Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление - Владимир Репин

В исследовании BPTrends приводится любопытная диаграмма (см. рис. 4.2.2) по свойствам среды моделирования процессов, наиболее важных для пользователей.

На первом месте – «Способность сохранять модели и данные о процессах в репозитории». Речь идет о базе данных, в которой хранится комплексная модель организации. На втором месте упомянута возможность создавать сложные иерархические модели процессов. На третьем – использование стандартной нотации или языка моделирования.

Рис. 4.2.2. Какие три свойства средств моделирования процессов вы считаете самыми важными?

В современных компаниях среда моделирования бизнес-процессов – один из базовых инструментов, обеспечивающих развитие и совершенствование системы управления.

Обратите внимание, что только 10 % опрошенных считают важной способность легко переходить от модели к коду программного обеспечения. Для остальных важнее оказались другие требования. Например, 36 % указали на «Способность создавать простые модели процессов», а 56 % – на «Способность сохранять модели и данные о процессах в репозитории». Эти факты говорят о том, что компаниям, которые используют моделирование процессов для анализа, оптимизации и документирования (регламентации), нужны:

• простая, но стандартная нотация моделирования;

• надежный инструмент, позволяющий создавать сложные, многоуровневые модели процессов и хранить их в репозитории (базе данных).

4.2.4. Методики описания процессов

Чтобы успешно выполнить проект по созданию системы работы по описанию процессов, нужны нормативно-методические документы (методики, стандарты), среди которых:

• стандарт описания бизнес-процессов («Соглашение о моделировании бизнес-процессов»);

• стандарт управления изменениями модели организации;

• инструкция по администрированию среды моделирования;

• прочее.

К сожалению, вопрос методического обеспечения проекта не всегда учитывается руководителями, принимающими решения о приобретении и внедрении среды моделирования процессов.

4.2.5. Наличие необходимых специалистов

Важнейший фактор успешного внедрения – наличие в организации нескольких специалистов, которые могут:

• разрабатывать и изменять систему процессов организации;

• согласовывать процессы по входам/выходам;

• проводить интервью, получать и структурировать информацию по процессам;

• описывать процессы в нужных нотациях в среде моделирования;

• настраивать среду моделирования, в том числе формировать шаблоны отчетов для выгрузки регламентирующих документов;

• управлять изменениями объектной модели организации;

• обучать сотрудников организации принципам и методам описания процессов;

• прочее.

Разработка и внедрение в организации системы описания процессов – довольно сложный и длительный (3–6 месяцев) проект, для успешного выполнения которого руководители организации должны выделить адекватные человеческие и финансовые ресурсы.

Пример. В торгово-производственной компании среднего размера приняли решение описывать бизнес-процессы. После проведения формального тендера приобрели среду моделирования процессов. Одному из сотрудников организации было поручено ее использовать. На методическое обеспечение, обучение персонала, настройку системы (справочники, отчеты) денег не выделили. В результате уполномоченный сотрудник в течение нескольких месяцев пытался описывать процессы на свой страх и риск. Полученные модели оказались весьма сомнительного качества. Кроме того, попытка документировать процессы окончилась неудачей, поскольку: а) заранее не были продуманы требования к информации, которую следовало использовать в описаниях процессов; б) у сотрудника, работающего со средой моделирования, не хватило квалификации для настройки необходимых шаблонов отчетов.

4.3. Объектная модель организации

В этом параграфе мы обсудим вопрос создания так называемой объектной модели организации.

Моделирование организации предполагает определение и подробное описание таких объектов, как:

• процессы;

• владельцы/исполнители процессов (подразделения, должности, бизнес-роли);

• ресурсы: документы, файлы, ТМЦ65;

• инициирующие и завершающие события;

• термины;

• цели и показатели деятельности;

• физические лица, занимающие соответствующие должности;

• прочее.

Каждый из этих объектов обладает рядом атрибутов. Например, для него могут быть определены название, тип, текстовое описание, требования к срокам.

По ходу моделирования объекты контактируют между собой, и эти связи также могут иметь определенный тип и соответствующие атрибуты.

В результате моделирования появляется объектная модель организации[85] – упорядоченная совокупность объектов, связанных между собой определенными способами.

Четкая структура этой модели и наличие связей позволяют в дальнейшем получать любые регламентирующие документы (регламенты, инструкции, положения) и необходимые отчеты.

Объектная модель реализуется только в виде соответствующей базы данных. Ее структуру, разработанную для решения задач бизнес-моделирования, можно называть метамоделью[86] организации.

На рис. 4.3.1 показано, как в результате деятельности по моделированию с использованием метамодели получается комплексная объектная модель организации.

Рис. 4.3.1. Связь объектной модели и метамодели организации

Метамодель организации, по сути, – это совокупность связанных таблиц СУБД (системы управления базы данных), и она может расширяться по мере необходимости. Например, для такого класса объектов, как должность, можно дополнительно определить следующие атрибуты:

• наименование должности;

• номер грейда;

• лицо, назначающее сотрудника на данную должность;

• лицо, осуществляющее представление на данную должность;

• показатели оценки эффективности;

• прочее.

Для успешного внедрения системы описания процессов нужны квалифицированные специалисты, способные грамотного осуществлять изменения (доработки) в метамодели организации.

Замечу, что далеко не в каждой среде моделирования есть средства управления метамоделью. Но, как показывает практика, эта возможность очень ценна и востребована при практическом описании процессов организации.