Стратегическая сессия: Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем - Лиза Соломон

В данном наборе представлены общие стандарты, процедуры и терминология, что позволит командам с разным уровнями квалификации успешно разрабатывать стратегические совещания, а также перенимать друг у друга полезный опыт.

Каждый раздел этого набора содержит общие сведения о каждом из пяти принципов, а также советы, помогающие непосредственно приступить к работе:

Список тестовых вопросов, ответы на которые необходимо получить до того, как приступить к делу.

Обязательные действия, описанные в трех ключевых практиках, которые сопутствуют каждому основному принципу.

На ваше рассмотрение предлагаются практические рекомендации и инструменты, наиболее подходящие в определенных ситуациях.

Наиболее полезные источники информации (в основном книги) по темам, относящимся к каждому из принципов.

При создании «Набора для начинающих» мы сделали акцент на предоставлении выборочной, а не всеобъемлющей информации. Так как каждое стратегическое совещание разрабатывается в соответствии со стоящими перед компанией проблемами, мы сосредоточились на общих принципах и методах, применимых в любой ситуации. (Большинство аспектов более подробно освещены в соответствующих главах книги.)

Мы надеемся, что «Набор для начинающих» станет для вас бесценным источником информации. По мере того как вы будете применять эти идеи на практике, пожалуйста, сообщите нам, что сработало лучше всего и что вы узнали в процессе, так чтобы мы смогли в свою очередь поучиться у вас!

1. Определите цель

Большинство стратегических сессий длится один или два дня. Но адаптивные проблемы едва ли можно решить так быстро – даже при огромных усилиях. Для этого они слишком сложны.

Решение адаптивной проблемы требует колоссальной работы в течение длительного периода времени – обычно это несколько месяцев, а иногда и больше. Этот процесс включает в себя несколько видов деятельности, в том числе неформальные обсуждения, исследования, плановые заседания, обзорные совещания, рыночные эксперименты и стратегические сессии.

Стратегические сессии часто оказывают значительное влияние на успех или провал этого процесса. Цель каждой сессии заключается в том, чтобы выработать понимание и генерировать энергию для появления прорывных идей и поиска нестандартных решений. Именно это является вашей задачей – а не просто хорошее совещание или приятное времяпрепровождение на выездной сессии. При разработке стратегической сессии вам необходимо понимать, где и каким образом оно впишется в этот огромный процесс.

Вам также требуется достаточно ясно определить цель вашего мероприятия. И если существует бесчисленное множество причин для того, чтобы собрать группу людей, то у стратегической сессии целей может быть три: выработка взаимопонимания, поиск альтернатив и принятие решений.

Для достижения нужных результатов необходимо, чтобы ваше совещание концентрировалось на одной – и только одной – из этих целей. Как только вы определитесь с тем, какова цель вашего совещания, станет ясно и как его надо разрабатывать – и ваши шансы на успех существенно повысятся.

Если участники не располагают достаточной информацией или имеют разные мнения по поводу существующих стратегических проблем, вам необходимо провести совещание в формате выработки взаимопонимания. Если же у них предостаточно информации, но они продолжают буксовать на месте, значит пришла пора проводить совещание, направленное на поиск альтернатив. Только после того, как вы проведете оба, вы можете задуматься о проведении совещания по принятию решений.

При решении большинства рутинных организационных вопросов сомнений в том, за кем должно остаться последнее слово, не возникает. Но в случае с адаптивными проблемами это бывает не вполне ясно. Ведь адаптивные проблемы, как правило, затрагивают разные части организации и не «принадлежат» кому-то одному. По мере возможности постарайтесь до начала совещания прояснить, кто и за какие решения будет нести ответственность. Иначе существует риск того, что ни одно решение так и не будет принято.

После окончания совещания может быть также не вполне ясно, кто возьмет на себя ответственность за дальнейшие действия. И это также связано с отсутствием определенности относительно того, кто имеет право на принятие решений. Постарайтесь разобраться с этим вопросом задолго до того, как войдете в зал заседаний.

Случались ли раньше в вашей группе моменты, когда возникало полное взаимопонимание и появлялись новые ценные идеи? Постарайтесь узнать о таких моментах как можно больше, изучите их. Велика вероятность того, что вы вынесете из этого изучения много полезного, что можно будет использовать в ходе совещания.

Ключевая практика № 1

Относитесь к каждой стратегической сессии как к возможности оптимизировать – или изменить – реагирование вашей организации на адаптивные проблемы.

Эффективные стратегические сессии начинаются с понятного для всех вопроса, имеющего отношение к успешному развитию организации в будущем, и с того, что люди берут на себя ответственность за то, чтобы что-либо предпринять в этом направлении. Нет ничего плохого в том, чтобы организовать совещание по интересующей всех теме или общим вопросам, однако надо помнить о том, что это будет совещание по обучению руководящих работников или повышению профессиональной подготовки – но никак не стратегическая сессия.

По ходу стратегической сессии, как правило, взбивается много пены: многое из того, что говорится, не имеет отношения к решаемой проблеме. Многие люди относятся к совещаниям как к возможности оседлать любимого конька и не слезать с него до победного конца, поэтому важно сразу, до того как вы войдете в зал заседаний, определить, какие вопросы не нуждаются в обсуждении.

Достижение результата в стратегическом совещании – совсем не то же самое, что в совещании стандартном. Целью большинства совещаний является принятие решения по дальнейшим действиям. Цель стратегического совещания – прийти к согласию и выработать новые идеи, способствующие движению вашей организации вперед. Если вам это удается, разработка последующих действий существенно облегчается.

Мысленно представьте себе наилучший вариант развития событий перед тем, как начать стратегическое совещание. Спросите себя: «Если это совещание пройдет успешно, какие действия, на мой взгляд, должны быть предприняты вскоре после его окончания?» Набросайте несколько исходных планов контроля за исполнением последующих действий.

Ключевая практика № 2

Существует всего три основания для проведения стратегической сессии: выработка взаимопонимания, поиск альтернатив и принятие решений. Убедитесь в том, что вы выбрали одно – и только одно – из них.

Трудно добиться успеха, рассматривая важные масштабные проблемы, например «будущее книгоиздательства». Готовясь к совещанию в формате выработки взаимопонимания, лучше всего четко обозначить проблему, которая сконцентрирует на себе внимание и энергию участников, – например нахождение инновационных решений, создание бизнес-моделей или генерирование новых идей относительно того, как меняются потребности читателей.

Один из самых трудных моментов в совещании, направленном на выработку взаимопонимания, – четко понять, чем оно должно закончиться и как такой финал будет способствовать дальнейшему успеху. Прежде чем вы войдете в зал заседаний, вам нужно определиться, какой результат вы хотите получить – даже если вы не знаете, в каком именно виде он будет представлен. В примере с будущим книгоиздательства вы можете определить конечную точку как генерирование трех – пяти идей относительно возникающих потребностей читателей, которые можно использовать для развития новых стратегических концепций.