GR для малого и среднего бизнеса. Монография - Александр Шатилов

4. И последняя рекомендация – внешний вид вкупе с вашими аналитическими знаниями решают все, ну, или почти все. Ваш лучший вариант – строгий, средний деловой стиль, без золотых и дорогих часов и чересчур броских вещей. Будьте такими же, как и те, с кем вы пришли общаться и знакомиться.

Для многих специалистов в сфере взаимодействия бизнеса и власти нет ничего более сложного, чем общение по телефону. Казалось, нет ничего проще, но вот тут-то вас и подстерегает опасность, связанная с тем, что большинство людей не могут в условиях ограничения времени правильно сформулировать или донести до вашего партнера по общению, что они хотят. Именно поэтому мы рекомендуем в обязательном порядке, предварительно перед телефонным звонком, написать на бумаге и проговорить то, о чем вы собирались общаться, правильно расставить акценты, предусмотреть ответы на возможные вопросы. Если вы подготовитесь к разговору, то с вероятностью 80 % вы будете услышаны и вас пригласят на встречу, чтобы уже в деталях обсудить ваше предложение и пообщаться в неформальной обстановке или провести деловую встречу.

Разница между этими мероприятиями только одна – формат, который вы должны соблюдать. На деловой встрече важно донести до собеседника суть вопроса и договориться о желаемом результате или порядке действий. Деловая встреча может пройти в формате делового завтрака или обеда или же в формате переговоров в офисе. Будьте аналитически подготовлены и, самое главное, всегда приходите только с четким пониманием и предложениями того, как можно решить вашу проблему или задачу, а лучше в нескольких вариантах с описанием плюсов и минусов по каждому из них. Интересен формат неформальной встречи – не путайте ее с деловой и не пытайтесь рассказать вашему собеседнику все и сразу, лучше проведите время в общении на темы, которые могут быть интересны помимо деловых, возможно, вы найдете общие интересы или увлечения, которые неформально сблизят вас с вашим собеседником. Пользуйтесь моментом – решить какой-либо вопрос вы успеете всегда, а вот найти надежного партнера или соратника не всегда.

Следующий большой блок работы, в котором должен прекрасно разбираться профессионал в области взаимодействия с властью, – это проектная работа.

Главное отличие от работы с документами и коммуникационной работы в том, что проектная работа шире, чем предыдущие блоки, включает их как один из инструментов. Задача проектной работы – максимально эффективная организация работы с органами государственной власти, используя все возможные инструменты взаимодействия власти, общества и бизнеса.

Безусловно, каждое взаимодействие – это проект, успешная реализация которого будет способствовать вашему успеху и решению задачи. Неправильная организация проекта – как минимум срыв реализации проекта, максимум – удар по вашей репутации. Взаимодействие с властью очень тонкая вещь, вы постоянно рискуете своей репутацией и репутацией вашей компании в публичном пространстве.

Структурировать проектную работу можно следующим образом:

– реализация разовых проектов;

– системная работа по продвижению интересов.

Для успешной реализации проекта потребуется умение его продумать (определить цели и задачи), подобрать необходимый инструментарий, определить бюджет, запустить проект, контролировать и корректировать проект, завершить проект.

Проекты могут быть разными, долгосрочными или разовыми, но вне зависимости от его продолжительности, сложности, мы всегда советуем структурировать любой проект по элементам, которые можно измерить и проконтролировать. Только систематический контроль позволяет вам удерживать и влиять на проект и вовремя вносить корректировки.

Определите цели и задачи. Постановка целей едва ли не самый важный этап в проекте и зачастую именно этому этапу уделяется меньше всего времени. Чтобы правильно определить цель вашего проекта, вы должны иметь представление об отрасли, в которой работает ваша компания, об основных стейкхолдерах и конкурентах (локальных и мировых). Вы должны разбираться в текущей отраслевой ситуации – знать законодательное регулирование, планы ведомств относительно отрасли. Таким образом, для качественной постановки целей этап внутренней аналитики (штабной работы) не пройти. Конечно же, вы всегда можете заказать эту работу у консультантов. Такие компании, как «Николло-М», КРОС, Relations Matter, «Новое Время», с удовольствием качественно сделают эту работу, сэкономив вам время. Но решение всегда принимается по состоянию кошелька, и если денег на покупку качественной аналитики нет, придется сесть и потратить время на ее получение. Материал, который вы подготовили сами, всегда лучше усваивается и понимается, чем предоставленный со стороны.

Как мы структурируем аналитическую работу?

– описание компании и продукта / услуги, которая она производит / предоставляет;

– описание отрасли, в которой работает компания: история отрасли, текущее состояние, основные конкуренты и контрагенты, влияющие на отрасль;

– законодательное регулирование отрасли: федеральные законы, распоряжения правительства, приказы, стандарты;

– федеральные органы власти, оказывающие влияние на отрасль. Планы по развитию и регулированию. Ключевые спикеры;

– позиция региональной и местной власти по отношению к отрасли или компании. Инструменты регулирования или поддержки. Ключевые спикеры;

– общественные организации, оказывающие влияние на отрасль и компанию. Позиции и ключевые спикеры;

– средства массовой информации (федеральные, региональные, отраслевые, электронные), оказывающие влияние на отрасль. Ключевые спикеры.

Результатом проведения такого анализа может стать карта или таблица, в которой собраны все ключевые действия, происходящие вокруг отрасли, спикеры и их позиции. Если вы сумеете визуализировать собранный материал, то получится хорошая карта, на которой будут понятны основные направления работы (слабые места в регулировании, позиции ваших конкурентов и ключевых спикеров отрасли из всех сфер, планы органов власти). Это уже натолкнет вас на мысли, как вам действовать. Но самого простого вопроса еще никто не отменял. Вы должны решить, зачем вам взаимодействие с властью? Если оно необходимо, то что конкретно вы будете делать?

Цели могут быть разные, но мы всегда советуем ставить измеримые. Например, подготовить проект поправок в федеральный закон, разработать регламент, вступить в общественную организацию, организовать комитет, войти в состав рабочей группы, внедрить в стратегию предложения от компании, пройти аккредитацию, провести круглый стол и т. д. Очевидно, что после постановки цели необходимо провести ее декомпозицию на простые, понятные, логично выстроенные задачи, успешное выполнение которых приведет вас к успеху. К написанию задач можно подходить по-разному, но мы рекомендуем описывать задачи максимально подробно и просто. К примеру, фраза «организация взаимодействия между компанией и министерством» – это не цель и уж тем более не задача, формулировка слишком размыта, она никак не измерима. Правильный вариант задачи будет звучать так:

а) подготовить письмо с предложением о включении в рабочую группу в срок до… Результат – документ;

б) пройти процедуру включения в состав рабочей группы в срок до… Результат – приказ о включении в состав рабочей группы;

в) подготовить позицию компании по вопросу изменения технического регламента в срок до… Результат – документ;

г) выступить на рабочей группе, провести в протокол решение о включении позиции компании, срок до… Результат – протокол.

Пример хоть и довольно условный, но чем подробнее вы расписываете задачи, тем проще контроль их исполнения. Плюс к этому правильная формулировка целей и определение задач позволяет лучше подобрать инструменты реализации. Основное правило, которым мы рекомендуем руководствоваться, – практическая целесообразность. Некоторые инструменты мы уже описали выше (письма, запросы, коммуникации, проектная работа).

Для реализации проекта, связанного с донесением позиции вашей компании до профильного ведомства и включения ваших предложений в документы, вам потребуется следующий набор инструментов:

– проведение анализа имеющегося документа и выяснение позиций основных игроков, влияющих на документ. Определение позиции самого ведомства и позиций других ведомств;

– подготовка письма (запроса) с обоснованием вашей позиции и просьбой о включении в рабочую группу, которая занимается подготовкой документа;

– взаимодействие с чиновниками (деловая встреча);

– подготовка презентации, письма с обоснованием вашей позиции;

– публичная активность (выступление на круглом столе или рабочей группе) с предложением включения ваших материалов или корректировки существующих положений;