Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. - Александр Шумович

Перед мероприятием мы подготовили подробный сценарий проведения встречи. Это был документ примерно на 40 страниц, где было указано, кто за какую зону (территорию или комплекс задач) отвечает и в какое время где находится. В конце были указаны контактные данные, включая мобильные телефоны, всех (подчеркиваю – всех) сотрудников и ключевых подрядчиков.

В мероприятии участвовали люди, которые ранее не были знакомы друг с другом лично. И тем не менее благодаря четко прописанному сценарию можно было не знать всей картины происходящего, не знать, как выглядит конкретный сотрудник, но в нужный момент легко найти его. Что важно, каждый член команды мог легко найти себя в этом плане, каждый знал, что его имя записано в сценарии, что к нему обратятся по таким-то вопросам и что он отвечает перед всеми за эти задачи.

Вопрос, как организовать команду, в ходе реализации этого проекта был одним из ключевых. Основных подходов, как вы помните, два: распределение работ по проектам либо по функциям. Подробно они описаны в этой книге на стр. 181–182.[11] В данном случае была применена их комбинация.

В ходе подготовки министерской встречи были сформированы три рабочие группы, деятельность которых координировалась из единого центра, тесно взаимодействующего с Заказчиком – Министерством финансов РФ:

– рабочая группа «Делегации», отвечающая за взаимодействие с делегациями стран G8;

– рабочая группа «Пресса», отвечающая за подготовку пресс-центра и работу со СМИ (эту работу взяли на себя наши коллеги из PR-агентства PREMO);

– рабочая группа «Общая логистика», отвечающая за общую координацию мероприятия, техническое обеспечение, питание, транспорт и прочее.

Таким образом, мы видим здесь подход «распределение работ по функциям». Выбор этого подхода был связан с тем, что действия рабочих групп «Делегации» и «Пресса» существенно отличались по своему содержанию и целям, так что для каждой из них нужны были люди с разным опытом и навыками. Кроме того, присутствовал ряд задач, некий общий знаменатель, который касался всех площадок проведения встречи (транспорт, телекоммуникационные и IT-решения, символика, кейтеринг), и этими общими задачами занималась рабочая группа «Общая логистика».

Некоторые наши подрядчики и другие вовлеченные в подготовку мероприятия организации построили свою работу иначе. Их действия также координировались из единого центра, но было выделено ответственное лицо, которое занималось всеми вопросами, связанными только с одним объектом, например с аэропортом, Инженерным замком или пресс-центром (вариант «распределение работ по проектам»). Их выбор был обусловлен тем, что необходимо было обеспечить решение примерно одинаковых задач на разных площадках (каждую из которых можно считать отдельным проектом), а соответственно нужны были люди с примерно одинаковым опытом и квалификацией.

Таким образом, в рамках одного мероприятия мы видим два подхода, дополняющих друг друга.

Итог: в старинном дворце заседали министры финансов России, США, Великобритании, Германии, Франции, Японии, Италии, Канады, Австрии, Китая, Южной Кореи, Нигерии, Австралии, Бразилии, комиссар ЕС, руководители международных финансовых организаций: Международного валютного фонда, Всемирного банка, Международного энергетического агентства.

Только представьте, в одном зале сидели люди, отвечающие в некотором смысле за 60–70 процентов мировых денег. У нас не было права допустить ни одной ошибки. И все получилось как надо. Вечером мы смотрели по ТВ новости, по всем каналам шли сюжеты об организованном нами мероприятии.

Это было настоящее приключение.

Послесловие

В заключение хочу высказать важную, на мой взгляд, мысль – об очень серьезном заблуждении, касающемся денег. В современном мире считается, что за деньги можно купить практически все. Это не так. За деньги вообще нельзя купить что-то по-настоящему ценное.

Тем не менее деньги очень важны, о них нужно думать и заботиться о состоянии финансов – но это не все. Далеко не все. Эту мысль я прочитал у Рава Аврома Шмулевича, большое ему спасибо за это.

Как-то раз один из участников моего семинара по еvent-менеджменту задал мне вопрос: «Зачем вы этим занимаетесь? Ведь ради прибыли?.. Ну, деньги этим зарабатываете?»

В общем-то – да. И за эту книгу я тоже получаю какое-то материальное вознаграждение. Но писал я ее не для денег.

Тогда я ответил примерно так.

Мы дышим, чтобы жить. Без кислорода мы умрем быстро и гарантированно. Но это не значит, что наша цель и смысл жизни – потреблять кислород. У нас есть более высокие цели. Примерно так же с деньгами. Прибыль нужна для того, чтобы компания вообще существовала, люди получали зарплату и могли работать дальше, но цель не в этом. Должен быть другой, более глубокий смысл работы. Смысл, который должна давать компания своим работникам, своим Клиентам. Иначе компания обречена, она бессмысленна.

У нас этот смысл есть. Мы делаем мероприятия, чтобы люди учились, обменивались идеями и становились лучше. Мы стараемся сами стать лучше каждый день, каждый час, в каждом действии. Это и есть моя работа.

Работа над этой книгой – шаг вперед в этом направлении. Я надеюсь, что, прочитав книгу, вы по-новому взглянете на свою работу и сможете делать ее лучше.

В этом и есть смысл.

Спасибо.

Благодарности

Я хочу поблагодарить свою жену Наташу за ее бесконечное терпение и поддержку, которые позволили мне закончить эту книгу, за ценные советы, а также за огромную помощь в самом начале, при создании компании Eventum.

Хочу поблагодарить своих родителей и особенно мою маму Наталью Шумович за помощь в редактировании. Благодаря ее поправкам язык книги стал более четким и в то же время более человечным и выразительным. Также благодарю мою любимую тещу – Валентину Трунову. Именно она одолжила мне денег на покупку первого компьютера, с которого началась моя компания.

Я очень благодарен своему учителю и наставнику, президенту LBS International Conferences д-ру Александру Лебедеву и хочу выразить ему признательность на страницах этой книги. Александр – один из самых умных и талантливых людей, с которыми мне довелось встретиться в жизни. Первые конференции Александр провел в 1996 году и был одним из пионеров этого бизнеса в бывшем СССР. Многие из мыслей, изложенных в этой книге, я почерпнул именно у него. Мы проработали вместе девять лет. В настоящий момент мы конкурируем, так как я открыл собственную компанию, в которой и работаю. Я искренне уважаю Александра и созданную им компанию. Без него мой путь наверняка сложился бы иначе.