Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база - Марина Шитова

• женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);

• работники, имеющие детей—инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет (ч. 3 т. 259 ТК РФ);

• работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ч. 3 т. 259 ТК РФ);

• отцы, воспитывающие детей без матери, опекуны (попечители) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ);

• работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ);

• работники, с которыми заключен ученический договор (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).

В случае направления в командировку отдельных из перечисленных работников, необходимо не только получить письменное подтверждение согласия работника выехать в командировку, но и доказательство, что ему было разъяснено его право на отказ от командировки (ст. 259 ТК РФ) и не существует категорического медицинского запрета на работу вдали от дома.

Документально оформленная и обоснованная командировка может продолжаться от нескольких часов и до неограниченного срока, в ТК РФ содержится только формулировка «поездка… на определенный срок».

На период командировки руководящих работников оформляется передача полномочий заместителям.

ТК РФ предусматривает для работника, который направляется в командировку, определенные гарантии – сохранение места работы (должности), среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). При командировках в такую местность, откуда, командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем предприятия, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Законодательством не предусмотрен порядок явки на работу в день отъезда/приезда командируемого работника, поэтому эти вопросы решаются работодателем в каждом конкретном случае.

Суточные оплачиваются сотруднику, находящемуся в командировке, как в рабочие, так и в выходные и праздничные дни. Сотруднику считаются и оплачиваются выходные и праздничные дни, проведенные в командировке, если за эти дни выполнялись прямые его обязанности, что должно быть подтверждено отчетом о проделанной работе, подписанным руководителем данного сотрудника и руководителем предприятия. Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается согласно Правилам внутреннего трудового распорядка или Положению об оплате труда и премировании.

Обычно прежде, чем отправить работника в командировку, нужно оформить три документа: приказ, служебное задание и командировочное удостоверение. Но согласно распоряжению Минфина России, позволяющему работодателю решать, какой из предложенных документов следует выбрать (письмо от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158), можно ограничиться только приказом или только удостоверением. Если командировка предполагает посещение конкретной организации, удостоверение необходимо. Если же задача командированного сотрудника собрать информацию, найти клиентов, создать сеть точек сбыта товара, командировочное удостоверение останется незаполненным. В этом случае можно ограничиться приказом, на всякий, дополнив его служебным заданием.

2.7.1. Служебное задание

С точки зрения хронологии событий при планировании командировки сначала оформляется и утверждается руководителем служебное задание для направления в командировку, в котором подробно описывается цель командировки. Для этого разработана специальная форма № 10-а.

Служебное задание необходимо для подтверждения эффективности работы в командировке, практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов. В служебном задании отражаются данные по планированию служебной командировки и ее результатам.

Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу. В документе указываются следующие данные:

• фамилии командируемых и их инициалы;

• структурное подразделение;

• профессии (должности) командируемых;

• цель, время и место командировки.

В служебном задании необходимо правильно указать сведения о месте командировки. Сначала указывается страна и город, затем – организация, в которой работник будет выполнять поручение своего работодателя. Наименование страны (при направлении в зарубежную командировку) указывается в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (ОКСМ). При указании наименований городов, не являющихся центрами или столицами субъектов РФ, городами федерального значения, указывается административно-территориальная принадлежность – к району, республике, области, краю, автономному округу (области).

Реквизиты служебного задания могут быть заполнены как рукописным способом, так и с помощью печатной, вычислительной техники. Не допускается наличие в документе помарок, подчисток и неоговоренных исправлений, ошибки исправляются с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Все исправления должны быть подтверждены подписями соответствующих должностных лиц.

На основании служебного задания в отделе кадров составляется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а).

2.7.2. Приказ о направлении в командировку

Распоряжение работодателя о направлении работника в служебную командировку выражается в приказе, составляемом по унифицированной форме № Т-9 (код по ОКУД – 0301022), а группы работников – в приказе по форме № Т-9а (код по ОКУД – 0301023). Основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку обычно является служебное задание.

Приказ о направлении работника в служебную командировку изготавливается на формате А4 в количестве одного и более экземпляров. При этом один экземпляр (оригинал) обычно хранится непосредственно у руководителя предприятия (в канцелярии) или в отделе кадров, а другие экземпляры или копии – в бухгалтерии и в структурных подразделениях, в которых работают командированные лица. Срок хранения данного документа – 75 лет.

При заполнении унифицированных форм приказов соблюдаются определенные правила.