Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера - Брюс Тулган

Один из моих любимых «мастеров изменений» – очень опытный менеджер (я буду называть его Спортсмен) сетевого ресторана, который весьма удачно расположен на съезде с чрезвычайно оживленной автомагистрали. С первых дней работы в этом заведении Спортсмен научился, как он сам выразился, «уважать прибытие туристического автобуса». Он рассказал мне: «Сейчас в ресторане практически пусто, а уже через минуту за столы рассаживаются восемьдесят человек, желающие как можно быстрее поесть и ехать дальше». Для ресторанного бизнеса это, по сути, эквивалент театра военных действий. Спортсмен признаётся: «Поначалу царил полный хаос. Зал не вмещал всех желающих. Мы не успевали обслужить и половины клиентов. Путали заказы. А потом автобусы перестали останавливаться. Водители ездили по этому маршруту регулярно, но люди уже не хотели у нас обедать, потому что знали, что мы не в состоянии нормально обслужить туристов.

Когда я прикинул, сколько бы мы зарабатывали с одного туристического автобуса, если бы хорошо справлялись со своей работой, сумма получилась весьма внушительная. И я решил, что мы должны сделать все, чтобы научиться одновременно и качественно обслуживать группу из восьмидесяти человек. Мы продумали все возможные сценарии, и мои ребята тренировались в их реализации как самая настоящая хоккейная команда». И это сработало. Подчиненные Спортсмена начали работать так хорошо, что ресторан скоро прославился среди водителей туристических автобусов, которые стали включать его в свои маршруты, а некоторые даже делали предварительный заказ, предупреждая: «Будем с трех до четырех вечера». В тот год ресторан показал самые высокие темпы роста во всей сети, а разработанный командой набор сценариев был введен в качестве стандартной операционной процедуры в рамках всей сети; теперь эта процедура использовалась в любом ресторане в случае внезапного прибытия в заведение большой туристической группы.

Вам тоже следует задать себе вопрос: а есть ли у вас набор сценариев, помогающий подчиненным добиться высокого уровня мастерства в том, что, скорее всего, в ближайшее время или никогда не изменится? Какие-то нормы, правила, процедуры? Наилучшие реакции на регулярно повторяющиеся сценарии? Имеют ли люди возможность вместе практиковаться в действиях в разных ситуациях? Отрабатывают ли наиболее эффективные шаблоны?

Лучший способ подготовить сотрудников правильно реагировать на непредвиденные ситуации – обучить их передовым методикам и предоставить им шанс шаг за шагом практиковаться в реализации самых разных сценариев, совместно продуманных заранее. Со временем список этих ситуаций будет расширяться, опять же вашими совместными усилиями. Сотрудники, которых активно привлекают к ситуационному планированию и выработке возможных сценариев и которые постоянно практикуются в их реализации, довольно скоро создают постоянно расширяющийся репертуар готовых реакций. Вы учите их не просто отвечать на изменения, а делать это правильно и эффективно.

Как уже говорилось, постоянные изменения – новая константа современности. Их придумали не мы с вами. При изменении обстоятельств требования, как правило, тоже меняются. И это лишь очередная причина, по которой менеджеру стоит регулярно контактировать с каждым подчиненным и постоянно обеспечивать своих сотрудников поддержкой, советами и указаниями, задавая вопросы:

• Что в вашей работе никогда не меняется? Каковы ее константы?

• Что может измениться в ближайшее время? Какими способами мы можем к этому подготовиться?

• Какие изменения происходят прямо сейчас?

• Что в настоящее время остается неизменным?

• Что это означает для вас сегодня, завтра, на этой неделе, в следующем месяце?

Задача менеджера № 22:

Когда приходится управлять в условиях ограниченности ресурсов

«У нас недостаточно ресурсов [инструментов, информации, людей, денег, материалов, места, времени], чтобы выполнить работу на максимально высоком уровне», – говорят некоторые из ваших подчиненных, и вы нередко думаете, что они, безусловно, правы. Что же можно сделать в этих обстоятельствах?

Разумеется, выполнение любого задания, проекта, обязанности требует целого ряда ресурсов, и, когда эти средства ограничены, конкуренция за них, как внутренняя, так и внешняя, очень велика. На современном рабочем месте от человека ожидают большей результативности при меньших затратах: «Мы поднимаем планку вашей эффективности, но урезаем бюджет». К сожалению, иногда экономия становится уж слишком экономной. Без всех необходимых ресурсов подчиненным крайне трудно выполнить работу на должном уровне. А иногда средств явно недостаточно, но и ваши подчиненные, и вы понимаете это слишком поздно. И этому нет оправдания.

Каждый раз, назначая человека работать над новым проектом, давая ему новое задание или делая за что-то ответственным, вы обязаны спросить себя: имеет ли этот сотрудник доступ к необходимым для выполнения порученной работы средствам? Сделайте планирование ресурсов неотъемлемой частью вашего постоянного личного общения с каждым подчиненным.

Обучите людей искусству инвентаризации своих потребностей в средствах. Спросите их: «Как вы считаете, какие основные ресурсы вам необходимы, чтобы выполнить этот проект или задание?» Эту нехитрую привычку совсем несложно сделать неотъемлемым компонентом бесед с подчиненными. Вам нужно регулярно обсуждать с сотрудниками ресурсы, в которых они нуждаются или которые хотели бы иметь, а также то, на какие средства они фактически могут рассчитывать. Люди нуждаются в руководящем участии и направлении, а порой в помощи или прямом вмешательстве.

Наши исследования показали, что практически все потенциальные ресурсы, которые могут потребоваться сотруднику, укладываются в не слишком длинный список.

• Рабочее пространство.

• Снабжение.

• Материалы.

• Оборудование.

• Транспортировка.

• Информация.

• Производственный процесс.

• Техническое обслуживание.

• Персонал.

• Талант.

• Тренинги.

• Коммуникации.

• Сотрудничество.

Вы можете использовать этот список в качестве вспомогательного инструмента при подготовке к обсуждению и планированию потребностей подчиненных в ресурсах. Если он вам не вполне подходит, не пожалейте времени на то, чтобы обдумать, в каких средствах нуждаются ваши сотрудники для выполнения их задач, и составьте собственный перечень, которым будете пользоваться во время регулярных диалогов с коллективом.

Впрочем, какой бы список вы не использовали, составленный вами или приведенный выше, есть один ресурс, без которого не удается обойтись никому и никогда. Это время. Если вы хотите научить сотрудников самостоятельно составлять хорошие комплексные планы ресурсов для каждой порученной им задачи, задания или проекта, непременно научите их включать в эти планы достаточно времени между подачей заявки на каждый ресурс и ее выполнением. Иначе говоря, они должны учитывать период, необходимый для подготовки, получения и обработки каждой заявки на любые запрошенные средства. В современных условиях уметь создавать такую временную шкалу чрезвычайно важно, и в большинстве случаев это требует овладения искусством, которое я называю «исследованием цепочки поставок».

Одни ресурсы найти и получить проще, другие сложнее. После того как вы и ваш сотрудник определите, какие средства ему потребуются, нужно выяснить, доступны ли они, и если да, то где их взять, по какой цене и какой при этом использовать процесс. Можно позволить подчиненному провести такие исследования самостоятельно, а потом вместе с ним в деталях обсудить каждый аспект.

• Какие источники подскажут, есть ли в наличии нужный ему ресурс?

• С помощью какого процесса он сможет получить этот ресурс?

• Каким, скорее всего, будет время между подачей заявки на ресурс и ее выполнением?

• Что он должен делать, если столкнется с проблемами при получении ресурса?

• Если ему потребуются ресурсы, которые пока еще не закуплены, это нужно обсудить заранее. Если у команды есть свой бюджет и процедура закупки ресурсов и их приобретение входит в должностные обязанности подчиненного, специально обучите его этой операции.

Расскажите членам своей команды, как можно получить доступ к ресурсам в вашей организации. Если существует соответствующая внутренняя система, объясните им, как она работает. Если есть какие-то ключевые фигуры, с которыми сотрудникам придется взаимодействовать в этом процессе, познакомьте их. Лучшее, что вы можете сделать для своих подчиненных в условиях ограниченности средств, – выработать у них привычку составлять заявки на необходимые ресурсы просто и четко, включая в документ необходимые пункты.