Кадровый документооборот - Виталий Семенихин

Пример (цифры условные)

Начальник отдела снабжения ООО «М» Резина Е.В. направляет в служебную командировку сотрудника отдела Петрова О.С. в ООО «Д» (г. Уфа) для заключения договора поставки сырья. Срок командировки – 5 дней: с 15 сентября по 19 сентября 2008 г. (включая время нахождения в пути). Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «М».

10.2. Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку

На основании служебного задания, оформленного, как описано выше, работник кадровой службы составляет приказ о направлении работника (работников) в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Данные формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма № Т-10а).

В приказе должны быть указаны:

– фамилия и инициалы командируемого работника (работников);

– структурное подразделение;

– должность (специальность или профессия) командируемого лица (лиц);

– место, время командировки и ее цель.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

В условиях рассмотренного выше примера приказ будет выглядеть следующим образом: 

10.3. Командировочное удостоверение

Документом, удостоверяющим время пребывания в командировке, время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него, является командировочное удостоверение. Рассмотрим порядок заполнения командировочного удостоверения (форма № Т-10).

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.

Как было указано выше, если работник при выполнении служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных организацией расходов, а для работника – подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Указанные в удостоверении личные данные работника и пункт назначения должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения.

Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным.

В командировочном удостоверении указывают:

– фамилию и инициалы командируемого работника;

– структурное подразделение;

– профессию (должность) командируемого работника;

– место назначения (страна, город, организация);

– цель командировки;

– время командировки (не считая времени нахождения в пути).

В условиях рассмотренного выше примера приказ будет выглядеть следующим образом: 

Заметим, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник возвращается из командировки в день отъезда (письмо Минфина РФ от 24 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/45).

В случае командировки за границу командировочное удостоверение выписывать необязательно. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. По возвращении из командировки ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы следует приложить к авансовому отчету.

Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.

При оформлении командировки следует учитывать, что ее продолжительность не должна превышать 40 дней.

10.4. Журнал учета выдачи командировочных удостоверений

Учет командировочных удостоверений ведется в специальном журнале. В нем отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.

Обложка журнала может выглядеть примерно так: 

В разделе 2 подробно описаны правила создания подобных журналов, их можно использовать и в данном случае.

Журналы учета выдачи командировочных удостоверений являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Срок хранения данного журнала согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденному приказом Росархива от 06.10.2000, – 5 лет.

Пример

Рассмотрим пример заполнения журнала учета выдачи командировочных удостоверений. 

10.5. Авансовый отчет

Перед отправлением работника в служебную командировку выдаются денежные средства на командировочные расходы. Выдача денег, как правило, происходит через кассу организации. Оформляется выдача денежных средств расходным кассовым ордером (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88).

По возвращении из командировки в течение трех дней командированный сотрудник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55) об израсходованных суммах.

Авансовый отчет представляется командированным сотрудником вместе со служебным заданием и с командировочным удостоверением, а также с документами, подтверждающими расходы командированного (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы).

Обратите внимание!

Если документы, подтверждающие произведенные расходы составлены на иностранных языках, то необходим построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык (ст. 68 Конституции РФ, п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации», п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н).

Авансовый отчет заполняется и подотчетным лицом, и бухгалтером организации, причем это возможно и на бумажном, и на машинном носителе информации.

Обратите внимание!

Возможность заполнения авансового отчета на машинном носителе не означает возможности его хранения в электронном виде без наличия подлинника с подписями подотчетного лица, бухгалтера и руководителя организации. Поэтому, если авансовый отчет оформляется в электронном виде, то он подлежит распечатке и подписанию всеми указанными лицами: подотчетным лицом, бухгалтером и руководителем.

Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке.

Строка 1а заполняется, если подотчетное лицо получило деньги в валюте при направлении в зарубежную командировку. Сумма в этой строке указывается и в валюте и в рублях.

Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер записывает корреспондирующие счета и суммы. Затем проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. После этого ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым денежные средства выдаются или вносятся в кассу.