Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт

Возможно, вы думаете: «Это рискованный шаг! Пусть я сейчас и не соображу, нужна ли мне будет эта информация, но мало ли что может произойти, вдруг документ окажется важным! Лучше сохранить его – так, на всякий случай».

Многих – чтобы не сказать всех – посещают подобные мысли. Они искушают нас добавлять все новые и новые документы к уже возвышающимся стопкам бумаг в наших офисах – «так, на всякий случай». Но этому соблазну нужно противиться. Принцип Парето, известный как «правило 20/80», применим и к бумагам тоже: 80 процентов всего того, что мы храним, никогда больше не будет востребовано{50}. Если вдруг и возникнут некие обстоятельства, предполагающие наличие определенной информации, с очень большой долей вероятности вы найдете ее в другом месте. Так что, если нет конкретной причины, почему документ следует хранить, выбросите его!

Так мы приходим к третьему вопросу: «Где еще я смогу найти данную информацию?». Вот тут новые технологии играют по-настоящему важную роль. Сегодня в интернете и на интранет-сайтах компаний содержатся такие объемы информации, до которой можно добраться всего несколькими нажатиями клавиш, что потребность хранить документы в печатном виде просто отпала.

Допустим, вместе со справкой о начислении зарплаты за какой-то месяц вы получили также печатную копию новой стратегии вашей компании в области оплаты труда и предоставления отпусков. Вы задаете себе вопрос № 2: «Когда эта информация может мне понадобиться снова?». И отвечаете: «Когда я буду подавать заявление об отпуске своему начальнику». Возникает искушение сохранить документ. Но не спешите, пока не зададите себе и следующий вопрос: «Где еще я смогу найти данную информацию?». Немного подумав, вы понимаете, что она наверняка размещена на интранет-сайте компании, в онлайн-справочнике сотрудника или в отделе человеческих ресурсов. Иными словами, в трех разных местах. Причем во всех трех местах вы ее получите даже быстрее, чем в ходе поиска в собственном архиве документов. Так что не стоит хранить этот клочок бумаги. Помните: время – ценнейший ресурс, и у вас нет лишних шести недель в году, которые можно потратить на поиски документов.

Используя данный трехступенчатый подход к принятию решений относительно хранения информации, вы гарантируете себе то, что в вашей поисковой системе будут размещены только действительно важные документы. Теперь, когда вы ужали их коллекцию, она занимает гораздо меньше места, а пользоваться ею стало намного проще и удобнее. Можно находить важную информацию всего за несколько мгновений – больше не надо пускаться в долгие и утомительные поиски, перебирая пыльные кипы бумаг.

Четырехшаговый метод управления бумагами: прочтение, решение, действие, хранение

А теперь приступим к поддержке и использованию вашей существенно упростившейся поисковой системы. Как мы убедились, перекладывание бумаг обходится очень дорого в плане временных и денежных затрат и представляет собой прямое следствие боязни окончательных решений. Поэтому самым действенным противоядием может стать своевременное принятие решений: принимайте их сегодня, чтобы сэкономить время и деньги завтра. А чтобы делать это быстрее и эффективнее, применяйте четырехшаговый метод управления бумагами, которые проходят через ваши руки в течение дня. Итак, четыре шага: прочтение, решение, действие, хранение.

Звучит знакомо, не правда ли?! Конечно, ведь из этих же шагов состоит «Алгоритм имейл-проворности», потому что проблема вызвана теми же причинами – отложенными решениями. Вы уже знаете, как все происходит. На вашем столе появляется бумага. Вы изучаете ее и решаете, что действие, которое она от вас требует предпринять, отнимет слишком много времени и сил. А поскольку вы не готовы выполнить его сейчас, откладываете документ в сторону – на потом. И стопка бумаг начинает расти.

Нет-нет, давайте начнем принимать некоторые решения, чтобы как минимум горы бумаг у нас на столах не множились. Вот как вышеперечисленные четыре шага реализуются применительно к бумажным документам.

Первым делом прочтите документ и определите для себя его тип. Может, перед вами какой-нибудь отчет, или квитанция, или статья?

Во-вторых, решите, требует ли он от вас каких-либо действий? Да или нет? Если нет, то задайте себе те три вопроса, на которые отвечали при создании поисковой системы. Как вы уже убедились, в большинстве случаев ответы на них подсказывают вам, выбросить эту бумагу, уничтожить или сохранить.

Третий шаг: действие. Если документ требует от вас каких-то действий, выполните их, или делегируйте более компетентному лицу, или же внесите соответствующий пункт в свой перечень задач.

Если вы – самый подходящий человек для решения задачи (то есть у вас для этого достаточно опыта, знаний и ресурсов), да к тому же на запрашиваемое действие достаточно трех-четырех минут, просто выполните его. Дело будет сделано, документ больше не понадобится, и вы сможете очистить от него стол и сфокусироваться на чем-то еще.

Если же вы не самый подходящий кандидат для решения задачи, делегируйте полномочия кому-то другому. После этого документ опять-таки вам больше не будет нужен.

Если же вы – тот самый, «правильный» человек, однако действие отнимет у вас больше трех-четырех минут, добавьте его к своим задачам на будущее. Наверное, именно так вы чаще всего и станете поступать на третьем этапе процесса управления бумагами. Просто внесите еще один пункт в свой генеральный TASK-перечень.

Превращение документа, лежащего у вас на столе, в пункт списка задач – очень важный шаг. Дело в том, что сам объем бумажных документов делает их сегодня совершенно непригодными для использования в качестве визуальной подсказки о том, что нужно предпринять. А потому не стоит перепрыгивать эту ступень, думая: «Да ладно, я могу просто сохранить записку (или письмо, отчет или вырезку из журнала), и она мне напомнит о том, чего от меня ждут!». Подобные мысли заведут вас прямиком в офис, переполненный шатающимися и расползающимися во все стороны кипами бумаг. Превратите документ в конкретные пункты списка задач и выбросите его или подшейте в архив!

Но есть еще одна причина, чтобы превращать документ в задачу, – ведь вам нужен TASK-перечень, который охватывает все ваши обязательства и позволяет составить общую картину ваших дальнейших планов.

Четвертый, последний, шаг в процессе управления бумагами – хранение. Он предусматривает удаление бумажного документа с вашего стола после выполнения первых трех шагов и помещения его в своеобразный «карантин». Цель – максимально избавиться от визуального шума и поддерживать в рабочем состоянии систему поиска документов.