Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. - Александр Шумович

– требования к стилю одежды;

– имена известных докладчиков или гостей;

– частота (например, 2-й ежегодный);

– юбилей или годовщина;

– информация об ограниченном количестве мест;

– статус приглашаемого (VIP, наблюдатель, приглашение от спонсоров).

Оформление вашего приглашения многое скажет о том, на какое мероприятие вы приглашаете получателя. Если вы делаете мероприятие в первый раз, проверьте реакцию на нейтральном человеке. Постарайтесь, чтобы оформление передавало именно то, что вы хотели передать. В противном случае может получиться конфуз.

Телемаркетинг

Не только почта предлагает нам возможность напрямую контактировать с Клиентами. Сюда же можно отнести телемаркетинг и, возможно, рассылку персональных факсов (я имею в виду не рекламные факсовые рассылки, а именно персональные обращения). В зависимости от количества приглашенных и от других факторов вы можете самостоятельно обзванивать потенциальных участников либо обратиться в специализированные колл-центры. Не переоцените свои силы.

Для эффективной работы на телефоне вам может потребоваться формализованный сценарий разговора. Подготовьтесь, напишите алгоритм развития беседы, типичные вопросы Клиентов.

Среди наиболее частых вопросов при организации корпоративных мероприятий следующие:

– Кто является организатором мероприятия?

– Где и когда все будет проходить?

– Каковы цели и задачи мероприятия?

– Кто участвует в мероприятии? Какие официальные лица, руководители компаний? Кто подтвердил свое участие, а кто дал предварительное согласие?

– Каковы условия участия, стоимость регистрационного взноса?

– Какова процедура регистрации?

Скорее всего, потенциальные участники будут сомневаться в необходимости участия – подготовьте аргументы, которые могли бы развеять эти сомнения. Заранее подготовьте ответы на все возможные вопросы.

Два компонента успешных продаж:

– детальное знание продукта;

– эффективные навыки продаж.

Начав работу по обзвону, не стесняйтесь вносить изменения в алгоритм беседы, так как могут появиться непредвиденные вопросы, повороты разговора. Тренируйте ваших работников отвечать на них.

Если все же потенциальный участник не проявил интереса или не может принять участия по объективным причинам, спросите его сразу, к кому можно обратиться с подобным предложением.

Базы данных

Для успешного директ-маркетинга вам необходима качественная база данных. Лучше всего, если отношение к ней сразу будет предельно серьезным и работа с ней – централизованной. Сразу продумайте, как будет структурирована база, какие данные вам нужны. Если данных будет слишком мало, вы не сможете эффективно пользоваться базой, если слишком много – вы потеряете время, ввод данных будет трудным занятием.

Как минимум у вас должны быть следующие поля:

Кроме этого в базе могут быть, например, такие поля:

– день рождения;

– мобильный телефон;

– код города;

– участие в других мероприятиях;

– количество работников в компании;

– вид бизнеса и прочее, что может понадобиться вам при подготовке к выборке.

При создании базы для рассылки вам нужно будет сегментировать вашу аудиторию и сделать выборку для рассылки приглашений. Имея нужные поля в базе, вы сможете сделать выборку, например, по должности (генеральные директора и HR-специалисты), по региону (по списку городов интересующего вас региона), по количеству работников (компании не менее ста человек в штате)…

Источниками для базы данных могут стать результаты предыдущих мероприятий (вы заносите в базу участников мероприятия), публикации в прессе (вписываете фамилии интересующих вас людей, находите контактные данные), различные справочники. Вы можете также купить базы данных у специализированных компаний, например у Kompass, или использовать данные каталогов отраслевых выставок.

Имейте в виду, что базы данных обычно очень быстро устаревают: компании переезжают, люди увольняются и пр. Стремитесь к тому, чтобы ваша база была актуальной. Относитесь к ней как к огороду, который постоянно требует внимания, который нужно регулярно пропалывать и поливать – то есть удалять неактуальные данные, добавлять новые. И так – каждый день.

Интернет

Повсеместное распространение Интернета делает его чрезвычайно важной средой для общения с вашей аудиторией. Это особенно верно, когда речь идет о работе с деловой аудиторией. Поверьте, миллиардеры тоже, случается, выходят в Интернет.

Среди инструментов, которые вам могут потребоваться при рекламе в Интернете, можно назвать ваш сайт, баннеры мероприятия, анонсы для рассылки на специализированных сайтах, подготовленные тексты для прямых рассылок и рассылок новостей подписчикам.

Сайт мероприятия – это отличный канал связи с Клиентами: он позволяет привлекать Клиентов, предоставляет ответы на их вопросы. Также он является идеальным и недорогим тестером уровня интереса ваших потенциальных участников, важным инструментом для проведения маркетинговых исследований.

Итак, для рекламы вашего мероприятия вам потребуется сайт: как специализированный, созданный специально для проводимого мероприятия (вида www.my-company-event.ru), так и просто раздел на вашем корпоративном сайте (вида www.my-company.ru/event). В любом случае он станет рекламным каналом вашего мероприятия, так что позаботьтесь о соответствующем его оформлении.

Каким может быть сайт вашего мероприятия?

– Сайт-брошюра. Содержание такого сайта приблизительно или точно соответствует тому, что вы могли бы напечатать в буклете мероприятия; цель его – информировать о мероприятии и вашей компании. Обычно такой сайт состоит всего из нескольких страниц. В некоторых случаях этого вполне достаточно.

– Сайт-презентация. Содержание может приблизительно соответствовать тому, что вы могли бы напечатать в буклете мероприятия, однако информация на сайте представлена полнее, есть многочисленные иллюстрации, дополнительная и детальная информация, есть элементы интерактивности. Цель подобного сайта – не только информировать, но и аргументированно убеждать, взаимодействовать с потенциальным Клиентом, облегчая для него принятие решения.

– Сайт-агент. Содержание сайта не сможет передать ни одна, даже толстая брошюра. Сайт живет собственной жизнью, вокруг него создается сообщество пользователей. Сайт информирует, убеждает, развлекает Клиентов, общается с ними, интервьюирует, взаимодействует и самостоятельно продает ваше мероприятие (и другие услуги). Цель такого сайта – комплексная. Безусловно, создание такого сайта обойдется дороже, будет требовать постоянного внимания, однако он может стать чрезвычайно ценным ресурсом в вашем бизнесе.