Организация и технология торговли - Коллектив авторов

• Использование механизма репликации. Этот вариант недорогой, но скорость передачи данных невысокая. Репликация – это копирование изменений в таблицах базы данных и их пересылка на удаленные серверы. Недостатком репликации является наличие таких ситуаций, когда, например, новый товар уже поступил в систему удаленного магазина, а новой цены еще нет. Если требуется оперативный обмен информацией между офисом и магазинами, механизм репликации будет явно неудовлетворительным. Этот механизм уместно использовать в тех случаях, когда достаточно обмениваться информацией не чаще одного раза в день. Кроме того, следует предупредить, что в случае повреждения линии связи сеть, работающая по принципу репликации, вынуждена простаивать.

• Связь на основе базы документов. Данный вариант передачи информации основан на том, что никаких изменений в магазине не может произойти, пока туда не пришел какой-либо новый документ из центрального офиса, то есть все виды связи между магазинами представляют собой пересылку одного или нескольких документов, а также полной информации по всем содержащимся в них товарам. Надежность системы, построенной на таком способе связи, очень высока, а область применения практически не ограничена.

Оценка эффективности процесса автоматизации торговли это достаточно сложный вопрос даже для специалистов. Дело в том, что эффект от применения системы автоматизации комплексный и имеет как экономическую составляющую, так и организационную, имиджевую и т. п., что также имеет большое значение для развития организации и что в деньгах, особенно в краткосрочной перспективе, посчитать трудно или вообще невозможно. Например, повышение оперативности и качества управления позволяет избежать дорогостоящих промахов и ошибок, сработать быстрее и эффективнее конкурентов. Следует также иметь в виду, что положительный эффект, как правило, проявляется не сразу, а спустя некоторое время. Например, рост культуры обслуживания приводит к повышению товарооборота и формированию положительного имиджа, что в свою очередь сказывается на рыночных позициях субъекта хозяйствования. Необходимо также анализировать эффект от системы на каждом этапе ее внедрения и эксплуатации. По оценкам специалистов на разработку и внедрение проекта комплексной автоматизации (охватывающего все подразделения организации и большинство задач выполняемых сотрудниками организации) необходимо будет потратить до 5 % годового товарооборота торговой организации.

Таким образом, многовариантность автоматизации торгово-технологических процессов требует от торговых организаций четкого их описания, определения конкретных целей и задач автоматизации.

1.3. Значение и особенности автоматизации оптовой торговой организации

Сегодня ряд организаций, занимающихся оптовой закупкой и продажей товаров, ясно осознали, что для дальнейшего развития бизнеса нужно срочно решать накопившиеся проблемы. Интенсивное увеличение товарооборота связано с оформлением большого количества документов, оперативной отгрузкой товаров, контролем за их сохранностью и хорошим складским учетом, а для регулирования ассортимента понадобился оперативный сбор данных от покупателей (дилеров) о динамике продаж, оборотах и других показателях. В современных условиях эту информацию следует быстро и грамотно консолидировать и обрабатывать, чтобы извлечь из нее сведения, необходимые для планирования дальнейших действий. Имеющиеся во многих оптовых организациях информационные системы с назревшими задачами уже не справляются: одновременная работа множества пользователей вызывает торможение в программе, ее нужно постоянно модернизировать.

Большинство белорусских торговых организаций, оперирующих товарами, не имеют пока на своем вооружении самых передовых программных комплексов, а именно современных систем управления деятельностью предприятия (ERP). Некоторые организации используют только электронные таблицы Excel, а некоторые имеют в своем распоряжении самостоятельно разработанную программу складского учета или используют доработанную бухгалтерскую систему.

Под системой управления торговой организацией следует понимать не только программное обеспечение и соответствующее техническое оборудование, но и организацию работы с товаром в целом. Любая сложная программная система становится эффективной только тогда, когда ее правильно используют и внедряют.

Основные цели по автоматизации, которые ставит перед потенциальной системой среднестатистическая оптовая организация:

• сокращение срока подбора заказа, уменьшение складского запаса при одновременном стремлении к сокращению так называемых потерь из-за отсутствия запаса;

• повышение общей управляемости процессов, т. е. появление контроля на всех этапах товарного потока.

Задачами, решаемыми при внедрении современной автоматизированной системы управления современными складскими комплексами, являются следующие:

• оптимальное использование складских площадей и объемов;

• минимизация затрат на складское хранение;

• уменьшение времени, затрачиваемого на проведение всех складских операций;

• уменьшение числа ошибочных складских операций;

• повышение точности и оперативности учета товара;

• устранение потерь, связанных с критичностью сроков реализации товаров;

• оптимизация затрат на заработную плату складских работников.

Каждая из этих задач может быть уточнена количественными показателями, однако следует отметить, что достичь всего и сразу представляется маловероятным. В частности, задача максимизации объема мест хранения может вступить в конфликт с задачей наискорейшего отбора товара. Поэтому необходимо вычленять наиболее приоритетные, ключевые задачи в соответствии со спецификой деятельности организации, текущим моментом ее развития, другими факторами и подчинять им все остальные устремления. Современную автоматизированную систему управления складским комплексом имеет смысл рассматривать как инструмент, который позволяет настраивать разумный баланс решаемых задач, находить золотую середину в соответствии с регулярными и периодическими потребностями организации. Необходимость постановки и решения конкретных задач должна быть очевидна для организаций, работающих в режиме обостряющейся на рынке конкуренции, когда недостаточные качество и скорость обслуживания клиентов зачастую оборачиваются их потерей.

Функциональные возможности любой современной автоматизированной системы работы оптовой торговой организации можно условно представить в виде следующих уровней:

• технологическая платформа, основополагающие финансовые алгоритмы и система безопасности;

• базовая складская функциональность, что дает возможность работать с первичными документами и обеспечивает классический набор действий по приходу, расходу, покупке, продаже, перемещению товара;

• механизмы планирования складских работ на основе нескольких первичных документов, также на этом уровне обычно уже имеется функционал по заданию простейших правил предпочтительного размещения конкретного товара в тех или иных ячейках склада;

• система управления складом (Warehouse Management Systems, WMS). WMS, базируясь на многочисленных правилах и настройках, сама дает пользователям задания – когда, кому и что надо сделать, где и какой товар разместить, в какой последовательности комплектовать заказы и отгружать их. При комплектации заказа система распределяет товары по паллетам или коробкам так, чтобы соблюдать ограничения по весу, объему и совместимости товаров друг с другом.

Четвертый уровень не может являться последним, так как развитие программных продуктов идет по пути создания новых, более совершенных концепций. К тому же любая система управления не обходится без внесения собственных наработок и адаптаций. Гибкость современных систем управления во многом позволяет, начав с первого уровня, по мере необходимости последовательно подниматься вверх до четвертого уровня – полноценной системы WMS.

Спецификой оптовых организаций является то, что они имеют различные складские помещения с разными вариантами конструкции и размеров, температурным режимом и предназначением. Поэтому отдельно целесообразно разрабатывать проект по автоматизации склада, так как специализированные системы управления складом позволяют учитывать все особенности внутренней структуры склада, включая виды стеллажного оборудования и используемые механизмы, номенклатуру хранимого товара (температурные режимы хранения, вид товара (мерный и сыпучий), сроки хранения, серийные и партионные номера и т. п.), оборачиваемость товара (настройку зон склада с учетом различных скоростей оборачиваемости товара), предоставляемые услуги по ответственному хранению и дополнительной обработке товаров (этикетированию, созданию наборов, доставке и пр.) и т. д. Именно сочетание всех этих возможностей позволяет организовать ритмичную работу склада в целом. Основными предпосылками автоматизации склада служат экономические показатели, такие как объем оборота товара, производственные затраты, потери, связанные с рекламациями и браком, и пр.