Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания - Лина Риннэ

Подведем итог: время и энергия, которые вы инвестируете в квадрат 2, приносят отдачу, которая намного, экспоненциально, превышает вложения. Вот почему это квадрат выдающейся эффективности.

Какую отдачу вы получаете в настоящий момент?

Во введении упоминалось глобальное шестилетнее исследование, посвященное тому, как люди тратят время. Ниже приводится статистика по каждому квадрату матрицы управления временем.

Если бы речь шла об инвестировании времени и энергии, то куда бы вы их вложили? А как вы смотрите на увеличение количества времени, проводимого в квадрате 2, хотя бы на несколько процентов?

Не пожалейте сил на анализ. Представьте, что речь идет об инвестициях, и задайте вопрос: «Какую отдачу я получаю в настоящее время?»

• Квадрат 1 – отдача равна затратам

• Квадрат 3 – отдача меньше затрат

• Квадрат 4 – отдача отсутствует

• Квадрат 2 – экспоненциальная отдача

Ключ к выдающейся эффективности – осознанное использование матрицы управления временем для оценки того, что происходит в вашей жизни. Это инвестиционный подход к распределению времени, внимания и энергии. Где получается выигрыш?

Вернемся к Киве. Если она занята на работе, а ей сообщат, что ее брат попал в серьезную автомобильную аварию, и попросят немедленно приехать в больницу, то это будет одновременно срочное и важное событие. Такое событие требует немедленных действий, иначе могут быть серьезные последствия. Для Кивы это событие из квадрата 1. Она отложит все дела и поедет на помощь к брату.

Если Кива во время напряженной работы получит электронное письмо, то оно может показаться срочным (из-за ощущения, что на него необходимо ответить), но в действительности это не так, поскольку в нем просто анекдот (ничего серьезного не произойдет, если оставить письмо на время без ответа). Это событие из квадрата 3. Кива любит анекдоты, и если она потеряет бдительность, то может переключиться на это письмо. Но если она взглянет на это письмо через призму матрицы управления временем, то поймет, что ее текущий проект куда более важен, останется в квадрате 2 и не будет отвлекаться.

Такой осознанный и осмотрительный подход к принятию решений с помощью матрицы управления временем коренным образом изменяет каждый день и позволяет получать более высокую отдачу от вложенных времени, внимания и энергии.

Взгляд в зеркало

Возможно, в этот момент вы скажете: «Да, звучит чудесно, но тот, кому следовало бы это прочитать, – мой босс! Будь моя воля, я бы все время находился в квадрате 2, но слишком многое в моей работе от меня не зависит. Если я мгновенно не отвечу боссу, да и остальным, то меня просто выгонят! В каком квадрате я тогда окажусь? У меня всегда срочная работа, и ничего тут не поделаешь».

Иногда кажется, будто наша работа срочная по своей сути и что иначе быть не может. Да, мы согласны с тем, что от босса и рабочей обстановки очень сильно зависит то, как вы используете время. Но если мы хотим быть реалистами, то давайте посмотрим на реальность. Скорее всего, немало из того, что вы делаете самостоятельно и что никак не связано с другими людьми, попадает в квадрат 3, 1 и даже 4. Наши исследования и опыт показывают, что даже люди с большим количеством должностных обязанностей, и даже те, чья работа имеет экстренный характер, например работники отделения скорой помощи или центра обслуживания клиентов, могут в определенной мере сберечь время, внимание и энергию и перенаправить их на дела квадрата 2.

Подведем итоги: возможно, вам и не удастся изменить босса, но вы можете изменить себя. А когда вы приведете в порядок собственную жизнь, влияние на босса станет реальным. Даже если и не так, то ваша жизнь все равно станет лучше в результате более продолжительного пребывания в квадрате 2.

Поглядим, что же мешает нам попасть в квадрат 2. Для этого вернемся к нашему мозгу.

Зависимость от срочных дел

Выше мы говорили о двух основных частях мозга – логической и реактивной. Мы также говорили о том, что реактивный мозг отвечает за реакцию на раздражители и чувство удовольствия. Оказывается, что наша склонность к срочным делам, граничащая иногда с зависимостью, связана с нейронными цепочками, отвечающими за чувство удовольствия.

Большинство пристрастий вызывает один и тот же нейромедиатор – дофамин{5}. Так, кокаин препятствует удалению дофамина из мозга, поэтому он оказывается в переизбытке и вызывает нездоровую эйфорию, которая не может возникать естественным образом.

В нормальных условиях выделение дофамина помогает нам наслаждаться радостями жизни{6}. Он дает нам силы, чтобы вставать утром и браться за дело, он также помогает концентрироваться на важных вещах. Уровень дофамина в мозге возрастает, когда мы прекрасно делаем работу, добиваемся чего-то важного, достигаем чего-то в жизни. Вместе с тем, поскольку дофамин связан с получением удовольствия, а это состояние нравится мозгу, мы иногда начинаем делать что-то независимо от пользы или результата просто потому, что это приводит к выработке дофамина{7}.

Так, мы можем наделить задачу воображаемой срочностью, чтобы с головой уйти в нее, поставить галочку и почувствовать удовлетворение от выполнения, не задаваясь вопросом, надо ли вообще заниматься ею! Приходилось ли вам повторно включать в план задачу, которая уже сделана, ради простой возможности лишний раз поставить галочку? (Будьте честными! Признайтесь, что вы хотели получить дозу дофамина!)

Пристрастие к срочным делам объясняется тем, что нам нравится возбуждение, возникающее, когда мы за что-то беремся, а потом ставим галочку о выполнении. Мы подсознательно ищем дела, которые можно отметить как сделанные, даже если они не являются важными. Некоторые даже испытывают дискомфорт и тревогу при отсутствии текучки или возможности поставить галочку. Иногда мы настолько погружаемся в мелкие дела, что не можем остановиться и осмыслить ситуацию.

Это верный путь в квадрат 3, где мы занимаемся тем, что не имеет реальной ценности, но получаем дофамин. В сегодняшней рабочей среде, основанной на знаниях, где все зависит от принятия решений высокой ценности, квадрат 3 – не самое лучшее место.

Как и любые другие пристрастия, срочные дела могут поднимать настроение, но стоит отступить назад и осмыслить, что мы делаем, как самочувствие ухудшается. Иногда мы просто не желаем признаваться в этом и стремимся все время быть занятыми. Это избавляет от необходимости ломать голову над тем, важно ли то, что мы делаем. Это избавляет от вопроса, на что уходят наше время, внимание и энергия.

По выражению популярной писательницы Брене Браун, «Мы принадлежим к культуре, в которой люди считают, что если оставаться постоянно занятыми, то правда жизни нас не достанет»{8}. Ни больше ни меньше!

Культура вечно занятых людей

Реальность еще ужаснее – занятость стала социальным и психологическим мерилом нашей ценности. Подойдите к работающему человеку и поинтересуйтесь, как у него дела. Чаще всего он скажет что-нибудь вроде: «Дел по горло. Ну а у вас?» Ваш ответ, скорее всего, будет таким: «Да. Я совсем зашиваюсь». А потом вы кивнете друг другу в знак понимания – в нашей культуре этот ритуал подтверждает вашу ценность как работника и человека.

Иначе говоря, если вы заняты и понадобились еще кому-нибудь, то это свидетельствует о вашей ценности. Чем больше вы заняты, тем больше на вас спрос. Экзистенциальный девиз XXI в. звучит так: «Я испытываю стресс, следовательно, я существую». Как-то раз нас спросили: «А если я не занят, то кто я?» Действительно важный вопрос!

Когда мы подходим друг к другу именно так в наших организациях, мы формируем культуру занятости и срочности, а не культуру успешности и выдающейся эффективности. Социальная среда заставляет нас думать, что все нужно исполнять немедленно, однако это заблуждение.

Плохо ли быть занятым?

Мы не утверждаем, что занятым быть плохо. В квадрате 2 занятость может быть очень высокой, поскольку этот квадрат наполнен захватывающей, чрезвычайно важной и ценной работой. Занятие выдающимися вещами не является проблемой. В действительности это одно из удовольствий полноценной жизни. Проблемы начинаются, когда не достижения, а занятость становится целью.

Естественной функцией центров удовольствия нашего мозга является вознаграждение за занятие чем-то полезным и продуктивным. Именно для этого они и существуют. Впрочем, они работают должным образом только под руководством логического мозга. Это логический мозг помогает определять, что действительно заслуживает нашего внимания и сил. Когда мы не пользуемся логическим мозгом для принятия решений, реактивный мозг быстро приводит нас в такие места, где не создается никакой ценности и даже наносится ущерб.