Антитайм-менеджмент - Николай Додонов

Еженедельный обзор

Эта процедура – совсем другое дело. Если мы хотим чего-то большего, чем просто быстрее работать, к применению она обязательна. Вы можете подумать, что для проведения еженедельного обзора потребуется привычка. А ведь это противоречит моим обещаниям того, что пользоваться системой будет легко и просто. Спешу вас разуверить. Привычка не понадобится. Точнее, не потребуется насилия над волей.

Во-первых, еженедельный обзор дает чувство контроля над жизнью. Мы ощущаем, что происходит, видим изменения, планируем их, смотрим, как планы совпадают с реальностью, и постоянно корректируем движение к целям. Во-вторых, это дает дополнительную степень душевного комфорта, от которого сложно отказаться. В-третьих, когда еженедельный обзор оказывается забыт, возникает чувство замешательства. Если его не провести, то сложно работать – смотришь в списки задач и не понимаешь, к чему они? Ведут ли они к цели или попали сюда случайно? Почему я должен делать именно это? В чем смысл таких действий?

Еженедельный обзор вызывает чувство комфорта, потому что дает реальный инструмент контроля усилий. Каждую неделю мы определяем, каких целей необходимо достичь, чтобы как можно быстрее и эффективнее приблизиться к промежуточным результатам. Каждую неделю сверяем план и факт и можем внести изменения, если что-то идет не так.

Неделя – оптимальный период для еженедельного обзора, который по сути – инструмент тактического планирования. Делать его реже не рекомендуется. Если есть возможность, проводите обзор раз в 3–4 дня (в таком случае цели в нем будут на 4 дня, а не на 7). Если у вас мало текучки, выполняйте его хоть каждый день. Это только поможет гибко и быстро двигаться вперед.

Во время еженедельного обзора мы совершаем процедуру, которая называется сверкой элементарных действий с интеллект-картой для еженедельного планирования. Такая интеллект-карта составляется на основе зон, определяемых как составные части жизни, а также направлений, на которые делятся зоны.

По каждому направлению должна быть установлена одна и только одна Промежуточная цель. Это делается из простого расчета – мы спрашиваем себя, чего должны достичь, чтобы как можно быстрее улучшить ситуацию по данному направлению. Ориентируемся на два показателя: на скорость, с которой изменения можно воплотить, и на эффект, который они должны дать.

Когда вы будете делать такую карту, скорее всего, ощутите соблазн отразить в ней весь состав проектов. Причем как нынешний, так и тот, который хотите видеть в будущем. Этого делать не стоит. Чтобы показать свое видение проектов (то есть его состав и идеальную картину), создайте отдельные интеллект-карты на каждый из них.

Такие карты включают в себя информацию о том, как проект должен выглядеть, и о том, каким он является сейчас. Причем данные снабжены метриками, по которым можно оценить, насколько близко или далеко мы от конечной реализации.

Карта еженедельного планирования – совсем другая структура. В ней отражено только то, что требует скорейшего внедрения. Она, как срез под острым углом, указывает на самые болезненные места, которые требуют немедленного улучшения.

Всего карта насчитывает четыре уровня.

1. Проект, то есть зоны, на которые делится ваша жизнь.

2. Направление – часть проекта.

3. Промежуточная цель – точка, достижение которой сильно улучшает ситуацию в этом Направлении.

4. Цель недели – точка, достижение которой сильно приближает достижение Промежуточной цели.

Проектов (зон) старайтесь сделать не больше 7, а направлений в каждом – 7–9. В них может быть одна и только одна Промежуточная цель. Под каждой Промежуточной целью – одна и только одна Цель недели.

Охотно допускаю: для того чтобы повернуть дела к лучшему в одном из Направлений, нужно достигнуть 2–3 значимых результатов. Однако если вы собираетесь написать больше одной Промежуточной цели, пожалуйста, как следует проанализируйте последовательность, в которой они должны быть достигнуты. Часто бывает, что мы работаем над несколькими, а на самом деле усилия по двум уйдут впустую, если сначала не достигнута первая.

Аналогична ситуация с Целями недели. Еженедельно мы концентрируемся на самых болезненных участках нашей жизни и работы, как можно тщательнее анализируем, чем стоит заняться, чтобы получить максимальный результат за минимальное время и не потратить зря силы.

Безусловно, строгий анализ может показать, что по некоторым Направлениям необходимо указать больше одной Промежуточной цели. Равно как и может появиться несколько Целей недели. Это возможно, хоть и нежелательно. Пожалуйста, хотя бы на первое время постарайтесь сохранить карту еженедельного планирования простой. Не перегружайте ее обилием пунктов, требующих внимания.

Во-первых, есть риск потерять боевой дух. Когда видишь, как много нужно сделать, иногда руки опускаются. Во-вторых, такую карту просто неудобно анализировать. В-третьих, мы можем переоценить собственные силы и резервы времени и закончить неделю с массой просроченных задач. Последнее, что хочется сказать: множество Недельных и Промежуточных целей приведет к тому, что некоторые из них будут просрочены.

Не укладываться в сроки – это не трагедия. Мы всегда должны работать с поправкой на ветер. Другое дело, что нужно стараться их выполнить и не расслабляться от мысли, что срыв сроков – норма. Однако когда мы регулярно видим, как «промахиваемся», это вызывает негативную эмоциональную реакцию, что, в свою очередь плохо влияет на рабочий настрой и способность к работе.

1. Создайте интеллект-карты по каждому из проектов. Отразите в них текущее видение. Покажите, как проект должен выглядеть в идеале. Отметьте на карте то, что уже реализовано, чтобы можно было различать реальную и идеальную картины.

2. Создайте карту еженедельного планирования, включите в нее все зоны вашей жизни, разделите их на Направления, в каждом из Направлений определите одну и только одну Промежуточную цель (ее можно взять из карт проектов) и одну и только одну Цель недели.

Отзывы

Вероника Кириллова. Основатель и генеральный директор PR-агентства «Zebra Company» и центра онлайн-курсов «Медиатека»

Соавтор книги «Персональный бренд: создание и продвижение», преподаватель СПбГУ и ВШЭ.

Ниже я опишу несколько моментов, которые спасли меня от пучины дел, кошмара текучки и мелочей, о которых вечно забываешь.

1. Запись всех дел в программу Doit. Причем сначала туда были выгружены вообще все дела, которые висели незаконченными и тревожили. У меня оказалось более 200 пунктов. Потом у них появились дедлайны и приоритеты.