Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон

Если вы управляете небольшим бизнесом, то можете ускорить обучение, взяв несколько уроков в компьютерном магазине или вечерней школе. Это оградит вас от бесконечных поисков на страницах невразумительных инструкций. Другой вариант – достаньте одну из замечательных книг из уже упоминавшихся серий For Dummies или Idiot’s Guide либо обучающие видео.

Как только исследование интернета станет для вас, как и для миллионов людей, увлекательным занятием, появится следующая большая трудность – сохранить концентрацию. Мы, представители поколения интернета, всегда находимся в поиске чего-то нового и большого: быстрое перемещение – наша любимая форма движения, а скорость – демон, подгоняющий нас.

Скорость подстегивает ожидания

На работе при легкости и скорости пользования электронной почтой и смартфонами ваш начальник и клиент могут круглосуточно требовать от вас ответов. Несмотря на то что способность быстро откликаться дает преимущество в конкурентной борьбе, ваши незамедлительные услуги сделают вашего клиента ненасытным – больше услуг и еще быстрее! Несомненно, люди, с которыми вы общаетесь, уже ожидают получения ответа со скоростью передачи запроса.

Если вы не дадите понять обратное, то сотрудники будут думать, что вам не нужно время на следующее:

1) – изучение;

2) – получение консультаций;

3) – принятие решений;

4) – совершение действий;

5) – предложение вариантов.

При действительной необходимости в любом из перечисленных пунктов (а она у вас, вероятно, есть) вам захочется настойчиво сообщать об этом как можно раньше и чаще, чтобы направлять ожидания других людей.

Используйте технологии в свою пользу

При обдуманном управлении средства, предоставляемые технологиями, помогают миллионам людей успешнее и быстрее управлять множественными приоритетами. Вот свидетельство, которое легко может иметь к вам отношение.

Живые голоса

Вот что говорит Крис Тодиско, директор по обеспечению качества в большой инвестиционной компании на востоке США:

Мой любимый инструмент экономии времени? Это смартфон. Я могу отслеживать электронные письма и расписание, когда сижу в служебном автомобиле, еду на работу в поезде или ожидаю начала встречи. Он позволяет мне с пользой проводить время, которое иначе было бы потеряно. С его помощью я могу участвовать в виртуальных встречах, проходящих почти повсюду.

На работе я бы потерялась без программы Outlook, и еще я большой фанат цветных флажков, помогающих в отслеживании. Каждому члену команды я присвоила цвет; потом, во время индивидуальных планерок, очень легко просмотреть все не выполненные каким-либо сотрудником части работы.

Неизбежные требования в сфере электроники

Если у вас имеются такие полезные средства, вам надлежит хорошо заботиться о них. Каким бы ни был ваш уровень ответственности, организация полагается на вас:

• обеспечивайте безопасность данных и оборудования, порученных вам;

• препятствуйте появлению у вас зависимости от интернета.

Для подтверждения этих требований давайте подробно рассмотрим некоторые виды средств и тактик.

Обеспечьте безопасность доверенных вам данных и оборудования

• В крупных компаниях система безопасности применяется в обязательном порядке. Однако если вы владеете небольшой компанией, то должны установить такую систему, выбрав ее самостоятельно.

• Своевременно обращайте внимание на предупреждения антивирусных программ, когда ведете поиск в интернете или скачиваете приложения. Вирусы и «черви»[6] могут вывести ваш компьютер из строя.

• Задавайте установки для блокирования нежелательного трафика, затем фильтруйте и храните нужные вам данные в определенном порядке.

• Если в вашем компьютере нет такой встроенной функции, как резервное копирование файлов, то настройте ее для сохранения всей незавершенной работы. Сотрудники по-прежнему теряют ценный труд из-за своей беспечности. На восстановление, если оно вообще возможно, могут уйти часы или дни.

• Раз в месяц или чаще удаляйте старые письма, приложения и файлы, чтобы не переполнять память устройства. Храните их, распределяя по теме, проекту или клиенту – в зависимости от того, что подходит вам больше всего.

• Организуйте автосохранение материалов, которые могут понадобиться в будущем.

Насколько защищено ваше оборудование? Как часто в путешествии вы слышите объявления по громкой связи – кого-то вызывают на контрольный пункт забрать потерянный мобильный телефон или ноутбук? Вы содрогаетесь при мысли о такой злополучной, но весьма распространенной в аэропортах ситуации, когда данные, содержащиеся в ваших гаджетах, подвергаются риску. В качестве предупредительной меры используйте кодовые замки, бирки, программы по кодированию, розыску, удостоверению подлинности и предотвращению разрушения данных, а также средства удаления информации, необходимые при утилизации старого смартфона или ноутбука. Изучите эти средства защиты и сделайте свой выбор.

Азы обращения с оборудованием для всех, кто путешествует. Ваш компьютер, портативные устройства и мобильные телефоны должны быть защищены паролем и храниться подальше от посторонних. Оберегайте данные вашей компании и личные данные, а также оборудование.

• Не храните в своем устройстве незащищенные данные.

• Держите личные данные в другом месте, ведь воры могут выудить ваш номер страхового свидетельства, номер кредитной карты и другую банковскую информацию.

• Что касается физического аспекта безопасности, то применяйте визуальную маркировку: кусок цветного скотча, бирка или переводная картинка на вашем ноутбуке или планшете во время путешествий позволят вам отличить его от других похожих устройств. Особенно это актуально, если вы путешествуете с командой, и у всех ее участников гаджеты одного бренда.

• Не позволяйте водителям такси или автобусов грузить ваши устройства вместе с остальным вашим багажом, чтобы не подвергать их риску повреждения или утери.

• Не оставляйте ноутбук в гостиничном номере – ведь это излюбленная мишень для воров. Обеспечьте безопасность с помощью стального тросика, прикрепленного к чему-либо недвижимому, или поместите ваш ноутбук в сейф, если не можете взять его с собой.

ПОМНИТЕ: если ваше оборудование выйдет из строя или подвергнется риску, вы потеряете время, деньги и самообладание, пока снова не придете в рабочее состояние.

Препятствуйте появлению у вас интернет-зависимости

В отношении всего приятного в жизни (еды и напитков, работы и игр, заботы о себе и оказания услуг другим) нам часто трудно найти «золотую середину». Миллионы из нас попали в зависимость от блуждания в интернете – деятельности, неведомой предыдущим поколениям.