыми на некоторые смысловые группы, чаще всего на категории.

Депроблематизация – процесс перевода проблемной ситуации в заданную.

Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.

Задача (в MS Outlook) – создается в разделе «Задачи», имеет привязку к «Сроку исполнения», т. е. к дате, до которой ее необходимо выполнить.

Заданная ситуация – положение вещей, когда ясно, что нужно сделать, и ясно, как это нужно делать.

«Кайрос» – 1) удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла; 2) контекст.

Кароси – смерть от переутомления на рабочем месте.

Категория (в MS Outlook) – смысловая группа, к которой может быть отнесена любая из задач. Позволяет собрать и сгруппировать близкие по смыслу задачи.