Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон

Темы перечисляются с указанием времени начала работы с ними. Принятые на собрании решения по каждому пункту записываются с помощью букв Д, Н или О – «да», «нет» или «отложили». Инициалы, указанные на доске, обозначают ответственного за последующие действия. В завершение утверждается срок выполнения.

Приняв эту систему, некоторые компании добавили справа колонку, предназначенную для исключения последующих обсуждений со стороны недовольных участников собрания, желающих опровергнуть мнение большинства.

Повестка/протокол собрания: стиль адмирала Риковера

Как отказаться от посещения собрания

Почему вы приглашены или вызваны на собрание? Если важно ваше более высокое положение, авторитет и/или осведомленность в какой-либо области, вы, несомненно, можете почувствовать себя обязанным посетить его. Но подумайте еще раз: входит ли данное собрание в число тех главных 20 процентов дел, которыми вы обязаны заниматься в этот час? Всегда выясняйте истинную цель и статус собрания, прежде чем дать согласие на нем присутствовать. Возможно, вам удастся предоставить запрашиваемые данные или полномочия без личного участия. Спросите ведущего, что от вас требуется и можно ли передать это в любой другой форме – с помощью изложенных в письменном виде данных, заявления, выражающего поддержку, уполномоченного представителя или видеопослания.

Четыре идеи для начала

1. Посещайте только часть спланированных по времени собраний для оказания помощи или защиты ваших интересов от неудачных решений, навязываемых другими сотрудниками. Если вашего начальника (или другого ведущего собрание) обижает отказ, то иногда можно обосновать свое отсутствие тем, что в это время вы выполняете для него другую работу. Возможно, вам понадобится напомнить ему об этом факте, потому что многие начальники делегируют отнимающие много времени задания и, едва взвалив их на вас, считают их волшебным образом выполненными. Вам не удастся вписаться в новые сроки выполнения, посещая при этом регулярные собрания. Продемонстрируйте это в бесстрастной манере.

2. Ссылайтесь на своего начальника, чтобы объяснить отсутствие. В качестве оправдания можно сослаться на решение начальника поручить вам другую работу, но это должно соответствовать действительности, так как есть вероятность, что ему об этом доложат. Можете сказать следующее: «Извините, я должен уложиться в сроки, определенные моим руководителем. Мне нужно выяснить их и, честно говоря, думаю, что в этот раз его приоритеты стоят на первом месте».

3. Избегайте обременительных встреч с глазу на глаз. Если кто-то просит вас о личной встрече, особенно если это повлечет за собой промедление или поездку, спросите, что потребуется для принятия совместного решения без такой встречи: «Давайте посмотрим, можем ли мы поработать над этим сейчас по телефону? Мы сейчас на связи и перед нами лежат все данные. Почему бы нам просто не принять решение?»

4. Отсылайте запечатанное мнение, как это вошло в привычку одного CEO. Один CEO иногда отсылает свое мнение собранию, на которое хочет оказать влияние, но которое не может посетить. Он поручает модератору придержать его точку зрения до конца встречи. Когда участники заканчивают дебаты, модератор решает, использовать ли сообщение CEO. Например, если голосование прошло в «нашу пользу», модератор может завершить собрание, представив письменный вотум доверия от CEO и тем самым поддержав выбор большинства. В этом случае топ-менеджер доволен, что решение не приходить на собрание было верным, а оказанное им влияние все же помогло подтвердить действие.

С другой стороны, если результаты голосования будут противоречить позиции СЕО и ему понадобятся дополнительные данные, модератор сможет прервать собрание без принятия окончательного решения, пообещав команде незамедлительно представить СЕО новые сведения. Он сохраняет послание СЕО в запечатанном виде, таким образом, не раскрывая его планов и оставляя вопрос открытым. Услышав эту историю, мы поняли, как сильно СЕО доверяет трезвой рассудительности модератора.

Более полно используйте возможности виртуальных собраний: интернет– и видеоконференций

В наши дни повышается спрос на групповые голосовые и видеоконференции. Но голосовая конференц-связь исключает восприятие языка тела. Вместо того чтобы слушать, мы во время обсуждений тратим много энергии на торопливый набор сообщений. Половина участников пытается донести до модератора и его коллег, что нужно ответить удаленным собеседникам. Несомненно, вторая половина сотрудников, находящихся на другом конце линии, занимается тем же: разминает пальцы, «натаскивая» представителя своей стороны.

К тому же во время голосовой конференции труднее истолковывать паузы и молчание. Они могут повышать уровень беспокойства, приближая момент капитуляции того игрока, «который моргнет первым».

Высокие транспортные расходы снизят количество поездок за год, но не отказывайтесь от них полностью. Иногда ничто не может заменить личного присутствия, когда можно пожать друг другу руки или поклониться, встретиться взглядами, выпить или пообедать вместе и узнать своих партнеров.

Смекалка в вопросах тактики экономит время

Рассмотрите два примера, как ваши действия могут улучшить собрание, если вы имеете достаточно влияния для обретения поддержки.

Пример 1: начало собрания затягивается?

Если чувствуете, что время уходит, но не вы руководите процессом, после здравых рассуждений можете предпринять некоторые действия. Например, человек, созвавший собрание, прибыл вовремя, но не начинает его в положенный час. Сотрудники стоят и непринужденно беседуют, ожидают, постукивают карандашами, пока кто-то захватил внимание председателя. Допустим, вы – обычный участник этого собрания, тогда можете сказать (громко и с некоторым удивлением): «О, уже десять!» Окружающие прервутся и посмотрят на часы. Председатель, беседовавший с кем-то, скажет: «Хорошо, давайте начнем».

А если тот, кто созвал собрание, не смог прибыть вовремя, вы можете произнести примерно следующее: «Дженис, наверное, где-то задержалась. Что скажете? Давайте начнем, а когда она придет, поможем ей наверстать упущенное. Вот первый пункт – что вы думаете об этом?» (Для этого вам нужно стоять лишь одной ступенью ниже Дженис в должностной иерархии.)

Когда Дженис все-таки приедет, вы можете сказать: «Мы поняли, что ты задержалась, поэтому начали собрание с предложения Карсона. Конечно, мы еще не голосовали. Давай я подведу итоги сказанного».