Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. - Александр Шумович

5. Поддержание порядка. Регистрационный стол должен быть образцом порядка с самого начала до самого конца мероприятия. Нигде не должно быть мусора, окурков, кофе и прочих проявлений безалаберности до последней секунды. Стол организаторов – это святое место мероприятия.

6. Анкетирование участников. Если вы хотите узнать о том, как участники восприняли ваше мероприятие, проведите анкетирование. Анкеты не должны быть большими. Лучше, если они уместятся на одной странице.

Важно помнить о своевременности анкетирования участников: оно может проводиться как сразу после мероприятия, так и через несколько месяцев в зависимости от ваших целей.

7. Фотосъемка. Если на вашем мероприятии есть важные памятные моменты и вообще фотоотчет очень важен – не пожалейте денег и наймите профессионального фотографа. Речь идет всего о нескольких сотнях долларов.

Если мероприятие более демократичное, фотографировать может один из ваших коллег и на обычную «мыльницу». Цель – получить фото домашнего качества «на память».

Что необходимо сделать после мероприятия?

1. Написать финансовый отчет. Завершающий этап мероприятия – вы пишете окончательный финансовый отчет, потому что после завершения мероприятия часто выясняется, что где-то вы переплатили, а где-то, наоборот, сэкономили. В любом случае окончательные цифры отличаются от предварительных, и только после мероприятия можно подготовить финансовый отчет. Постарайтесь сделать это максимально быстро. Когда мероприятие прошло и больше нет внешних стимулов торопиться, появится соблазн все оставить как есть и вернуться к отчету через некоторое время. А это очень рискованно, так как вряд ли когда-то у вас появится столько свободного времени. Не стоит ни на день откладывать завершение всех финансовых дел. Постарайтесь расплатиться быстро с вашими поставщиками и еще быстрее собрать деньги с должников.

2. Проанализировать оценочные анкеты участников. Если в анкете стоит результат ниже «хорошо», это всегда сигнал, что нужно предпринять какие-то действия. Например, как-то компенсировать Клиенту его неудовлетворенность.

3. Подготовить выводы, результат работы мероприятия, достижения или задачи. Необходимо оценить, насколько успешны результаты мероприятия, реализованы ли цели и задачи мероприятия.

4. Подготовить статистический анализ состава участников, опубликовать фотоотчет о мероприятии. Для этого вам потребуется сайт вашего мероприятия.

5. Подготовить окончательную и уточненную базу с контактами всех участников мероприятия. Это понадобится для рассылки финального благодарственного письма.

6. Провести анализ самого проекта с точки зрения организации и рекомендации для следующих мероприятий. Это скорее внутренний документ. Тем не менее заранее утвердите все необходимые формы отчетности. В случае мероприятия с большим числом участников используйте специализированные компьютерные программы.

Убедитесь, что отчеты: он-лайн-версии материалов, презентаций, фотоотчет, меморандумы, решения-обращения и пр. – доступны соответствующим категориям участников.

По окончании программы постарайтесь как можно раньше подвести все итоги. Это поможет сохранить интерес к прошедшему мероприятию и настроит людей на участие в следующих.

Менеджер прошедшего проекта (руководитель команды организаторов) после мероприятия должен подготовить отчет. А вся команда должна обсудить прошедший проект на общем собрании – так называемый разбор полетов. Будет правильным, если на этом собрании первым начнет высказывать мнение самый младший из членов команды или новый работник и далее – по старшинству. Это делается для того, чтобы мнение более старших и авторитетных работников не повлияло на новичков. А их оценка как раз очень любопытна, так как они смотрят на прошедшее мероприятие свежим взглядом.

Учтите фактор рабочего «похмелья»

Иногда после очень большого проекта быстро подвести итоги довольно тяжело: наступает некое рабочее «похмелье». Ему подвержены многие люди, и это эффект, который нужно осознавать и с которым нужно бороться.

Как-то раз мы организовывали одно мероприятие, от результатов которого зависело буквально ВСЕ в моей профессиональной и личной жизни. Команда выложилась полностью, мероприятие прошло на высшем уровне. После этого мы две недели не могли написать отчет или вообще сделать хоть что-то полезное. Мне снились сметы, снились УЖАСНЫЕ ОШИБКИ, которые мы могли совершить, и тому подобное. Я приходил на работу и не мог ничего делать. Спасительным выходом из этой ситуации стало то, что все выходные я играл в какую-то компьютерную игру-стрелялку. Только после этого все наладилось: несколько дней вместо смет и УЖАСНЫХ ОШИБОК мне во сне являлись компьютерные черти и монстры, зато мы быстро сделали все заключительные работы.

Очень важная часть мероприятия – финальное благодарственное письмо, о котором нередко почему-то забывают. Человеку приятно, когда о нем помнят и после того, как он заплатил деньги (или сделал свою работу).

Докладчикам нужно написать «спасибо, что выступили»; участникам – «спасибо, что приняли участие»; партнерам – «спасибо, что поддержали».

Для этого вам понадобятся типовые письма. Однако постарайтесь сделать их не под копирку, а действительно с душой и теплотой. Это сразу почувствуется.

Будьте проще.

А чтобы никого не забыть при написании писем, набросайте заранее примерный план:

Особое место среди тех, кому вы должны разослать письма, занимают подрядчики. Вы платите им деньги, для них именно вы – Клиент, и, по большому счету, они должны благодарить вас за то, что вы сделали у них заказ. И тем не менее. В этих компаниях тоже работают люди, и им тоже будет приятно услышать несколько теплых слов о своей работе. Относитесь к своим подрядчикам так же, как к Клиентам, так же любите их. И вы всегда будете получать лучший сервис. Кроме того, в благодарственном письме вы можете мягко отметить некоторые ошибки, указав, что нужно будет исправить в будущем.

Вот и все. Мероприятие закончено…

Далее мы подробнее рассмотрим всю подводную часть айсберга по кусочкам: рассмотрим все этапы подготовки мероприятия, поговорим о том, как привлекать участников, какие бывают ошибки в ходе мероприятия, как может быть организована ваша команда… Некоторые термины или технические уловки, о которых упоминалось в этой главе, будут подробно описаны позже, когда до них дойдет очередь.