Интегрированный тайм-менеджмент - Прентис Стив

Где-то, возможно, эта методика и сработает, но только не у нас. Мы — особый коллектив. Все так говорят. Всем кажется, что именно в данном бизнесе задачи и требования совершенно уникальны, а значит, управление временем не годится. Кем бы вы ни были — студентом, домохозяйкой, менеджером или перспективным специалистом, в какой бы сфере ни работали, помните, что прежде всего вы «продаете» себя окружающим. И независимо от рода вашей деятельности, всегда найдется человек, который делает ту же работу лучше, чем вы. В жизни всегда есть место совершенствованию, движению вперед, и лишь от вас зависит, как этого добиться.

У меня нет времени на составление планов. В действительности время у вас есть. Время нельзя сотворить, нельзя найти, его можно лишь соответствующим образом организовать и использовать. Здесь вполне подойдет аналогия с законом сохранения энергии [34]. Судите сами. Если учитель вашего ребенка позвонит вам на работу и сообщит, что ребенок заболел, вы бросите все и тут же повезете ребенка к врачу. А если у вас нет детей, вас может выбить из колеи зубная боль или вывихнутый палец. Рабочий график будет забыт, вы срочно отправитесь к врачу, коллеги как-то приспособятся, а работа будет сделана позже. Суть в том, что при острой необходимости время всегда находится. Преимущества методики интегрированного тайм-менеджмента ощутимы. Они оборачиваются финансовой прибылью, здоровьем, удовлетворением, контролем над своей жизнью. Методы интегрированного тайм-менеджмента достаточно важны, чтобы найти на них время.

Мне лучше работается в условиях стресса. Я люблю все делать в последний момент. Никому не работается лучше в условиях стресса, поскольку напряжение препятствует мыслительным функциям, заменяя их рефлекторными. Иными словами, стресс вызывает паралич мозга. Любители работы в последний момент, как мы убедились в главе 15, просто умеют концентрировать энергию и выполнять работу в сжатые сроки.

Когда нужно, я просто усерднее тружусь и больше успеваю. Усердно трудиться безо всякого плана — все равно что резать тупым ножом. Масса сил тратится впустую, а результата зачастую нет вовсе. Хлеб не испечется в два раза быстрее, если вы положите в два раза больше дрожжей или в два раза увеличите температуру печи.

Я человек организованный. У меня своя система, которой я успешно пользуюсь вот уже много лет. Это просто замечательно! Поздравляю! Но ведь всегда найдется что улучшить. Присмотритесь к своему рабочему окружению и подумайте, что можно сделать для совершенствования ваших методов  и экономии времени. Предубеждение мешает переменам. Прислушайтесь к себе: не противитесь ли вы новому? Оцените свои доводы против и, возможно, вы сами их отметете и обнаружите слабые стороны в своем стиле работы.

ЛИТЕРАТУРА

Arnot, Robert. The Biology of Success. Boston, New York: Little Brown & c Co., 2001.

Bing, Stanley. Throwing the Elephant: Zen and the Art of Managing Up. New York: Harper Business, 2003.

Bliss, Edwin. Getting Things Done: Timesaving Strategies That Make the Most of Your Day. New York: Career Track Publishing & Fred Pryor Seminars, March 1995.

Collins, Jim. Good to Great: Why Some Companies Make the Leap... and Others Don't. New York: Harper Business, 2001.

Greene, Robert. The 48 Laws of Power. New York: Penguin USA, 2000.

Hafner. Arthur W., Ph. D., M. B. A. Pareto's Principle: The 80-20 Rule. Seton Hall University, http://library.shu.edu/HafnerAW/awh-lhmalh-pareto.htm

Imai Masaaki, Kaizen Institute, http://www.kaizen-institute.com

Lewis James P., Mastering Project Management. New York McGraw-Hill, 1998, p. 165.

Loehr, Jim and Tony Schwartz. The Power of Full Engagement. New York: Free Press, 2003.

Malanchuk, Maureen. Inforelief: Stay Afloat in the lnfoflood San Francisco: Jossey-Bass, December 1996.

Moine, Donald, Ph. D., and Ken Lloyd, Ph. D. Ultimate. Selling Power. Franklin Lakes: Career Press.

Oncken, William. Jr. Managing Management Time: Who's Got the Monkey? Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice Hall, December 1984.

Reardon, Kathleen Kelley, Ph. D.The Secret Handshake: Mastering the Politics of the Business Inner Circle. New York: Doubleday, 2002.

Robinson, Bryan E., Ph. D. Chained to the Desk: A Guidebook for Workaholics. Their Partners and Children, and the Clinicians Who Treat Them. New York: New York University Press. 1998.

Sun Tzu. The Art of War. Translated by Thomas Cleary. Boston: Shambala Press. 1988.

Winston, Stephanie. The Organized Executive: The Classic Program for Productivity: New Ways to Manage Time, People, and the Digital Office. New York: Warner Books, February 2001.

СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ

База знаний — личная, удобная для поиска коллекция фактов, идей и информации, которую следует регулярно пополнять и просматривать.

Борись или беги — термин, которым обозначают естественный рефлекс большинства живых существ, оказавшихся в опасной или стрессовой ситуации, — сражаться или убегать. И то и другое действие замещает ясность мысли инстинктивной реакцией.

Время возможностей — дополнительное время, отведенное в распорядке каждого дня для непредвиденных ситуаций. Схоже с понятием «время между принятием решения и началом процесса», которое опытные менеджеры включают в сроки работы над проектом. Без времени возможностей рабочий день тяготеет к критическому пути.

Время отдачи — период времени, следующий немедленно за «краеугольным временем», когда вы отдаете долг времени людям, позволившим вам без помех работать в «краеугольное время». Время отдачи — необходимое условие действенного применения «краеугольного времени».

Время с отрицательной величиной ценности — отрицательную величину ценности получает время, проведенное за работой во внерабочие часы, если выгода от него меньше, чем от иной деятельности.

Встречи с шефом, частые краткие совещания с менеджером (запланированные или спонтанные) — гарантия полного и постоянного взаимопонимания относительно рабочего процесса.

День интегрированного тайм-менеджмента — 40-й день в году, символ нашего понятия занятости и продуктивности.

Импульс переходящего остатка — метод разделения объемной задачи на более мелкие и выполнение их по часу в день, а не в течение многих часов за один день. Мозг получает возможность сохранять творческий импульс. Отличное средство против откладывания дел на потом.

Кайзен — принцип постоянного совершенствования, на основе которого можно оценивать деловые успехи.

«Краеугольное время» — наиважнейшая часть рабочего дня, период полного погружения в главную часть вашей работы. Должно непременно сочетаться со временем отдачи (см.).

Критический путь — кратчайшая временная шкала проекта, т. е. наименьший период времени, за который могут быть завершены все этапы проекта. Следование в работе критическому пути грозит отставанием от сроков, перегрузками, стрессом.

Микроемкость — сообщения вашей электронной почты должны быть краткими и емкими. Рассылайте их только тем, к кому они имеют отношение.

Ответоголизм — непреодолимое стремление ответить на новые входящие электронной почты или на сообщение голосовой почты во вред иным, срочным задачам. Основание: реакция нервной системы на перемены в окружении.

Передача полномочий — снятие с себя части задач и поручение их сотрудникам после обучения. Передача полномочий — это не перекладывание ответственности на чужие плечи, а часть профессионального воспитания.

Принцип Парето — правило 80:20, которое демонстрирует, как основная часть чего-то положительного может быть обнаружена в существенно меньшей части объема. Например, 80% продуктивности совещания достигается за 20% его длительности, только 20 % всех бумаг, хранящихся в ваших шкафах, может когда-либо понадобиться.