Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база - Марина Шитова

При заполнении унифицированных форм приказов соблюдаются определенные правила.

• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения, другие сведения указываются в соответствии со служебным заданием;

• место назначения, (место командировки) также переносится из служебного задания;

• срок командировки указывается в соответствии со служебным заданием с учетом следующих правил:

– днем начала командировки является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, днем окончания – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы;

– срок командировки начинает исчисляться с момента отправления транспортного средства из места постоянной работы. В случае отправления (прибытия) транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда (приезда) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, вокзал, пристань, порт, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов;

– срок (в календарных днях) включает в себя не только время нахождения работника в месте командировки, но и время нахождения в пути;

• цель командировки также переносится из служебного задания с максимальной точностью;

• командировка может осуществляться за счет направляющей или за счет принимающей организации, расходы могут распределяться между обеими организациями. Если лицо, работающее по совместительству, направляется в командировку по основной и совмещаемой работе, между работодателями заключается соглашение о направлении работника в командировку. При этом каждый работодатель составляет свой приказ о направлении работника в командировку, в котором в строке «Командировка осуществляется за счет средств» указываются источники возмещения каждого вида расходов со ссылкой на соглашение (его номер и дату), заключенное между работодателями;

• в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9 обычно указывается служебное задание, его номер и дата. Но иногда оформление командировки начинается с другого документа. Например, командировка может быть вызвана получением предписания (вызова) руководителя головной организации (или по согласованию с ним). В этом случае в строке «Основание» указываются номер и дата предписания, а служебное задание формулируется по приезду работника в головную организацию.

В унифицированной форме приказа о направлении работника в служебную командировку обязательно заполнение всех строк, граф и столбцов, в противном случае можно лишить возможности юристов и бухгалтеров предприятия доказать, что поездка, действительно, являлась служебной командировкой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

При необходимости в унифицированные формы приказа о направлении работников в командировку могут включаться дополнительные реквизиты, строки, графы (например, для фиксации согласия сотрудника на командировку или же отказ от нее, передачи полномочий руководящего работника заместителям).

Если согласие оформляется отдельным документом (заявлением работника), то в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9 указываются реквизиты этого документа.

Если в командировку направляется два работника или более 3 работников предприятия, то в форму № Т-9а вносятся изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Приказ (распоряжение) составляется работником кадровой службы или другим уполномоченным на это лицом.

Проект приказа о направлении работника (работников) в командировку визируется руководителем структурного подразделения, составившим служебное задание, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Окончательно оформленный приказ подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и предъявляется работнику. Командируемый работник подтверждает распиской свое ознакомление с приказом.

На основании приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку отделом кадров выписываются и выдаются работникам командировочные удостоверения.

2.7.3. Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре сотрудником кадровой службы предприятия, который отражает в нем все основные сведения, связанные с данной служебной командировкой. Затем удостоверение вручается командируемому лицу и находится у него в течение всего времени командировки. На предприятии должен также вестись специальный журнал, в котором регистрируются все случаи командировок с указанием времени отъезда и прибытия работников.

Командировочное удостоверение имеет унифицированную форму № Т-10.

Реквизиты документа могут быть заполнены как рукописным способом, так и с использованием печатной, вычислительной техники без помарок, подчисток и неоговоренных исправлений. Ошибки в командировочном удостоверении исправляются с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Сделанные исправления подтверждаются подписями соответствующих должностных лиц.

В ходе командировки работник делает отметки о времени прибытия и выбытия в пункт назначения, а если таких пунктов несколько, то в каждом из них делается отметка о прибытии и убытии. Эти отметки проставляются на предприятиях, куда направляется командированное лицо, заверяются печатью принимающей стороны и подписью ответственного должностного лица. Отметки о времени прибытия и выбытия дают возможность определить время нахождения работника в командировке.

К учету принимаются окончательно оформленные (с полностью заполненными реквизитами) документы, если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Поскольку командировочное удостоверение является одним из важных оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы, его отсутствие или неправильное оформление может привести к сомнениям по поводу их обоснованности.

2.7.4. Отчет о результатах командировки

По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет опроделанной работе, данные о котором отражаются в графе 11 формы № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Отчет о результатах командировки может быть коллективным или индивидуальным. Если в командировку была направлена группа работников с одним заданием, то возможно составление коллективного отчета о результатах командировки. Указанный документ должен содержать ответы на следующие вопросы: