Интегрированный тайм-менеджмент - Прентис Стив

Так же как и супергерои, чрезмерно уверенные в своих силах люди способны очень на многое, если направляют свои таланты в правильное русло, т. е. выполняют нужные задачи в нужное время (с помощью планирования, установления приоритетов и передачи полномочий). Римский сенатор Публий Сириус еще в 42 г. до н. э. произнес слова, которые и сейчас верны: «Никогда не обещай больше, чем можешь выполнить».

НЕВЕРНАЯ ОЦЕНКА ВРЕМЕНИ

Одна из серьезных причин чрезмерной загруженности рабочего графика — неверная оценка времени, которое уйдет на выполнение конкретной задачи. Человеку свойственно тяготеть к оптимистичному варианту, и поэтому, обдумывая предстоящую работу, вы отводите ей время, за которое надеетесь ее выполнить, а не то, которое реально уйдет на выполнение задачи.

Из-за такой оценки, пусть и сделанной из наилучших побуждений, но все же неверной, рабочий график вскоре сливается с критическим путем. Желание угодить клиентам, менеджерам или коллегам заставляет вас называть нереально ранние сроки окончания проекта. Иногда эти сроки удается выдержать — за счет невероятных усилий и стресса. В остальных случаях приходится сообщать плохую новость о задержке проекта. Вместо того чтобы рождать в партнерах ложные надежды, которым не суждено сбыться, лучше сразу назвать реальные сроки.

Проще всего это сделать, удвоив то время, за которое вы собираетесь выполнить задачу. Нам крайне редко, чтобы не сказать — никогда, удается справиться с делом за ожидаемое время. Удвоив его заранее, вы существенно увеличиваете шанс завершить проект в обещанные сроки. Если все пойдет хорошо и вы справитесь раньше — отлично, у вас появится лишнее время на другие проекты, а в глазах менеджеров и клиентов вы будете выглядеть героем. Зато если возникнут проблемы, то время, которое вы добавили, вам очень пригодится.

ТОЧНЫЙ РАСЧЕТ

Современное управление проектами своему нынешнему успеху во многом обязано строительству в США в 50-60-х годах прошлого века таких крупных объектов, как например, цементный завод Дюпона. Именно тогда появилась методика оценки, известная как PERT — Programm Evolution and Review Technigue (методика оценки и обзора программ). Она включает следующую формулу подсчета оценки продолжительности работы: Р = пессимистичная оценка (время, которое уйдет на проект при максимальном количестве проблем); О = оптимистичная оценка (время, которое уйдет на проект при идеальном развитии событий); R = реалистичная оценка (время, которое уйдет на проект, по мнению опытных менеджеров).

Затем из суммы этих трех слагаемых выводится среднее, со сдвигом в сторону пессимистичной оценки, что позволяет проектировщикам определить истинные сроки, а также привести веские доводы для объяснения этих сроков заинтересованным сторонам.

КЛУБ ЛЮБИТЕЛЕЙ ВСЕ ДЕЛАТЬ В ПОСЛЕДНИЙ МОМЕНТ

Для определенной категории людей все эти разговоры о планировании — пустой звук. Такие люди клянутся, что способны по-настоящему работать, только когда сроки всерьез поджимают, когда тянуть уже некуда, когда напряжение на пределе. Если ваши творческие таланты и впрямь расцветают от напряжения, то это сила, а не слабость.

Но давайте прежде убедимся, что это действительно так. А вдруг ваша любовь к работе в последний момент — это всего лишь привычка откладывать дела на потом? Убедившись, что это не так, мы поищем способы превратить вашу силу в истинную мощь.

ОТКЛАДЫВАЕТЕ ДЕЛА НА ПОТОМ?

Среди требующих вашего внимания дел непременно найдется хотя бы одно, к которому вам не хочется приступать. Дело либо вам просто не нравится, либо оно не выгодно, либо грозит неприятностями и проблемами. В сравнении с ним все остальные вдруг начинают казаться особенно привлекательными.

Мало того что дело, которое вы откладываете, камнем лежит на вашем графике, оно еще и наполняет вас негативной энергией. Чем дольше вы его откладываете, тем дольше живете с чувством вины, боли и страха неизбежного. Вас не отпускает мысль о деле, за которое вы еще не взялись.

Единственный выход из такой ситуации — взяться за эту ненавистную задачу и завершить ее как можно быстрее и лучше. Воспользуйтесь I-образным распорядком дня и методами установления приоритетов, о которых шла речь в предыдущих главах, чтобы сделать шаг назад и оценить эту задачу в ее отношении к остальным. Быть может, она настолько важная и срочная, что ею следует заняться немедленно, даже если не хочется? Или ее можно официально отложить на более поздний срок? А как насчет передачи полномочий? Нельзя ли поручить эту задачу коллеге, у которого есть на ее выполнение время и опыт?

А почему вы вообще откладываете то или иное дело? Причины могут быть разными, в зависимости от характера людей и обстоятельств, однако определить их необходимо. Это первый шаг к избавлению от дурной привычки:

• Объем. Задача слишком велика, чтобы ее выполнить в один прием? Вы ждете, когда у вас найдется время, чтобы начать и закончить задачу? Попробуйте разбить ее на этапы. Импульс переходящего остатка (см. главу 6) поможет вам организовать систематическую работу на этих этапах.

• Неопределенность. Задача слишком велика или слишком туманна, чтобы к ней подступиться? Разработайте план проекта на бумаге. Добейтесь ощущения времени и важности задачи, для чего выстройте очередность этапов проекта от конечного срока назад, к крайнему сроку начала работы над проектом (критический путь). В этом случае начальная и конечная даты проекта становятся реальными, что позволит вам в перспективе увидеть процесс его исполнения.

• Непонимание. Вы не уверены, как правильно выполнить задачу? Вам неизвестен способ, нет руководства? Попросите помощи. Найдите человека, который не только даст совет, но и поддержит собственным опытом.

• Страх и волнение. Вы откладываете дело, потому что боитесь? Многим свойственно тянуть с визитом к терапевту или дантисту именно по этой причине. Это классический пример страха неизвестного. Посмотрите страху в лицо. Знать всегда лучше, чем не знать, потому что знание открывает дорогу к решению проблемы. Если вы откладываете дело из-за страха, постарайтесь докопаться до причины. Запишите. Затем запишите все возможные последствия этой причины страха, а рядом — возможные решения. Вы будете поражены, какую пользу вам принесет этот список, находящийся перед глазами. Вы обретете контроль над своим страхом.

• Стремление к идеалу. По-вашему, если задачу невозможно выполнить наилучшим образом, то и приступать не имеет смысла? Вернитесь к пункту «Объем» чуть выше. Разбейте задачу на этапы и выполняйте каждый как можно лучше.

• Скука. Задача слишком проста и настолько скучна, что все другие рядом с ней кажутся захватывающими? Воспользуйтесь методом продуктивного откладывания. Если вас ждет задача, которую вам выполнять не хочется, и все прочие задачи кажутся более приятными — выполните сначала их. Взгляните на эту ситуацию с другой стороны — как на возможность справиться с другими задачами. Если неприятное для вас дело не горит, метод продуктивного откладывания поможет вам завершить некоторые из текущих проектов. Таким образом, вы обращаете слабость (откладывание дела) в силу (завершение других дел). Кроме того, вы освободите время для того, чтобы наконец приступить к той задаче, которую откладывали.

Пересмотреть сроки выполнения задачи и отложить задачу — не одно и то же. Откладывание — процесс эмоциональный: вы избегаете задачи, которую необходимо выполнить, потому что она вам неприятна. Пересмотр сроков — действие сознательное: вы меняете график работ на основании их срочности и важности. Но каковы бы ни были причины, если задачу выполнить необходимо, лучше это сделать. Каким образом? Есть варианты:

• Выполните неприятную задачу в первую очередь. И забудьте о ней. Если задача достаточно важна, чтобы взяться за нее немедленно, — выполните ее и наслаждайтесь телом и душой от ощущения свободы. Это куда приятнее, чем страдать от чувства вины за откладывание дела. Если же неприятная задача висит на ваших плечах недели и даже месяцы, то пора усомниться в ее значимости и/или передать ее выполнение кому-то другому.